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LGPD e documentos eletrônicos: como se adaptar às novas regras

LGPD e documentos eletrônicos: como se adaptar às novas regras

Certamente, você já ouviu a expressão: “Os dados são os recursos mais valiosos do mundo.” Pois é, hoje, as informações têm se tornado tão preciosas quanto ouro. É por isso que diversos órgãos legislativos têm elaborado normas para salvaguardar as informações das pessoas e empresas, tais como a LGPD, inclusive para documentos eletrônicos.

Essa lei trouxe uma série de mudanças significativas para as empresas, especialmente no que diz respeito à gestão de documentos. Pensando nisso, neste artigo, vamos explorar o impacto da LGPD nas organizações, os desafios enfrentados pelas lideranças e algumas soluções.

Vamos falar mais uma vez sobre o que é a LGPD?

Você já deve conhecê-la. A Lei Geral de Proteção de Dados (LGPD) entrou em vigor no Brasil em 2020 e foi inspirada no Regulamento Geral de Proteção de Dados (GDPR) da União Europeia.

Mãos de um homem segurando um tablet, cuja tela apresenta elementos que remetem à proteção de dados. Há outros objetos ao redor, como bloco de anotações, teclado de computador e óculos de grau
A LGPD foi aprovada principalmente em função das inúmeras notícias de vazamentos de dados no Brasil. (Foto: Freepik)

A LGPD, Lei n.º 13.709, determina que as empresas tem responsabilidade sobre os dados coletados de pessoas físicas, sejam elas clientes, prospectos ou funcionários.

Nela, se estabelecem condutas sobre coleta, armazenamento, tratamento e compartilhamento dessas informações. Seu principal objetivo é garantir a privacidade e a segurança dos cidadãos, conferindo-lhes mais controle sobre suas particularidades.

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Quais as mudanças na gestão documental eletrônica após a LGPD?

Com a LGPD, as empresas precisam revisar e ajustar seus processos de gestão de documentos, físicos e eletrônicos, para garantir a conformidade legal. Dentre as mudanças dispostas na lei, estão:

1. Abrangência da proteção de dados pessoais

A legislação protege os dados tratados de todos os civis em solo nacional, independentemente do local da sede da empresa, ou do centro de processamento de dados – dentro ou fora do Brasil – e não importando a nacionalidade da pessoa, desde que ela esteja em território nacional.

Também está previsto o compartilhamento de informações com organizações internacionais e outros países, mediante protocolos seguros e conforme os requisitos legais.

2. Consentimento conforme o disposto na LGPD

Outro ponto importante diz respeito ao consentimento do cidadão, que passa a ser indispensável para a gestão de dados pessoais. Porém, existem exceções que permitem o tratamento das informações sem permissão, são elas:

  • Atender a obrigações legais;
  • Cumprir contratos;
  • Defender direitos em litígios;
  • Implementar políticas públicas, conforme a legislação;
  • Aplicar medidas de saúde e sanitárias;
  • Garantir a saúde e a integridade física de indivíduos;
  • Prevenir fraudes contra os titulares dos dados;
  • Realizar estudos por instituições de pesquisa;
  • Atender a um interesse legítimo, respeitando os direitos fundamentais do indivíduo.

3. Estabelecimento da ANPD e agentes de tratamento

A Lei também designa os agentes de tratamento, incluindo a Autoridade Nacional de Proteção de Dados Pessoais (ANPD), responsável pela educação, regulamentação e fiscalização da LGPD. 

Por exemplo, em caso de violação, a ANPD tem o poder de aplicar penalidades, incluindo multas que podem chegar a até 2% do faturamento anual da organização – limitadas a R$ 50 milhões por infração. Isso é algo a se levar muito a sério, concorda?

Além disso, deve constar no quadro das empresas profissionais encarregados da segurança dos dados, como:

  • Controlador: responsável por tomar as decisões sobre o tratamento de informações;
  • Operador: encarregado de realizar o tratamento em nome do controlador;
  • Encarregado: responsável por interagir com os cidadãos e com a ANPD.

4. Gerenciamento de riscos e falhas

O responsável pela gestão de bases de dados pessoais deve elaborar normas de governança, implementar medidas preventivas de segurança e adotar as melhores práticas e certificações reconhecidas no mercado.

Além disso, é necessário criar planos de contingência, realizar auditorias regulares e responder rapidamente a incidentes. No caso de uma violação, como um vazamento de dados, é de extrema importância que, tanto a ANPD quanto os indivíduos afetados, sejam imediatamente notificados.

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5. Automatização com autorização

Por último, mas não menos importante, esta regulamentação assegura aos cidadãos o direito de revoga, ou seja, solicitar a exclusão de suas informações de bancos de dados, bem como a transferência para listas de terceiros.

As pessoas também devem ser informadas caso suas informações sejam tratadas de modo automatizado, por máquinas, o que é bem relevante na gestão de documentos eletrônicos.

Ou seja, as empresas têm a obrigação de garantir o bom tratamento das informações confiadas a elas! 

