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Digitalização de cartórios 

Digitalização de cartórios 

A digitalização de cartórios foi proposta a partir da Medida Provisória 1.085/2021, convertida na Lei nº 14.382/2022, e a ideia é fazer com que os cartórios se atualizem em muitos aspectos.   

O principal objetivo da Lei é a criação do Sistema Eletrônico dos Registros Públicos (SERP), órgão que deve ser regulamentado pela Corregedoria Nacional de Justiça, e que terá a finalidade de interconexão, interoperabilidade de dados, intercâmbio e armazenamento de documentos eletrônicos. 

A Lei foi sancionada em junho de 2022. Ela também estabelece que os serviços terão que ser oferecidos pela internet até 31 de janeiro de 2023.  

O que é a digitalização de cartórios?  

A digitalização consiste em pegar todo o acervo físico do cartório, em papel, escanear as folhas de acordo com o Decreto 10.278 e indexá-los no sistema próprio fornecido pelo governo. Isso auxilia para que os serviços prestados para população possam ser feitos de forma ágil. 

 A quantidade de documentos que circulam em cartórios é gigantesca. A digitalização chega como uma solução moderna e acessível, ganhando cada vez mais espaço por otimizar as atividades e os resultados entregues por essas repartições.   

A realização de procedimentos tão importantes em papel gera uma quantidade enorme de folhas manuseadas, o que além de causar danos ao meio ambiente, coloca em risco as informações contidas. No caso de incêndio ou alagamento, por exemplo, documentos se perderiam, o que não acontece se a documentação estiver salva em nuvem, com backup.  

Portanto, a digitalização de cartórios é também uma forma de garantir a proteção para o cidadão que tem seus dados resguardados a partir de segurança digital avançada.  

Cartórios devem oferecer serviços virtuais   

A digitalização de cartórios permite que muitos serviços sejam realizados de forma online. Isso facilita tanto a prestação de serviço quanto o acesso dos próprios cidadãos que dependem dessas atividades.    

Esta é uma maneira de tornar todo o processo menos burocrático. Afinal, muitas ações que antes só poderiam ser realizadas pessoalmente se tornam acessíveis pela internet.   

A Lei referente à digitalização de cartórios foi sancionada em junho de 2022. Com isso, os mais de 10 mil cartórios espalhados pelo país devem adotar um sistema online ofertando alguns serviços que podem ser realizados pela internet.    

Alguns dos serviços que devem ser digitalizados são:   

  • Registros de imóveis;  
  • Emissão e acesso à certidão de nascimento;   
  • Emissão e consulta de certidão de casamento, entre outros.  
  • Consultas unificadas nas bases de documentos de todos os cartórios (por meio de dados como CPF, CNPJ ou matrícula de imóveis), dentre outros. 

A MP também estabelece que os serviços terão que ser oferecidos pela internet até 31 de janeiro de 2023.   

A importância do ICP-Brasil para a digitalização dos cartórios   

Vale ressaltar que a digitalização dos cartórios acompanha uma série de normas essenciais para a segurança de todos os registros.    

A principal delas é a de que livros originais devem ser preservados mesmo após a digitalização ou seja, ainda que as informações sejam transferidas para o ambiente virtual, os registros físicos precisam de cuidado e preservação.    

A Manutenção dos livros deve ser feita de acordo com as regras estabelecidas pelo Conselho Nacional de Arquivos (CONARQ), para a tabela de temporalidade documental (TTD). 

Já para essa digitalização ter validade jurídica plena, é necessário que seja feita de acordo com os parâmetros da legislação vigente e assinadas conforme as diretrizes da Infraestrutura de Chaves Públicas Brasileira (ICP-Brasil). 

Veja algumas normas de segurança que são fundamentais:  

  • Backup: os arquivos devem possuir backup, o que garante que as informações não se percam mesmo diante de problemas que possam acometer o sistema;   
  • Atualização de segurança: o sistema de segurança deve passar por atualização periódica. Isso deve acontecer pelo menos uma vez ao mês;   
  • Arquivos de segurança: livros escriturados a partir da década de 80 devem receber arquivos de segurança;   
  • Livros de protestos: livros com registros de protestos a partir de 1995 devem ser totalmente digitalizados.    

Tudo isso é uma forma de aumentar a qualidade dos serviços, a adesão das pessoas e a segurança. Sendo assim, essas medidas visam assegurar que tais arquivos se mantenham preservados e acessíveis de maneira ágil, simples e prática.   

A importância da digitalização de cartórios   

Alguns setores do Brasil avançam mais que os outros, mas, no geral, a maioria segue aderindo às tecnologias validadas que possam inovar e trazer modernidade para seus processos.   

Ainda que em passos lentos, nosso país caminha para que mais serviços virtuais sejam oferecidos, o que demonstra um interesse genuíno em acompanhar essa tendência mundial – e já consolidada em muitos outros países.    

Nesse contexto os cartórios possuem um papel fundamental. Afinal, todo e qualquer cidadão brasileiro fará uso dos serviços desse local em algum momento da vida.    

A digitalização ganha cada vez mais espaço por comprovar ser uma das soluções que melhor contribuem para otimizar as atividades e os resultados entregues por essas repartições.    

Para além dos interesses particulares, a digitalização dos cartórios também garante a segurança da própria sociedade. Isso porque nesses locais estão registradas a história das gerações e da própria cidade/ país.    

