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BPM: Entenda o Que é o Gerenciamento de Processos de Negócio

Grupo de pessoas em ambiente empresarial
Thais Pinho 27 jun 2024

O Gerenciamento de Processos de Negócio, BPM, é uma abordagem sistemática que visa melhorar continuamente os processos empresariais para alcançar objetivos organizacionais específicos. Ele engloba várias etapas do gerenciamento processual de um negócio, desde a identificação até a melhoria contínua dos processos.

Sua aplicação efetiva depende de um estudo minucioso das etapas do fluxo de trabalho. Isso significa que é preciso encontrar e destrinchar as necessidades, modelando os processos para obter resultados ao longo do tempo. 

Além disso, o uso do BPM permite monitorar e controlar o desempenho das atividades, por meio de indicadores (KPIs). Com essas informações, é possível tomar decisões assertivas, realizar uma gestão de risco preventiva, encontrando problemas com maior facilidade e evitando que eles se repitam.

Neste artigo, vamos abordar o conceito e explicar sua relevância para as empresas, além de fornecer um passo a passo para sua implementação.

O que é BPM e para que serve?

BPM é uma sigla que significa Business Process Management, termo que pode ser traduzido como Gerenciamento de Processos de Negócio. Refere-se a uma abordagem de gestão empresarial que visa aprimorar e otimizar os processos de negócios para aumentar sua eficiência de forma contínua.

Essa gestão se dá por meio de quatro etapas principais: modelagem, execução, monitoramento e melhoria. Ainda neste conteúdo, vamos explicar detalhadamente cada uma dessas fases.

O gerenciamento de processos é um conjunto de práticas, ferramentas e técnicas destinadas a identificar, modelar, analisar, medir, melhorar e otimizar processos de negócios. 

Ao contrário de uma metodologia, que geralmente segue um conjunto específico de regras, o BPM é flexível e pode ser adaptado a diferentes necessidades e contextos organizacionais.

Além disso, trata-se de um ciclo contínuo de melhoria. Isso quer dizer que tudo é constantemente revisado e otimizado para responder a mudanças no ambiente de negócios e nas demandas dos clientes. Portanto, não há um caminho linear, com início e fim determinados.

O que um bom sistema de BPM é capaz de oferecer?

Um bom BPM deve ter uma série de recursos, incluindo:

  • Capacidade de integração com outros sistemas; 
  • Métricas de desempenho dos processos; 
  • Suporte eficiente; 
  • Facilidade de uso; 
  • Relatórios e gráficos; 
  • Compatibilidade com a cultura da empresa; 
  • Capacidade para inserção de grande quantidade de dados. 

Também é importante que a ferramenta inclua todos os componentes do BPMS (Business Process Management System), como a possibilidade de importar arquivos de sistemas legados, controle de visibilidade e integração com outros módulos.

>> Gostaria de saber mais sobre BPM? Veja esta explicação de uma das especialistas da Arquivar:

5 vantagens do BPM para o seu negócio

O Gerenciamento de Processos de Negócio é capaz de trazer alguns benefícios para sua empresa. Afinal, seu objetivo é trazer melhorias através de análises e adoção de boas práticas, basicamente.

Veja abaixo as principais vantagens de aderir ao BPM:

1. Aumento na produtividade

O gerenciamento de processos possibilita a identificação e eliminação de gargalos, redundâncias e ineficiências operacionais. Além disso, permite reconhecer oportunidades de automatização de tarefas repetitivas, gerando mais agilidade e produtividade na organização.

Alterar os fluxos de trabalho, personalizá-los e reutilizá-los permite que os processos se tornem mais responsivos, o que dá à organização insights mais profundos sobre os efeitos das modificações e como elas devem ser feitas para obter melhores resultados.

>> Você sabia? Seus processos empresariais podem ser lapidados por meio da virtualização. Aproveite para conhecer mais sobre o assunto e conhecer tecnologias relacionadas a ele!

2. Mais transparência

O BPM promove a transparência ao permitir o monitoramento das métricas de desempenho da empresa em tempo real. Com isso, é possível identificar rapidamente  áreas de melhoria e monitorar o progresso em relação aos objetivos definidos.

Essa visão clara não só aumenta a eficiência da gestão, como também contribui para a comunicação e colaboração entre os departamentos, garantindo que todos entendam seus papéis e responsabilidades.

3. Melhor controle

Com auxílio da tecnologia, é possível acessar relatórios integrados que fornecem feedback claro para medir as ações da empresa. Inclusive, os gestores podem monitorar os processos e tomar decisões informadas com base em dados precisos, agindo a tempo de evitar falhas e eventuais prejuízos.

Isso permite um controle mais rigoroso sobre as operações, garantindo que os processos estejam alinhados com os objetivos estratégicos da empresa e que estejam sendo seguidos corretamente.

4. Redução de custos

Considerando que a otimização do fluxo de trabalho proporcionada pelo BPM elimina ineficiências na empresa, os custos operacionais serão menores, já que processos otimizados consomem menos capital.