Tecnologias e protocolos essenciais para superar esses desafios

Um dos principais desafios da gestão documental após a LGPD é garantir a segurança dos dados pessoais armazenados eletronicamente. Essa tarefa envolve prevenir vazamentos e acessos não autorizados, ao mesmo tempo em que se mantém a transparência no tratamento dessas informações.

mãos digitando em um teclado de notebook
A LGPD garante privacidade e segurança de cidadãos. (foto: Freepik)

Felizmente, há tecnologias e soluções que já trabalham a favor da privacidade e proteção dos dados online. Algumas delas são:

  1. Sistemas de Gerenciamento de Dados (DMS): Plataformas que permitem o armazenamento seguro, organização e recuperação eficiente de documentos digitais, facilitando o controle sobre os dados;
  2. Ferramentas de Criptografia: A criptografia protege dados sensíveis, garantindo a confidencialidade das informações;
  3. Sistemas de Gerenciamento de Acesso (IAM): Soluções de IAM controlam e monitoram o acesso aos dados, garantindo que apenas usuários autorizados tenham permissão para visualizar ou modificar informações;
  4. Ferramentas de Descoberta de Dados (Data Discovery): Empregar ferramentas que auxiliem na identificação e classificação de dados pessoais em toda a organização, facilita o gerenciamento e controle;
  5. Sistemas de Monitoramento e Prevenção contra Vazamentos (DLP): Soluções de DLP ajudam a monitorar e prevenir vazamentos de dados, ao identificar padrões suspeitos e impedir a saída não autorizada de informações;
  6. Ferramentas de Auditoria e Relatórios: Utilizar sistemas de auditoria que registrem atividades relacionadas aos dados pessoais, proporciona transparência e a capacidade de rastrear o uso dessas informações;
  7. Soluções de Gerenciamento de Consentimento: Vale optar por ferramentas que facilitem a obtenção, documentação e gerenciamento do consentimento dos titulares de dados para o tratamento de suas informações pessoais;
  8. Ferramentas de Compliance e Governança: Por último, mas não menos importante, é importante adotar plataformas de compliance que auxiliem na implementação e monitoramento contínuo das práticas relacionadas à proteção de dados pessoais.

O ArqGed tem o que a sua empresa!

O ArqGED, uma solução da Arquivar, oferece armazenamento seguro dos dados em nuvem com backup, incorporando criptografia de ponta a ponta

Além disso, ele permite o controle do nível de acessos e rastreabilidade dos dados por meio de relatórios detalhados, que apontam os usuários que entraram no sistema, quando foi feito o login e atividades como impressão ou download. Com a solução da Arquivar, você pode garantir a segurança dos dados aos seus clientes!

Bom, como você pôde notar, a combinação adequada dessas tecnologias pode fortalecer significativamente a conformidade com a LGPD, mas não para por aí! Continue a leitura, entenda mais sobre o assunto e como o ArqGED pode auxiliar ainda mais o seu negócio!

Protocolos e documentos para a manutenção da LGPD

Há, também, protocolos e documentos essenciais para a conformidade com a LGPD, como:

  1. Cronograma de Gestão: Para supervisionar as etapas de adaptação, execução e realização;
  2. Data Mapping: Visa identificar as informações pessoais ou dados numa organização. Isso envolve localizar os dados, identificar como são coletados, quem tem acesso a eles e como são usados ou processados;
  3. Plano de Ação, Gerenciamento de Riscos e Gestão de Acidentes: Contempla estratégias para lidar com possíveis ameaças. O protocolo para administrar incidentes inclui diversas etapas com um processo de comunicação interna e autoridades competentes;
  4. Plano de Comunicação e Treinamentos: Trata-se de um registro de atividades de capacitação para funcionários sobre segurança de dados, por exemplo, workshops, palestras e especializações;
  5. Política de Privacidade Externa: Documento que serve para informar aos clientes sobre como seus dados serão usados e onde serão publicados. Este arquivo deve ser de fácil acesso;
  6. Política de Privacidade Interna: Contém diretrizes educativas para funcionários sobre proteção de dados na organização;
  7. Política de Segurança da Informação: Registro com medidas de segurança, como backup, armazenamento físico, redes, nuvem, criptografia, entre outros;
  8. Relatório de Impacto à Proteção dos Dados Pessoais: Conhecido como RIPD, apresenta os dados coletados e as medidas tomadas para evitar riscos de segurança relacionados a eles;
  9. Termo de Compromisso com a Segurança: Documento enviado aos operadores, detalhando responsabilidades legais, de segurança, confidencialidade e disponibilidade.

Pode parecer complicado criar e estruturar um workflow e gerenciamento documentos como esses, certo? Fique tranquilo, com a ArqGED, esse processo fica muito mais simples!

Como a ArqGED pode ajudar sua empresa a se adaptar à LGPD?

Se você está buscando uma solução abrangente para revolucionar seus processos documentais e garantir conformidade com a LGPD, está no lugar certo. Descubra como a Arquivar pode auxiliar o seu time a criar, assinar e gerenciar documentos digitais de maneira eficiente e segura.

Uma de nossas soluções, o ArqGED, é um Sistema de Gerenciamento Eletrônico de Documentos, que fornece controle virtual de processos, através do ArqFLOW, garantia de rastreabilidade de informações, domínio de acesso aos dados e gestão documental para vários departamentos.

Sua empresa não precisa sofrer para ter toda a papelada necessária e estar em dia com a LGPD. Com o ArqFLOW, um ambiente intuitivo para a criação rápida e fácil de documentos, esse processo pode ser simplificado e integrado a sua equipe de modo fluido e sem gargalos.

As soluções da Arquivar possibilitam a colaboração eficiente entre times e auxilia as empresas a se adaptarem às novas regras de armazenamento digital estabelecidas pela LGPD. Com nossos recursos avançados de segurança e criptografia de ponta a ponta, garantimos, também, a proteção dos dados armazenados contra ameaças cibernéticas.

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