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Sistema de Gestão de Documentos para o Agronegócio

Gestão de Documentos no Agronegócio

Em qualquer setor do mercado, a organização e o uso de um sistema de gestão de documentos é essencial para manter a operação em bom funcionamento. Quando falamos de agronegócio, estamos lidando com uma quantidade imensa de informações que devem ser gerenciadas de forma eficiente. 

Somente assim, é possível garantir a transparência, o sucesso dos processos e a qualidade dos produtos que chegam à mesa do consumidor.

Este departamento, muitas vezes, lida com operações complexas que envolvem diversos componentes. Documentos de terras e propriedades, contratos de vendas e compras, relatórios de produção, registros de manutenção e inspeção são apenas alguns exemplos.

Portanto, a gestão eficiente de documentos pode trazer uma série de benefícios para o agronegócio, incluindo economia de tempo, redução de erros e maior eficiência operacional.

Neste artigo, vamos explorar a importância da gestão documental no agronegócio e quais são os benefícios de um sistema eficiente. Para saber mais sobre o assunto, continue a leitura!

O que é um sistema de gestão de documentos? 

Antes de tudo, saiba que um sistema de gestão de documentos é uma solução digital que serve para otimizar o manuseio dos arquivos em todo o seu ciclo de vida. O software possibilita a criação, o armazenamento, a organização, o gerenciamento e a recuperação de informações.

Esses sistemas são vitais para muitas organizações, pois permitem um acesso rápido e fácil às documentações, melhorando a eficiência operacional de negócios. Eles também ajudam a garantir a conformidade com as leis e regulamentos ao manter um registro de todas as ações tomadas em relação a um documento específico. 

Em resumo, um sistema de gerenciamento de documentos é uma ferramenta que pode transformar o modo como uma organização lida com suas informações e processos.

Como fazer a gestão de documentos no agronegócio? 

Conforme citamos acima, a gestão documental é um elemento indispensável para qualquer setor, incluindo o agronegócio. Nesta área, aliás, a a tramitação e armazenamento de documentos são pontos importantíssimos em termos de segurança na cadeia produtiva, transparência, qualidade de insumos e produtos finais, entre outros fatores. 

A seguir, selecionamos algumas etapas que você pode seguir para implementar um sistema de gestão documental eficaz. Confira!

1. Identifique os tipos de documentos

Comece identificando os tipos de documentos que sua organização produz. No agronegócio, toda a cadeia produtiva envolve documentações, como contratos, faturas, registros e notas fiscais.

Dois empresários do agronegócio consultando dados em um notebook. Máquinas agrícolas ao fundo
Como fazer a gestão de documentos no agronegócio? (Foto: Freepik)

Além deles, há outros tipos que devem ser emitidos e armazenados, como os exemplos abaixo, que dizem respeito à gestão de documentos para exportação:

  • Certificado de origem;
  • Fatura comercial;
  • Certificado de seguro de transporte;
  • Conhecimento de embarque;
  • E outros.

Mesmo os negócios mais simples precisam de dedicação quanto à gestão documental. No caso daqueles que atuam com agricultura familiar, é necessário ter o Documento de Aptidão ao PRONAF (DAP). Ele identifica agricultores familiares aptos a receberem financiamento através Programa Nacional de Fortalecimento da Agricultura Familiar.

Outro exemplo é o Guia de Trânsito Animal (GTA), necessário para o transporte de animais entre diferentes localidades, garantindo que os padrões sanitários sejam atendidos adequadamente. Também é importante ter uma ficha de controle de equipamento de proteção individual, a fim de garantir e comprovar o uso de EPIs durante o trabalho.

2. Defina um processo padrão para a criação e organização de documentos

Todas as empresas devem ter um processo padronizado em relação à documentação, de modo que não haja nenhuma divergência em termos de criação e guarda de documentos. Inclusive, os procedimentos adotados devem ser seguidos por todos os funcionários para garantir a consistência.

Isso inclui várias etapas, como a criação, revisão, aprovação e distribuição de documentos. Nesse sentido, é necessário definir colaboradores responsáveis pela emissão de documentos e garantir o acesso àqueles que precisam de determinado arquivo para exercer sua função.

Também é importante estabelecer os modos de armazenamento. Existem várias formas de ordenar os arquivos, entre elas a ordem alfabética e a ordem cronológica. Com isso, é necessário nomear os arquivos de modo que sua localização seja fácil.

Esse tipo de organização é fundamental para que as informações sejam categorizadas, mantidas em segurança e que não haja perdas e extravios.

3. Estabeleça um sistema de gestão de documentos

Após a criação dos documentos, eles precisam ser armazenados de maneira segura. O sistema de armazenamento e gerenciamento deve ser acessível e fácil de usar, além de possuir recursos que garantam a conformidade com as leis e a proteção das informações.

Com um software completo, é possível otimizar o gerenciamento de informações e processos no seu negócio.

Benefícios de um Sistema de Gestão de Documentos no Agronegócio 

Um bom sistema de controle de documentos é capaz de transformar a realidade de uma organização. Algumas das vantagens que o agronegócio pode ter com a gestão documental eficiente são:

Mão de um homem segurando um tablet em meio a um matagal
Conheça os benefícios de um Sistema de Gestão de Documentos no Agronegócio. (Foto: Freepik)
  • Aumento da eficiência operacional: com um sistema adequado de gerenciamento, as empresas podem economizar tempo ao acessar informações necessárias rapidamente, pois elas estarão centralizadas. Assim, as operações são concluídas com mais agilidade e precisão;
  • Garantia de conformidade regulatória: a indústria do agronegócio é altamente regulada. Portanto, manter um registro adequado de documentos é crucial para garantir conformidade com as leis e evitar penalidades;
  • Redução de custos: a digitalização de documentos pode reduzir os custos associados à impressão de papéis e ao armazenamento físico de arquivos. Como resultado, o negócio ainda promove mais sustentabilidade;
  • Aprimoramento da segurança: os documentos digitalizados e armazenados em um sistema virtual são mais seguros do que os físicos. Isso porque podem ser protegidos com senhas, criptografia, permissões para acessos e outros controles de segurança;
  • Rastreabilidade de processos e evidências: é essencial armazenar informações sobre onde um produto foi cultivado, quais insumos foram usados em sua produção e como ele foi processado e distribuído. Com um software de gestão documental, todas essas informações podem ser facilmente acessadas e monitoradas.

Ao considerar todas essas vantagens, fica claro que um bom sistema de gestão de documentos pode trazer melhorias significativas para o agronegócio.

Leve a Arquivar para o seu negócio

Registros de plantio, recibos de compra de insumos, relatórios de inspeção, faturas de despacho, comprovantes de entrega… tudo isso é importante para o agronegócio e, estando tudo em ordem, o consumidor pode ter confiança no produto.

Apesar do grande volume de arquivos, o gerenciamento não precisa ser uma dor de cabeça para o setor. Se seu negócio conta com um sistema de gestão de documentos completo e eficaz, como a ArqGED, nosso software de gerenciamento eletrônico de documentos, essa tarefa será mais simples do que você imagina.

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