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Gerenciamento de contratos nas empresas: o guia completo

Gerenciamento de contratos nas empresas: o guia completo

Atualmente, transações comerciais acontecem a uma velocidade impressionante, e as regulamentações exigem um olhar atento quanto à administração correta de documentos. Diante desse contexto, o gerenciamento de contratos surge como um elemento crítico para o sucesso e comprometimento das organizações.

Contratos são os alicerces das interações comerciais, afinal, eles definem direitos, responsabilidades e compromissos entre as partes envolvidas. Uma vez assinados, significa que contratante e contratado estão cientes dessas determinações, e o documento passa a ter valor comprobatório.

Portanto, administrar esses acordos com eficiência e precisão é essencial para evitar riscos, otimizar recursos e garantir o cumprimento das obrigações contratuais. 

Imagine uma empresa sem um sistema sólido de gestão desses documentos. Títulos importantes poderiam ser perdidos ou negligenciados, prazos poderiam ser ignorados e cláusulas vitais poderiam ser mal interpretadas. 

O resultado? Riscos legais, perdas financeiras e oportunidades comerciais desperdiçadas. Essa realidade é inaceitável em um mundo empresarial altamente competitivo e orientado por dados.

Pensando nessa problemática, neste guia completo, abordaremos os aspectos mais importantes do processo de controle de contratos. 

Ao longo do conteúdo, discutiremos o conceito de gerenciamento desses arquivos, explorando suas nuances e importância. Além disso, destacaremos as vantagens cruciais que essa gestão proporciona às empresas, desde a redução de custos até o aumento da conformidade regulatória.

Para tornar este guia ainda mais valioso, apresentaremos orientações práticas sobre como as empresas podem implementar com sucesso um sistema eficaz para administrar contratos.

Vamos lá? Boa leitura!

O que é gerenciamento de contratos?

O gerenciamento de contratos é um processo estratégico e organizado que envolve o planejamento, a execução e o monitoramento de todos os aspectos relacionados aos contratos de uma empresa ao longo de seu ciclo de vida.

Proprietário de uma pequena empresa analisando relatórios de gerenciamento de contratos, enquanto trabalhava em escritório.
Entender o que é o gerenciamento de contratos é essencial para o controle desses documentos (Imagem: Freepik)

A prática visa garantir que eles sejam administrados de forma eficaz, desde sua criação até sua conclusão, para maximizar o valor e minimizar os riscos para o negócio.

Para isso, é necessário empregar recursos administrativos que possibilitem acompanhar as fases do documento. Além disso, é através da gestão de contratos que se verifica se o acordo tem sido cumprido pelas partes.

Ciclo de vida dos contratos e CLM (gerenciamento do ciclo de vida do contrato)

Entender o ciclo de vida dos contratos é essencial para otimização do processo. O CLM (Contract Lifecycle Management ou gerenciamento do ciclo de vida do contrato, em português) reduz riscos e garante o sucesso de acordos comerciais. 

O ciclo de vida desse tipo de documento refere-se ao conjunto de estágios pelos quais o arquivo passa desde sua concepção até sua conclusão ou rescisão. Essas fases variam dependendo da complexidade e dos requisitos específicos das partes envolvidas, mas incluem geralmente as seguintes etapas:

  • Planejamento, para determinação dos objetivos e requisitos, redação do documento e desenvolvimento de uma estratégia de negociação;
  • Negociação, com revisão de cláusulas, termos, condições contratuais e outros detalhes. Chegado a um acordo mútuo entre as partes, a assinatura deve ser feita;
  • Execução, quando é feita implementação dos termos contratuais acordados, com fornecimento de bens ou serviços contratados. Aqui se dá o início das obrigações contratuais;
  • Gerenciamento, para acompanhar o cumprimento das obrigações, verificar prazos e outros detalhes;
  • Conclusão ou renovação, quando o prazo chega ao fim e as partes decidem renovar ou fazer o encerramento do contrato, também tendo a opção de renegociar;
  • Arquivamento, para manutenção dos registros contratuais por um período adequado.

Conforme a tabela de temporalidade documental, os documentos de acordo passam por três etapas.

  1. A fase corrente é a primeira, com duração de 5 anos;
  2. Em seguida, ele vai para o arquivo intermediário, onde permanece por 10 anos;
  3. Por fim, deve ser mantido em guarda permanente.

Quer saber mais sobre tabela de temporalidade de documentos? Nossos especialistas falam mais sobre isso, confira:

Quais são as vantagens do gerenciamento de contratos?

