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Principais documentos logísticos e como fazer uma gestão eficiente deles

homem no estoque, documentos logísticos

Inúmeros departamentos são essenciais e compõem uma empresa para que tudo funcione corretamente, como o setor Logístico. Você já parou para pensar em como estruturar documentos logísticos

Saiba que a gestão negligente desses arquivos pode resultar em atrasos nas entregas, complicações nas tarefas e até prejuízo aos resultados. Por isso, no artigo a seguir, você entenderá quais são as melhores práticas para um gerenciamento de documentos eficiente e poderá evitar problemas.

Antes, confira as vantagens da gestão de documentos para a sua empresa:

Vantagens da gestão documental e assinatura eletrônica

Sua empresa ainda não investe em gestão digital para documentos logísticos? Entenda as vantagens dessas tecnologias.

Maior agilidade e eficiência

A gestão documental e a assinatura eletrônica possibilitam o processamento e a liberação rápida e eficiente dos documentos, evitando atrasos desnecessários. Além disso, as operações são executadas com maior agilidade, o que resulta em maior produtividade.

Redução de custos e sustentabilidade

A assinatura eletrônica elimina a necessidade de novas impressões e reduz os gastos com armazenamento físico.

Consequentemente, como resultado, há uma diminuição nos gastos relacionados a papel, tinta e espaço físico. Assim, essa prática beneficia o meio ambiente e também contribui para a redução dos custos operacionais.

Segurança e integridade dos documentos

A assinatura eletrônica garante a autenticidade e integridade dos documentos, protegendo contra fraudes e falsificações. Além disso, são fornecidas trilhas de auditoria que permitem rastrear as alterações realizadas, proporcionando segurança aos seus documentos.

Acesso remoto e colaboração facilitada

Com a gestão documental eletrônica, os documentos podem ser acessados de qualquer lugar e a qualquer momento, permitindo uma colaboração mais eficiente entre equipes e parceiros de negócios.

Por consequência, isso resulta em melhorias na comunicação interna e externa, agilizando processos e promovendo maior sinergia.

Conformidade legal e regulatória

A validade jurídica dos documentos é garantida pela utilização da assinatura eletrônica conforme as leis e regulamentações aplicáveis.

Ao adotar uma gestão documental eficiente, é possível simplificar processos burocráticos, reduzir riscos legais e garantir a conformidade com as regulamentações vigentes.

Automatização de fluxos de trabalho

Por fim, o gerenciamento de documentos e a assinatura eletrônica automatizam processos e fluxos de trabalho, eliminando tarefas manuais e repetitivas. Isso resulta na otimização da produtividade, na redução de erros e na liberação de tempo para atividades mais estratégicas.

Ao adotar a gestão documental e assinatura eletrônica para documentos logísticos, sua empresa poderá desfrutar dessas vantagens, aumentando a eficiência, segurança e colaboração, enquanto reduz custos e cumpre as exigências legais.

 

 

6 principais documentos logísticos

Primeiramente, antes de falarmos das melhores soluções para gestão de documentos logísticos, conheça aqueles que mais importam para esse departamento. Aliás, vale destacar que alguns são indispensáveis e precisam ser arquivados por alguns anos.  

1. Nota fiscal eletrônica 

Quando se fala em logística, não se pode negligenciar a importância essencial das notas fiscais. Além disso, as empresas que lidam com mercadorias sujeitas à cobrança do Imposto sobre Circulação de Mercadorias e Serviços (ICMS) têm a obrigação de emitir a Nota Fiscal Eletrônica (NF-e).

Porém, é fundamental destacar que o remetente da carga sempre é responsável pela emissão do documento logístico, a nota fiscal. Adicionalmente, é necessário arquivá-la por um período de 5 anos, conforme estipulado no Artigo 173 da Lei 5.172 do Código Tributário Nacional.

2. Documento auxiliar da Nota Fiscal Eletrônica 

O principal objetivo do DANFE (Documento Auxiliar da Nota Fiscal Eletrônica) é facilitar o acesso às informações da nota fiscal. Assim, por meio da DANFE, é possível reunir todos os dados importantes de forma mais simples.

Aliás, é importante ressaltar que, embora a DANFE seja indispensável para a circulação de mercadorias, ela não substitui a Nota Fiscal, sendo apenas uma versão simplificada dela.

3. Conhecimento de Transporte Eletrônico 

Conhecido como CT-e, esse documento é emitido por empresas que prestam serviço de transporte de carga. Isso serve para qualquer modalidade de transportem tais como rodoviário, aéreo, ferroviário, aquaviário e dutoviário. 

