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BPMN: como fazer a modelagem de processos de negócios?

Presença de pessoas, foco em suas mãos e nos papéis em cima de uma mesa demonstrando um debate sobre BPMN notation e modelagem de processos.

Para que um serviço seja executado e dê bons resultados, ele precisa ser feito de maneira completa, do início ao fim, concorda? Uma forma de garantir que a tarefa siga uma sequência lógica é estabelecer um fluxo de trabalho. Esse fluxo nos levará a compreender o que é BPMN e como ele facilita a estruturação do seu negócio. Vamos abordar isso detalhadamente!

Primeiramente, entenda que um fluxo de trabalho consiste em etapas que seguem um processo. Alguns benefícios são colhidos como resultado de procedimentos estabelecidos, como agilidade, otimização, eficiência e qualidade.

Para que processos sejam facilmente visualizados e aplicados, eles são costumeiramente esquematizados como uma linha de etapas que podem ser acompanhadas, como um diagrama.

Diagramas são as representações gráficas dos processos de uma empresa. Similarmente, é assim que é definido o conceito de modelagem de processos de negócios, uma forma esquematizada de fácil visualização, que viabiliza a compreensão do funcionamento de uma empresa. 

O benefício colhido através desse tipo de dinâmica é uma imagem organizada que gera valor aos olhos do cliente. Com a intenção de facilitar a modelagem de processos, um conjunto padronizado de símbolos e regras foi estabelecido e é o que conhecemos por Notação BPMN.

Continue a leitura e saiba mais!

O que é BPMN?

BPMN (Business Process Model and Notation) significa Notação de Modelagem de Processos de Negócio. Trata-se de uma forma própria de fluxograma, cujo objetivo é modelar etapas de um determinado processo. Dessa forma, através do BPMN, um negócio apresenta um processo organizado e bem estruturado, o que é indispensável para qualquer gestão empresarial. 

O detalhamento sequencial visual facilita o fluxo de informação, proporcionando uma compreensão minuciosa, essencial para a conclusão de um processo.

Em outras palavras, BPMN estabelece um padrão visual que segue um conjunto de regras. Esses símbolos e fluxogramas permitem modelar detalhadamente diferentes fluxos de um negócio.

A notação BPMN é padronizada internacionalmente, o que significa que o modelo tecnológico estabelecido é um jeito uniforme de modelar processos, resultando na maximização de compatibilidade entre sistemas de informação.

Sua grande vantagem de implementação é dar suporte à gestão de processos de negócios, visto que fornece uma notação de compreensão facilitada aos usuários. 

Sendo assim, o BPMN viabiliza a integração dos profissionais envolvidos, por ser uma linguagem criada justamente para integrar os diversos corpos técnicos que controlam, monitoram e executam os processos.

Confira um pouco mais sobre o que é BPMN:

Como funciona a notação BPMN?

Em primeiro lugar, é preciso fazer um levantamento, uma avaliação dos processos internos da empresa que pretende implementar fluxos de trabalho em um modelo BPMN. Feito isso, é possível desmembrar em passo a passo o funcionamento interno do negócio, identificando e classificando os pontos fortes e fracos para alinhar com as necessidades da empresa.

Ilustração 3D de uma mão segurando um smartphone, cuja tela apresenta cinco estrelas.
Entenda o que é BPMN! (Foto: Unsplash)

Naturalmente, a otimização através da modelagem dos processos irá afinar as falhas, levando a uma melhoria ímpar que mostrará resultados no decorrer do tempo.

Para alcançar a tão desejada melhoria dos processos internos, é preciso entender um pouco mais sobre as fases que envolvem a aplicação do BPMN Notation, como também é chamado.

Lembrando que treinamentos são imperativos para o sucesso da implementação geral da notação. A seguir, entenda como funciona o BPMN em suas quatro fases:

1. Modelagem 

Fase primordial para lapidar os processos de negócios existentes. É neste momento que qualquer ponto de fragilidade será apontado, proporcionando oportunidade de aprimoramento.

Para isso, é realizado o mapeamento dos processos existentes, objetivando a criação de um modelo que atenda às necessidades da empresa.

2. Execução

É na execução que o modelo processual será posto em prática, com toda a equipe instruída para aplicar as novas orientações. 

3. Monitoramento

O que foi implementado está funcionando de acordo com as métricas definidas? É este o ponto onde é feita avaliação, adequação e implementação de medidas corretivas, caso seja preciso.