Contratos são uma parte fundamental da atividade comercial e legal, podendo assumir várias formas, dependendo da natureza da transação. 

Ele deve especificar claramente o propósito da transação — que pode ser a compra e venda de bens ou serviços — além de trazer detalhes como preços, responsabilidades, condições de pagamento e outras informações.

Isso significa que são documentos valiosos, os quais devem ser guardados de maneira adequada para garantir que o acordo estabelecido foi cumprido na prática.

Os contratos têm implicações legais significativas, portanto, se uma das partes não cumprir os termos, configura-se uma violação contratual. Nesse caso, a outra parte pode buscar reparação legal, que pode incluir compensação financeira, execução forçada do compromisso ou outras medidas apropriadas.

É por isso que o gerenciamento de contratos é indispensável para as empresas, pois possuem validade jurídica, o que é extremamente relevante diante de eventuais descumprimentos. Além disso, a gestão adequada desses documentos ajuda a manter um registro completo e transparente das transações comerciais.

Ou seja, se houver uma disputa legal em torno de alguma relação comercial pré-estabelecida, o termo de negociação é o registro mais importante na resolução do ocorrido.

Quando e como renovar ou encerrar um contrato? 

A renovação ou encerramento de um contrato depende das cláusulas especificadas no contrato em questão.  

Geralmente, a maioria dos contratos tem datas de término definidas. Para renovar, é indicado seguir o procedimento estipulado no contrato, como notificar a outra parte com antecedência e possivelmente negociar termos atualizados.  

Em casos de rescisões antes do prazo de validade dos contratos, geralmente existem cláusulas que descrevem as circunstâncias em que o mesmo pode ser rescindido, bem como as consequências dessa rescisão. 

Caso, tenha alguma dúvida sobre o processo específico para o seu contrato, é indicado consultar o jurídico de sua empresa. 

Quais são as implicações legais e regulatórias dos contratos? 

Os contratos têm várias implicações legais e regulatórias, que podem variar conforme a jurisdição e o tipo de contrato. Alguns pontos gerais incluem: 

  • Obrigações legais: Os contratos estabelecem obrigações legais para as partes envolvidas. Isso significa que as partes devem cumprir o que foi acordado no contrato.
  • Validade: Para ser legalmente vinculativo, um contrato geralmente deve ser celebrado por partes com capacidade legal, ter um objeto lícito e ser feito de maneira apropriada.
  • Interpretação: A interpretação de cláusulas contratuais pode ser objeto de litígio. Em alguns casos, os tribunais podem ser chamados a determinar o significado de termos ambíguos. 
  • Execução e Cumprimento: A parte que não cumpre com suas obrigações contratuais pode enfrentar consequências legais, como pagamento de danos. 
  • Regulamentações específicas: Alguns tipos de contratos, como os contratos financeiros ou de saúde, podem estar sujeitos a regulamentações específicas que impõem requisitos adicionais.
  • Leis de Consumidor: Em contratos com consumidores, podem existir regulamentações específicas de proteção ao consumidor que devem ser seguidas. 
  • Impostos: A assinatura de um contrato pode ter implicações fiscais. Por exemplo, pode haver impostos sobre a transferência de propriedade ou ganhos de capital. 
  • Resolução de Conflitos: Os contratos geralmente estabelecem como os conflitos serão resolvidos, seja por meio de arbitragem, mediação ou litígio nos tribunais.  

Quais problemas podem ser causados pela má gestão de contratos?

A má gestão de contratos pode resultar em uma série de problemas e desafios para as empresas. Isso pode não só afetar a eficiência operacional e a reputação do negócio, como também levar a questões legais.

Homem exausto segurando a cabeça com dor enquanto trabalhava com gerenciamento de contratos no pc desktop em escritório
A má gestão de contratos pode causar problemas irreparáveis. (Imagem: Freepik)

Veja como o gerenciamento de contratos, quando mal executado, pode trazer consequências para a sua empresa:

