Gestão de contratos: como fazer em cooperativas de crédito?
A gestão de documentos é importante para qualquer empresa. Veja como fazer a gestão de contratos em cooperativas!
A digitalização in company é uma solução eficiente e segura para melhorar a gestão de documentos na sua empresa. Vale a pena considerar essa opção.
Pensando nisso, abordaremos esse conceito, suas vantagens e como funciona o processo. Além disso, neste artigo, apresentaremos uma parceira que poderá auxiliar a sua empresa a ter o melhor gerenciamento de documentos na era digital. Acompanhe!
Antes de adentrarmos nos detalhes da digitalização in company, é importante compreendermos esse conceito. Basicamente, digitalização é o processo de converter documentos físicos em formatos digitais. Isso torna arquivos em papel e fotos acessíveis via dispositivos eletrônicos.
A digitalização envolve escanear e criar uma imagem digital, conforme as diretrizes estabelecidas pelo Decreto 10.278. Isso garante que o documento digital possua a mesma validade legal que o seu equivalente em papel.
Esse processo é fundamental, visto que escanear o documento não é suficiente. Ademais, é preciso certificar essa documentação durante o processo de digitalização para assegurar sua validade, comparável à do documento físico. Veja, apenas se esses requisitos forem atendidos o documento será legal. Por outro lado, o resultado será apenas uma reprodução em formato digital, sem qualquer validade jurídica.
A digitalização e manutenção de documentos eletrônicos é possível graças a diversas tecnologias, como o armazenamento e a gestão digitais, que tornam mais ágil e produtiva a gestão das empresas, que antes era mais custa em diversos sentidos.
Em resumo, a substituição de papéis por arquivos digitais não somente evita a perda de informações e libera espaço físico para garantir a segurança dos dados. Digitalizar uma empresa é mais do que torná-la remota ou aderir ao home office, é torná-la mais inteligente e competitiva.
>> Enquanto lê o conteúdo, assista esse vídeo sobre digitalização de documentos!
Vamos conversar mais sobre isso?
As vantagens da digitalização de documentos são muitas e impactam diretamente a rotina e os resultados das empresas. Entre os principais benefícios, destacam-se:
A digitalização in company, ou digitalização in loco, é o ato de digitalizar os documentos dentro da própria empresa.
Assim, em vez de remover os documentos para um local externo para digitalização, eles são transferidos, com toda validade jurídica, como explicamos acima, para o formato virtual diretamente em suas instalações ou escritórios.
É essencial seguir as regras de segurança, privacidade e jurídicas para proteger as informações confidenciais durante todo o processo. Isso porque, se a digitalização não seguir o procedimento correto, há o risco de os documentos não terem a validade legal.
Além disso, a digitalização in company necessita de investimentos em equipamentos especializados, softwares e treinamento de pessoal.
A Arquivar é especializada em digitalização in company. Nosso fluxo de trabalho é completo, contemplando, escaneamento, indexação e certificação de documentos em papel dentro da sua empresa. Veja como funciona:
A nossa digitalização in loco oferece diversos diferenciais, como:
Dê o primeiro passo para alavancar os resultados do seu negócio