Empresário de frente para um computador, mostrando para duas empresárias dados que aparecem na tela.
As etapas do BPM são: modelagem, execução, monitoramento e melhoria. (Foto: Freepik)

Além disso, a automatização e a redução de erros humanos também contribuem para diminuir os custos associados a retrabalho e correção de falhas.

5. Maior segurança

O gerenciamento de processos ajuda a garantir a conformidade em relação à Lei Geral de Proteção de Dados (LGPD) e aumenta a segurança interna da empresa. Ao mapear os processos, é possível identificar oportunidades para incluir a rastreabilidade das atividades, o controle de acessos a informações sensíveis e outras políticas de segurança da informação.

Como implementar o BPM na empresa? Conheça as etapas!

A aplicação do BPM depende de um estudo detalhado dos processos internos de uma companhia. Além de identificar, é necessário documentar quais são esses processos, como eles acontecem e quais resultados eles geram.

No entanto, antes de começar de fato a executar as fases do gerenciamento, é fundamental ter planejamento e definição de objetivos. O BPM começa efetivamente na identificação das necessidades e problemas do negócio, na definição de objetivos mensuráveis para o projeto e no comprometimento das equipes e da direção da empresa.

Dados os passos iniciais, é possível focar em cada uma das etapas do gerenciamento de processos: modelagem, execução, monitoramento e melhoria.

Entenda agora cada uma delas!

Modelagem

Esta primeira fase é essencial para aprimorar os processos de negócios existentes na empresa, identificando possíveis gargalos e oportunidades de melhoria. Na prática, ela acontece por meio de um mapeamento de processos baseado na coleta de informações internas.

Na posse de dados úteis para esta etapa, pode-se realizar a modelagem com o auxílio de ferramentas como BPMN (Business Process Model and Notation) para criar diagramas detalhados dos processos atuais. Isso ajudará a visualizar o fluxo de trabalho e a encontrar gargalos a serem corrigidos.

Essa pesquisa fornecerá informações para uma análise que deve englobar todas as operações e todos os setores da empresa. Desse modo, o intuito é reconhecer oportunidades de melhoria, elaborar novos processos e aplicar simulações antes de prosseguir com o projeto.

Execução

Na fase de execução, o novo modelo processual definido anteriormente é implementado na prática, com os colaboradores da empresa trabalhando de acordo com as orientações atualizadas. É importante garantir que todos os envolvidos estejam cientes das mudanças e treinados para executá-las corretamente, a fim de garantir o êxito do BPM.

É nesta etapa que as mudanças acontecem de forma concreta, porém, dependendo dos resultados obtidos, pode ocorrer mais um redesenho dos processos. É também um momento de maior clareza, com ações orientadas por dados e responsabilidades bem definidas para cada membro das equipes.

Monitoramento

Já durante a fase de monitoramento, são coletados dados sobre o desempenho dos novos processos. Isso permite que a equipe de gerenciamento identifique mais pontos de melhoria através da análise de dados e coleta contínua de feedbacks, e tome medidas corretivas caso necessário.

O monitoramento é crucial para avaliar se os processos atuais estão funcionando conforme o planejado. Nesse sentido, é importante estar preparado para gerenciar novas mudanças e ajustes se houver necessidade.

Melhoria

Por fim, na etapa de otimização, as melhorias identificadas durante o monitoramento são integradas, e o processo é ajustado para que ele se torne ainda mais eficiente. Dessa forma, seguindo o conceito de melhoria contínua, a empresa atinge um nível alto de excelência operacional e se mantém em constante evolução.

Alguns pontos são importantes para garantir o progresso:

  • Estabelecer ciclos regulares de revisão dos processos para garantir que eles permaneçam alinhados com os objetivos da empresa e com as mudanças de mercado;
  • Incentivar os funcionários a sugerirem melhorias e a serem proativos na identificação de ineficiências.

Em suma, todas essas fases permitem obter uma visão abrangente do negócio, possibilitando a compreensão do que funciona e do que pode ser refinado para gerar um avanço. A implementação do gerenciamento de processos é também uma forma de modernizar a empresa e garantir mais qualidade em produtos e serviços.

Diante das vantagens e do passo a passo apresentado, resta conhecer uma solução eficaz para a sua gestão processual. Confira a seguir!

Como a Arquivar pode ajudar a implementar o BPM na sua empresa?

Sabemos que as análises, mapeamentos, monitoramentos e otimizações dependem de tecnologias avançadas para serem efetuadas. Para tudo isso, nós temos a solução ideal! O ArqGED é um software com 7 módulos para atender suas necessidades empresariais em diversas frentes.

A plataforma é customizável, responsiva e possui integração por API, portanto, ela pode ser adaptada à realidade do seu negócio. Para fins específicos de gerenciamento, o módulo ArqFlow é um sistema BPM para empresas com objetivo de automatizar e controlar fluxos de trabalho.

Ele elimina as tarefas manuais que poderiam atrasar os processos, com ferramentas como a assinatura eletrônica e digital nativa. Além disso, fornece relatórios e permite a criação de novos processos, com a possibilidade de personalização para cada setor. O ArqFlow garante, ainda, a segurança dos dados, o controle de usuários e o registro de todas as atividades.

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