Você imagina manter uma empresa sem papel? Em um mundo que olha cada vez mais para as questões sustentáveis, pensar em manter o seu negócio de maneira mais ecológica e menos agressiva para o planeta é fundamental.
No mês de junho comemoraremos a Semana do Meio Ambiente. Pensando nisso, trouxemos aqui algumas sugestões para empresas que querem continuar crescendo, mas também pretendem rever seu modo de produção e reduzir os impactos ambientais em suas atividades.
Existem muitos motivos pelos quais você deve pensar em reduzir a quantidade de papel consumido na sua empresa. Um dos principais é a questão econômica.
Pesquisas apontam que de 1 a 3% da receita de uma empresa pode ser destinada exclusivamente ao consumo de papel, o que traz impactos financeiros bem expoentes para os negócios. A maioria desses gastos se concentra justamente na impressão de documentos.
Mas, o que nem todo mundo sabe é que essas despesas, embora surjam com os documentos, não se restringem a eles. Existe também o que chamamos de “gastos invisíveis”, são aqueles que ocorrem de maneira secundária pelo acúmulo de papel.
Listamos a seguir 7 motivos pelos quais você deve pensar em uma empresa sem papel, e na sequência algumas estratégias que podem ajudar o seu negócio a migrar para um modelo mais sustentável e mais positivo em relação ao meio-ambiente.
Talvez não seja possível abolir totalmente as impressões, mas você pode pensar em soluções sem papel para muitas atividades. Veja agora bons motivos para isso.
Como adiantamos anteriormente, o motivo mais importante para diminuir o consumo de papel na sua empresa é a redução de custos.
Além da própria compra de insumos, podemos citar outros gastos que estão diretamente relacionados ao consumo excessivo de papel, tais como:
Além disso, não podemos esquecer que a própria energia elétrica acaba sobrecarregada quando a sua impressora precisa trabalhar o dia inteiro para manter a atividade da empresa.
O mau armazenamento de documentos também é um problema que precisa ser resolvido. Quando você falha nesse sentido, corre risco de perder informações importantes. Além disso, a equipe de trabalho acaba gastando muito mais tempo para resolver coisas que poderiam ser bem mais simples.
Além disso, uma sala de arquivos ocupa muito espaço e pode impactar diretamente no aluguel. A digitalização permite um armazenamento mais eficiente, seguro e econômico.
Os consumidores hoje em dia pensam muito além da compra. É importante para o cliente consumir de empresas que tenham valores éticos e morais condizentes com o dele.
Pensando nisso uma empresa sem papel pode se destacar por se mostrar menos poluente e mais ativa em causas que envolvam a preservação ambiente e a redução dos impactos no planeta.
Menos papel, menos gastos, menos poluição. Com esse combo a tendência é que a sua empresa cresça mais e de forma muito ágil, conquistando a simpatia do público e se destacando perante a concorrência.
Como dissemos anteriormente, uma das dificuldades das empresas é justamente migrar de um modelo que demanda muito papel para um que não precisa mais disso. Veja algumas dicas para fazer esse processo de mudança ser menos complexo.
Conscientizar a sua equipe é a chave para tudo. Os funcionários precisam entender os malefícios do papel para o planeta e para a própria produtividade.
Uma sugestão aqui é trabalhar bem a comunicação interna para que todos recebam informativos – preferencialmente digitais – sobre como usar e reutilizar o papel, diminuindo a quantidade.
Outra ideia é realizar treinamentos e reuniões em que todos os departamentos possam opinar e sugerir mudanças para que juntos transformem em uma empresa sem papel.
Quanto é gasto, efetivamente, em impressões desnecessárias? Também devemos pensar sobre isso para diminuir a quantidade de papel que é usada dentro da empresa.
Muitas vezes um documento sai errado por conta da digitação, por exemplo, o que seria facilmente resolvido como uma simples revisão. Além disso, aproveite sempre que possível os dois lados das folhas, use as sobras como rascunho ao invés de post-it etc.
Vocês ainda imprimem informativos e usam quadro de recados com papéis fixados? Em plena era tecnológica, apostar na comunicação digital como ferramenta principal é muito importante. Além de ser mais ágil, ela diminui consideravelmente o número de impressões desnecessárias.
Atas e anotações sobre reuniões podem ser enviadas por e-mail para os interessados, ao invés de impressas. Procure usar mais a comunicação digital para apoiar uma empresa em papel.
Tudo o que apresentamos até aqui são opções interessantes para quem quer fazer a migração para uma modelo de empresa sem papel. Mas, essas pequenas mudanças ainda não são suficientes para causar grandes impactos.
As próximas 3 dicas são fundamentais e podem ajudar a sua empresa a ter os melhores resultados em economia, organização, fluxo de trabalho e apelo sustentável.
Contratos, informativos, documentos empresariais, fichas de funcionários…tudo isso gera um volume imenso de papel, compromete a segurança das informações e complica a rotina de trabalho.
Transforme esses papéis em arquivos digitais fáceis de serem manuseados e muito mais seguros e acessíveis. A digitalização é uma solução moderna e que pode transformar completamente a rotina em sua empresa.
Se o seu receio com relação à adoção de documentos digitais diz respeito a assinatura, não se preocupe: há uma solução para isso também.
As assinaturas eletrônicas validam os documentos e possuem reconhecimento jurídico exatamente como a assinatura manual.
A diferença é que ela é feita pelo computador, sem a necessidade de impressão o documento e sem a necessidade da reunião dos signatários. A assinatura digital é reconhecida pela Medida Provisória nº 2.200-2/01.
Por fim, com uma assinatura digital de qualidade e com documentos digitalizados que podem ser facilmente compartilhados você pode abolir os contratos físicos e passar a usar os contratos digitais.
Basta contar com um gerenciamento qualificado de documentos para manter todos os dados organizados e com isso aproveitar as vantagens da tecnologia diminuindo o número de impressões.
Tornar-se uma empresa sem papel não é somente bom para o fluxo de trabalho: é uma estrela a mais na reputação de sua empresa. Marcas que demonstram preocupação com questões ambientais e que se empenham em melhorar são muito bem quistas pela clientela.
A Arquivar possui mais de 30 anos de experiência no mercado de digitalização. Oferecemos um serviço de gestão estratégica cuja função é ajudar a sua empresa a crescer mais e melhor, tornando-se cada vez mais relevante em seu nicho de atuação.
Nossas soluções ArqGED, ArqSign e ArqScan oferecem respaldo para que a sua empresa migre do documento físico para o documento digital, transformando-se em uma empresa sem papel: mais moderna, mais inteligente e mais econômica.
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