  • Perda financeira: termos mal administrados podem levar a perdas financeiras significativas. Isso pode incluir multas por não cumprimento de cláusulas contratuais, pagamentos duplicados ou incorretos e oportunidades comerciais perdidas devido à falta de acompanhamento de prazos;
  • Riscos legais: a empresa pode estar diante de riscos legais devido a falhas no controle ou até mesmo na redação do contrato. Alguns exemplos são a exposição a litígios, multas e penalidades por não cumprimento de regulamentos ou acordos contratuais;
  • Conformidade e regulamentações: deixar de cumprir regulamentações específicas em arquivos pode resultar em sérias implicações legais e regulatórias. A má gerência pode levar à falta de conformidade com normas comerciais, leis de privacidade e regulamentos específicos do setor;
  • Reputação da empresa: problemas de gerenciamento de contratos podem afetar a reputação da empresa. Clientes, parceiros de negócios e stakeholders podem ver a empresa como pouco confiável ou inadequada na gestão de seus compromissos contratuais em caso de perda de prazos e descumprimento de acordos;
  • Perda de documentos: a falta de um sistema de armazenamento adequado pode resultar na perda de títulos contratuais importantes, o que pode ser prejudicial em caso de disputas ou auditorias;
  • Falta de padronização: se diversos setores da empresa lidam com documentos assim e os processos não são alinhados entre eles, o controle fica prejudicado, assim como o monitoramento da execução dos contratos.

Quais são as vantagens do gerenciamento de contratos?

As vantagens do gerenciamento de contratos incluem:  

  • Economia Financeira: Identificação e prevenção de perdas financeiras, como multas e pagamentos incorretos;
  • Redução de Riscos: Minimização de riscos legais e financeiros devido ao cumprimento de termos contratuais;
  • Conformidade Regulatória: Garantia de conformidade com regulamentos e normas contratuais;
  • Melhoria na Reputação: Manutenção da reputação da empresa ao cumprir acordos contratuais e prazos;
  • Acesso às Informações: Facilitação do acesso aos dados e documentos relevantes;
  • Eficiência Operacional: Melhoria na organização e execução de tarefas relacionadas a contratos. 

Principais departamentos responsáveis pelo gerenciamento de contratos

Quando falamos em gestão de termos de negociação, naturalmente associamos essa tarefa a setores como financeiro ou RH, que de fato possuem forte relação com esses documentos.

No entanto, diversos são os departamentos de uma empresa que podem lidar com documentos contratuais, em maior ou menor grau.

Entre eles, o que mais se destaca é o setor jurídico, que desempenha um papel fundamental na redação, revisão e negociação de contratos. É deste departamento que vem a garantia de que os negócios estejam conforme as leis e regulamentos aplicáveis e que os interesses legais da empresa sejam protegidos.

Também podemos mencionar o setor de compras, responsável por adquirir bens e serviços externos como suprimentos para a empresa. É um departamento que frequentemente lida com contratos de fornecimento, acordos de compra, de prestação de serviços e relacionados a aquisições.

Junto a ele, a equipe de vendas muitas vezes está envolvida na negociação com clientes, fornecedores e parceiros de negócios. O departamento é responsável por garantir que os termos do trato atendam aos objetivos de vendas da companhia e às expectativas do cliente.

É importante notar que a extensão da participação de cada departamento pode variar de empresa para empresa. 

Em algumas organizações, especialmente as de grande porte, pode haver equipes dedicadas exclusivamente ao gerenciamento de contratos. O grau de envolvimento de cada departamento dependerá da estrutura organizacional e das necessidades específicas do negócio.

10 tipos de contratos mais comuns nas empresas

Há uma variedade de tipos de contratos utilizados para atender às diferentes necessidades e transações que ocorrem na sociedade moderna.

Braços de homem digitando em laptop e trabalhando com gerenciamento de contratos com ícones gráficos de arquivos digitais sobre a foto.
Há uma variedade de contratos nas empresas. (Foto: Freepik)

Portanto, conheça, agora, alguns dos tipos mais comuns, cada um com sua própria finalidade e características distintas:

1. Contrato de compra e venda

Ele estabelece os termos e condições para a compra e venda de bens, como imóveis, veículos ou produtos. Geralmente, inclui informações sobre preço, condições de pagamento, prazos de entrega e outros detalhes relevantes.

2. Contrato de fornecimento

Trata-se de um termo usado quando uma empresa fornece produtos ou materiais a outra. Ele especifica as responsabilidades mútuas, incluindo qualidade, quantidade, preço e prazos de entrega.

3. Contrato de prestação de serviços

É utilizado quando uma pessoa ou empresa presta serviços a outra. Ele define os detalhes do serviço, remuneração, prazos, obrigações e outras condições relacionadas à prestação de serviço.

4. Contrato de trabalho

O documento é um acordo entre um empregador e um funcionário, que estabelece os termos e condições do emprego. Isso pode incluir informações sobre salário, horário de trabalho, responsabilidades e benefícios.

5. Contrato de terceirização de serviços

É usado quando uma empresa contrata outra para realizar determinadas atividades ou serviços em seu nome. Ele estabelece as obrigações da empresa contratante e da contratada, incluindo custos e prazos.