4. Documento Auxiliar Conhecimento de Transporte Eletrônico 

Além da versão eletrônica, há também a opção da versão física do CT-e, conhecida como Documento Auxiliar do Conhecimento de Transporte Eletrônico (DACTE). O DACTE desempenha um papel semelhante ao da DANFE, proporcionando maior agilidade no acesso às informações, porém, sem substituir o documento original.

5. Manifesto Eletrônico de Documentos Fiscais 

O Manifesto Eletrônico de Documentos Fiscais (MDF-e) é um documento eletrônico com a finalidade de identificar documentos fiscais por lotes, em vez de forma individual.

É importante ressaltar que o MDF-e tem validade em todo o território nacional e deve ser emitido após a emissão do CT-e (Conhecimento de Transporte Eletrônico). Além da versão eletrônica, também existe a opção da versão impressa, conhecida como Documento Auxiliar do Manifesto Eletrônico de Documentos Fiscais (DAMDFE).

6. Recibo de Pagamento de Autônomo 

Ao contratar um serviço autônomo, é necessário emitir um Recibo de Pagamento de Autônomo (RPA). Além disso, é importante incluir os dados do tomador de serviços e uma breve descrição do tipo de serviço contratado. Na área da logística, esse documento também pode ser denominado Recibo de Frete ou Recibo de Pagamento a Contribuinte Individual do INSS.

Quais documentos logísticos podem ser assinados digitalmente? 

Entre os documentos mencionados anteriormente, como o CT-e, o Documento Auxiliar Conhecimento de Transporte Eletrônico, o Manifesto Eletrônico e o Recibo de Pagamento, é possível aplicar assinaturas eletrônicas ou digitais.

Mulher em ambiente de estoque de produtos, vestindo equipamentos de EPI e segurando tablet.
A gestão de documentos logísticos através do digital otimiza processos. (Imagem: Freepik)

Existem três padrões diferentes de assinatura digital: CAdES, XAdES e PAdES. Cada um desses padrões oferece diferentes funcionalidades e níveis de segurança para garantir a autenticidade e integridade dos documentos eletrônicos.

1. CAdES: 

O CMS Advanced Electronic Signature (Assinatura Eletrônica Avançada do CMS) é utilizado para a Assinatura Eletrônica Avançada (ASN). Esse tipo de assinatura é indicado para documentos binários, sendo recomendado para a assinatura geral de um documento.

Portanto, com o uso dessa assinatura, é possível validar um documento por um longo período, garantindo sua autenticidade e integridade ao longo do tempo.

2. XAdES: 

XML Advanced Electronic Signature é o padrão usado em documentos em formato XML Diferentemente do CAdES ele permite a assinatura parcial de documentos.  

3. PAdES: 

O PAdES é para PDF Advanced Electronic Signature. Assim, com esse padrão você pode ter uma visualização do documento e da assinatura. É a melhor escolha se a sua empresa costuma PDF para a confecção de documentos. 

Como implantar assinatura eletrônica em sua empresa? 

Ao implantar a assinatura eletrônica na empresa, deve-se fazer uma boa apresentação da solução. É natural que haja alguma resistência inicial por parte dos fornecedores e parceiros, pois muitos ainda desconhecem essa possibilidade.

No entanto, ao assinar contratos à distância, garante-se a segurança, mantém-se a validade do documento e facilita-se muito os processos para todas as partes. Portanto, após o período inicial de estranhamento, todas as pessoas tendem a aprovar o uso.

O ganho em tempo e agilidade é exponencial. A duração de processos que costumavam levar dias ou até meses para serem concluídos é reduzida para uma semana ou menos.

É importante ressaltar que isso pode variar de acordo com a demanda, porém, a rapidez na conclusão de algumas assinaturas se torna evidente logo nos primeiros dias de uso.

Armazenamento e cuidados com documentos logísticos

Manter um bom armazenamento de todos os documentos logísticos mencionados anteriormente é fundamental. No entanto, devido ao grande volume de documentos que se acumula em pouco tempo, essa tarefa pode se tornar complexa.

Portanto, é necessário criar um sistema de gestão eficiente que garanta o arquivamento adequado pelo tempo correto. No caso dos documentos logísticos, o ideal é arquivá-los por pelo menos 5 anos a partir da data de emissão.

Conheça a ArqSign: a solução de assinaturas da Arquivar 

A Arquivar trabalha com diferentes soluções para digitalização de documentos, guarda e gestão documental. Neste sentido oferecemos a ArqSign, uma plataforma desenvolvida especialmente para auxiliar no processo de migração da assinatura manual para digital.  

Asim, com ela, é possível garantir a validade e segurança de todos os documentos. Além disso, é um software 100% brasileiro, sem riscos de incompatibilidade fiscal e legal para as normas do país.  

Acesse o site e saiba mais sobre a ArqSign e todas as soluções propostas pela Arquivar para gerir corretamente os documentos logísticos e toda a papelada de sua empresa.

 

 

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