4. Otimização

Este é o momento quando as melhorias feitas durante o monitoramento são incorporadas e o processo é ajustado para sua propulsão operacional.

Quais são os elementos da BPMN?

Transparência

Através do monitoramento das métricas, o BPMN oferece uma transparência em que se verifica o que está funcionando ou não, tornando-o um mecanismo essencial de aprimoramento empresarial. 

Vários gráficos presentes representando a organização e a clareza resultantes dos processos.
Entenda o que é BPMN! (Foto: Unsplash)

Controle 

Uma vez que é possível intervir nos processos a qualquer momento, mediante avaliação e de acordo com a demanda estabelecida, ações são postas em movimento para adequar intervenções sempre que necessário, configurando o controle da operação. 

Produtividade 

Quando se é possível remodelar os fluxos de trabalho, isso permite um retorno otimizado que resulta em organização e eficácia, o que é traduzível em produtividade, uma vez que os resultados gerados são melhores. 

Segurança 

O BPMN segue uma norma e se atém a ela. Portanto, ao padronizar os processos de negócios, é possível localizar qualquer abertura e corrigi-la imediatamente. Desse modo, evitam-se erros e vazamentos, que poderiam gerar multas em consequência de falhas.   

Qual a diferença entre BPMN e BPM? Entenda!

Duas abordagens fundamentais para a gestão de processos empresariais são o BPM (Business Process Management) e o BPMN (Business Process Model and Notation), contudo, desempenham papéis distintos.

Veja quais são as similaridades das duas metodologias:

  • Foco nos Processos: ambos possuem foco na melhoria, análise e otimização de processos organizacionais. Procuram aumentar a eficiência, reduzir custos e aumentar a qualidade.
  • Comunicação Visual: tanto o BPM quanto o BPMN fazem uso de representações visuais para descrever processos. Mas é nessa parte em que cada um tem suas especificidades.

Por outro lado, as diferenças entre as abordagens são explicadas logo abaixo:

BPM (Business Process Management)

Refere-se a todo o ciclo completo de identificação, modelagem, execução, monitoramento e otimização dos processos empresariais. 

O BPM se concentra na gestão estratégica dos processos de forma global e na integração de sistemas e pessoas para alcançar objetivos traçados.

BPMN (Business Process Model and Notation)

É uma linguagem utilizada para representar graficamente os passos de um processo e suas interações. O BPMN é mais uma notação visual bem específica, usada principalmente na fase de modelagem de processos no contexto do BPM. 

Consiste em um conjunto de símbolos padronizados para representar diferentes elementos de um processo, como tarefas, eventos, gateways e fluxos de sequência.

Resumidamente, o BPM é um conceito amplo, enquanto o BPMN é uma ferramenta específica. O BPMN é com frequência usado dentro do BPM como uma linguagem padronizada para descrever visualmente os processos, facilitando a compreensão e a comunicação entre as diversas partes interessadas. Ou seja, são estratégias complementares.

Como o ArqFlow ajuda seu negócio a modelar processos?

O ArqFlow é uma solução da Arquivar que se destaca ao desempenhar um papel importante ao facilitar a criação, análise e otimização de fluxos de trabalho. Dessa forma, realizamos o mapeamento de processos que cada negócio exige, fazendo uso do BPMN para satisfazer as necessidades da sua empresa.

A utilização deste módulo de nosso software ArqGED oferece benefícios substanciais para as organizações envolvidas em gerenciamento de processos. Entre tantos exemplos possíveis de otimizações, destacamos o gerenciamento de contratos, o CLM – Contract Lifecycle Management, e o gerenciamento da terceirização de processos de negócios (BPO – Business Process Outsourcing).

O CLM se concentra em acompanhar todo o ciclo de vida dos contratos, desde a criação até a execução e a renovação. Com o ArqFlow, é possível visualizar de forma clara e ágil na tomada de decisões, melhorando a eficiência geral do CLM.

No contexto do BPO, o ArqFlow oferece uma abordagem sistemática na modelagem de processos terceirizados. Empresas que terceirizam determinadas funções precisam garantir que os processos sejam executados de maneira adequada, alinhada com suas políticas internas. A utilização do ArqFlow entrega exatamente isso.

Em resumo, o ArqFlow atua como uma ferramenta poderosa para a modelagem de processos para a sua empresa que deseja utilizar uma ferramenta BPMN, beneficiando vários negócios.

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