6. Contrato de seguro

Define os termos de uma apólice de seguro. Ele descreve os riscos cobertos, prêmios, franquias e outras condições relacionadas à cobertura de seguros.

7. Contrato de financiamento ou empréstimo

Ele estabelece os termos em que uma pessoa ou empresa empresta dinheiro a outra. Inclui informações sobre a taxa de juros, os prazos de pagamento e as garantias.

8. Contrato de confidencialidade (NDA – Non-Disclosure Agreement)

É usado para proteger informações confidenciais ou segredos comerciais. Ele estabelece que as partes envolvidas não podem divulgar informações específicas a terceiros.

9. Contrato de locação

Regula o aluguel de bens imóveis, como apartamentos, casas ou espaços comerciais. Define os termos do aluguel, incluindo valor, duração e responsabilidades das partes.

10. Contrato de Franquia

Esse, por fim, é usado quando uma empresa (franqueadora) concede a outra (franqueada) o direito de operar um negócio com base em sua marca, modelo de negócios e suporte. Estabelece os termos da franquia, taxas, obrigações e direitos.

Lembre-se de que a redação e os detalhes específicos de cada negociação podem variar segundo as necessidades das partes envolvidas e as leis locais. É importante buscar orientação legal ao elaborar ou assinar quaisquer documentos.

Como fazer o gerenciamento eficiente de contratos na empresa?

A gestão documental é um dos alicerces da administração de empresas e, dentro dela, temos o gerenciamento de contratos como um ponto crucial. Dada a importância desses acordos, eles devem ser guardados e manuseados de modo que permaneçam úteis mesmo após o vencimento ou encerramento.

Sendo assim, adotar medidas de gerência deve ser uma prioridade no seu negócio. Para te ajudar nessa missão, apresentaremos uma estrutura passo a passo para implementar um sistema eficaz de gestão. Acompanhe!

1. Estude os trâmites contratuais na sua empresa

O primeiro passo para estruturar o controle é entender com quais tipos de contratos sua empresa lida. 

Na prática, é necessário fazer um levantamento dos departamentos que recebem ou emitem esse tipo de documento e, inclusive, analisar como os termos são organizados atualmente na empresa. Dessa forma, será possível identificar gargalos e estabelecer critérios que funcionem para a realidade da empresa.

2. Crie políticas e procedimentos de gerenciamento de contratos

Antes de começar, também é fundamental estabelecer políticas e procedimentos claros para orientar a equipe. Isso inclui definir quem é responsável por quais tarefas, como revisão, negociação e arquivamento. 

As políticas também devem abordar questões como conformidade regulatória e padrões de documentação.

3. Identifique e catalogue contratos existentes

Feitos os dois passos iniciais, realize uma auditoria para identificar todos os contratos existentes na organização. Isso inclui combinados com fornecedores, clientes, funcionários e outros parceiros de negócios.

Catalogue esses documentos em um sistema centralizado para fácil acesso e gerenciamento. É válido adotar um critério de classificação para otimizar a organização, seja por data de emissão, setor responsável, ordem alfabética ou outra forma de categorização de arquivos.

4. Digitalize os contratos

A digitalização é uma medida cada vez mais necessária no mundo corporativo. Afinal, o volume de informações geradas é crescente e, com documentação em papel, há uma série de riscos para a empresa, além do arquivo físico vir se tornando um método defasado.

Uma vez digitalizados, o controle de contratos ganha uma nova roupagem, principalmente porque estarão centralizados em um sistema virtual e haverá maior controle sobre eles.

5. Defina um sistema de gestão de contratos

Um sistema de gestão centralizado é essencial para a eficácia da administração de contratos. Pode ser um software de gerenciamento de documentos, como o GED (Gestão Eletrônica de Documentos).

O importante é que o programa permita armazenar, organizar e acessá-los de forma segura e prática. Certifique-se de que o sistema ofereça controle de versões, rastreamento de alterações e funcionalidades relacionadas ao ciclo de vida dos documentos.

Entenda mais sobre a gestão de documentos digitais:

 

6. Implemente um processo de assinatura digital

A digitalização vem acompanhada de outros recursos eletrônicos, como as assinaturas digitais. Utilizar esse recurso agiliza o processo de assinatura de contratos, economizando tempo e dinheiro. Muitos sistemas oferecem integração com ferramentas de assinatura digital, garantindo a autenticidade e a legalidade das assinaturas.

Como a tecnologia pode auxiliar no gerenciamento de contratos?