Armazenamento em nuvem: uma solução fundamental para cartórios    

Dentre as principais ações para digitalização de cartórios está o armazenamento em nuvem. Essa simples ação pode mudar radicalmente a realidade dos cartórios, e tornar o serviço entregue muito melhor.    

Procurar um único documento em um universo de papéis, geralmente demanda muito tempo. Mesmo o mais organizado dos cartórios corre riscos de perder dados importantes em meio a quantidade de documentos gerados, sem contar o cuidado para não ter acesso indevido e garantir a adequação à LDPG. 

A digitalização com armazenamento em nuvem soluciona isso de forma muito prática.    

Desse modo, os documentos físicos ganham cópias digitais protegidas por criptografia e permitindo acesso de maneira remota. Isso também facilita o atendimento ao público.    

Você talvez já tenha passado pela experiência de esperar dias para obter uma certidão de casamento ou óbito. Esse tipo de situação causa diversos problemas, atrasa demandas, estressa o cidadão e faz com que pequenas ações se tornem verdadeiros tormentos.   

O armazenamento em nuvem, por sua vez, permite que essas informações sejam guardadas e acessadas de forma muito mais rápida e segura.    

Por fim, vale ressaltar que os dados permanecem seguros, uma vez que o acesso a eles é restrito apenas às pessoas autorizadas.    

Como ocorre a digitalização de cartórios?   

A digitalização de cartórios depende de um planejamento muito bem-feito.  E diferentemente dos serviços de digitalização realizados para algumas empresas públicas e privadas, neste caso exclusivamente, toda a digitalização deve ser feita in-company, ou seja, no próprio local do estabelecimento.  

É o tipo de trabalho minucioso, que demanda o envolvimento de profissionais altamente qualificados – e experientes – para lidarem com a quantidade de registros que precisam ser preservados.    

Etapas da digitalização   

A digitalização in-company especializada, conta com a disponibilização de profissionais experientes e qualificados, que ficarão locados no cartório ou local do arquivo físico, juntamente com todos os equipamentos necessários para a realização do processo.  

O acúmulo de documentos é normal para qualquer negócio, agora imagine como é este processo em um cartório que trabalha quase que exclusivamente com documentos. Por isso, para migrar do modelo digital com sucesso é necessário cumprir algumas etapas, como qualquer processo de digitalização. São elas:    

Planejamento:    

O planejamento é a primeira etapa fundamental desse processo. Nesse sentido, é preciso decidir algumas coisas que são os pilares de sua digitalização.     

Todo o planejamento ajuda a entender quais são os próximos passos e como é possível digitalizar a sua documentação de forma mais organizada. Por isso é importante contar com uma consultoria documental especializada, que definirá todos os passos do processo e garantirá o sucesso final.  

Separação de documentos:    

Posteriormente, é ideal separar todos os documentos que serão digitalizados. Essa separação deve fazer sentido, até para depois ser mais fácil seguir a padronização em formato digital.     

Por fim, é hora de limpar os documentos, retirar grampos e clipes, pois eles podem prejudicar as etapas da digitalização. Outro ponto importante é desamassar dobras para que as informações fiquem nítidas quando passar o arquivo para o digital. Entretanto, todo este trabalho manual pode demorar e requer muito cuidado, por isso a importância de contar com profissionais especializados.  

Scanner:    

Feito isso partimos para etapa de escanear todos os documentos. Afinal, eles podem variar de tamanho e formato, assim é interessante conferir antecipadamente se a máquina dá conta de todas as demandas. Ao contar com uma empresa especialista você não precisará se preocupar com os equipamentos, que certamente terão todos os requisitos necessários.  

Qualidade da imagem:    

Após a digitalização é recomendado conferir cada documento.  Uma análise rápida para verificar se as informações estão visíveis e se todos os dados foram transformados em digitais já garante a qualidade e evita problemas no futuro. Outro fator garantido quando se contrata um serviço de digitalização in-company.  

Indexação:    

Essa talvez seja a mais importante das etapas de digitalização. A indexação representa a organização dos documentos digitais. Nesse quesito é importante pensar em classificações de organização que facilitem a busca.     

Afinal, a proposta da digitalização de documentos é justamente facilitar o acesso quando necessário. Sendo assim, criar classificações que sejam intuitivas e seguras é importante.   

O mais importante é ter certeza de que o gerenciador de documentos do software utilizado, no caso do cartório o Sistema Eletrônico de Registros Públicos (SERP), conseguirá localizá-los.     

Disponibilização:    

Por fim, concluída essa etapa é só disponibilizar o acesso a quem precisa e pronto.  Toda aquela papelada que levava horas para ser organizada agora virou arquivos digitais de fácil manuseio e muito mais segurança.     

A importância da digitalização in-company para cartórios  

A digitalização de cartórios é uma realidade vigente e precisa ser cumprida em todo território nacional.   

Por isso, contar com os serviços de digitalização in-company de uma empresa especializada, será muito mais fácil, rápido e seguro. A Arquivar está no mercado há 31 anos e promove soluções modernas e adequadas para a digitalização e gestão de documentos.   

Nossa solução in-company é feita seguindo todos os requisitos do decreto 10.278, tudo com segurança e agilidade. Conte com a experiência da Arquivar durante todo o processo, fale com um de nossos especialistas agora mesmo. 

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