A tecnologia pode auxiliar no gerenciamento de contratos de várias maneiras, destacamos aqui algumas ferramentas que facilitam a gestão: 

  • Software de Gerenciamento Eletrônico de Documentos (GED): um software GED permite armazenar, organizar e recuperar contratos de forma eficiente. Ele oferece recursos de indexação, pesquisa e controle de versões, facilitando o acesso e o acompanhamento dos contratos ao longo do tempo.
  • Assinatura Eletrônica e Digital: a assinatura eletrônica e digital de contratos torna o processo mais rápido, seguro e elimina a necessidade de papel. Isso agiliza a aprovação e a formalização de contratos, além de garantir sua autenticidade.
  • Gestão de Processos de Negócios (BPM): sistemas BPM podem automatizar o fluxo de trabalho relacionado aos contratos. Eles definem regras e etapas para aprovação, renovação e notificações, garantindo o cumprimento dos termos contratuais e reduzindo riscos.

Essas tecnologias em conjunto oferecem maior eficiência, controle, rastreabilidade e segurança no gerenciamento de contratos, contribuindo para a gestão eficaz do ciclo de vida dos contratos em uma organização. 

Como o software ArqGED da Arquivar pode te ajudar?

O ArqGed é o software de gestão documental e de processos (BPM) da Arquivar. Seus 7 módulos, quando usados em conjunto, possibilitam a gestão completa de seus contratos. 

Esquema de serviços oferecidos pela empresa Arquivar.
Contamos com soluções para documentos físicos e eletrônicos.

Ele utiliza a abordagem BPMN (Business Process Model and Notation) para criar uma linguagem comum de modelagem de processos de negócios, assim é possível criar fluxos personalizados, incluindo tarefas de autorizações e execução de assinatura eletrônica e digital, conforme o tipo de contrato.

Crie seu contrato diretamente na plataforma e defina o fluxo das pessoas responsáveis, liberações e ponderações necessárias para cada etapa de criação e assinatura. Notifique as pessoas da forma mais estratégica para o processo correr da maneira mais rápida e assertiva possível. 

Desenhe processos personalizados

Com o ArqFlow, é possível desenhar processos personalizados para as demandas de cada setor, garantindo:

  • Responsáveis pelas tarefas devidamente envolvidos,
  • Prazos para cada etapa bem definidos,
  • Flexibilidade no agendamento de trabalho e delegação de tarefas ociosas,
  • Uso de formulários eletrônicos em etapas (por exemplo, fichas de cadastro, termos de LGPD, etc.),
  • Comentários nas etapas para colaboração,
  • Assinaturas eletrônicas e digitais válidas legalmente,
  • Acompanhamento do status das tarefas (em dia ou atrasadas),
  • Notificações personalizadas no início, avanço e conclusão das tarefas,
  • Anexação e compartilhamento de documentos,
  • Controle do cumprimento das obrigações por parte dos responsáveis,
  • Fluxo de informações digital para maior eficiência no uso do tempo,
  • Arquivamento de evidências, como documentos gerados e assinados no processo.

Veja um exemplo de como funciona:

Suponha que uma empresa de manufatura esteja celebrando um contrato de fornecimento com um novo fornecedor. O fluxo de assinatura de contrato pode seguir esta a seguinte ordem:

  1. Fornecedor: o fornecedor envia o contrato de fornecimento e assina como a primeira parte,
  2. Gerente de Compras: o gerente de compras revisa o contrato, verifica os termos de entrega e assina em nome da empresa,
  3. Diretor de Qualidade: o diretor de qualidade revisa o contrato para garantir que os padrões de qualidade sejam atendidos e assina para aprovação,
  4. Diretor Financeiro: o diretor financeiro revisa os termos financeiros do contrato e assina para aprovação final.

Imagine que, se por algum descuido ou falta de processo bem desenhado, o Diretor Financeiro receba o contrato para assinatura Gerente de Compras, e este mesmo contrato tem equívocos sobre os termos da venda e erros de valores. 

As consequências são diversas, como: atraso na compra, desentendimento entre os setores e, até mesmo, atraso na produção, por falta de insumos que o fornecedor providenciaria.

Tudo isso poderia ser resolvido com um simples fluxo pré-determinado de assinaturas.

Com o ArqFlow é viável administrar e direcionar o processo do início ao fim, mas ele pode fazer ainda mais. É possível integrar a solução de maneira a outros módulos, como o ArqSign, para assinaturas com validade jurídica

Além disso, o ArqFlow pode se integrar ao ArqAudit para controlar prazos e verificar a presença de documentos. Todos esses módulos compõem uma solução unificada, o software ArqGED, onde os documentos e informações estão sempre centralizados em uma única plataforma.

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