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Gestão de documentos nas indústrias: como superar os desafios?

Imagem com título: Gestão de documentos nas indústrias: como superar os desafios? E homem (profissional de Indústria) com tablet na mão e capacete amarelo.

Automação, inteligência artificial e conectividade global são alguns dos exemplos de transformação digital, na prática, e eles estão por todas as partes, incluindo o ramo industrial. No coração dessa revolução, a gestão de documentos nas indústrias emergiu como um dos pilares para o seu funcionamento eficiente.

Em um contexto em que a informação é um ativo valioso e a agilidade é essencial para a competitividade, surgem os desafios referentes à organização, armazenamento, acesso e segurança de arquivos. 

Aliás, a gestão documental não se resume apenas em guardar pilhas de papel ou em criar pastas digitais. Ela representa, na verdade, um elemento fundamental para a tomada de decisões estratégicas, a conformidade regulatória e a eficiência operacional nas fábricas.

Vamos nos aprofundar neste assunto? Leia o artigo e saiba mais sobre gestão de documento industrial!

O que é e quais são as vantagens da gestão de documentos digitais?

Atualmente, digitalizar documentos é uma operação que gera, entre tantos benefícios, praticidade e adequação à era moderna. Nesta realidade, em que quase tudo pode ser feito por um dispositivo eletrônico, gerenciar arquivos digitais se torna uma tarefa de suma importância. Mas o que isso significa?

A gestão de documentos digitais refere-se ao processo de gerenciar, organizar, armazenar, recuperar e proteger informações em formato digital numa organização. Isso inclui documentos de texto, imagens, vídeos, planilhas e outros tipos de arquivos essenciais para as operações de negócios.

A prática envolve o uso de tecnologias e técnicas específicas para facilitar o acesso aos documentos, de forma ágil e segura, promovendo a eficiência operacional e a colaboração. Os arquivos digitais permanecem em um sistema online e podem ser visualizados, editados, compartilhados e até mesmo assinados no ambiente virtual.

Dessa forma, a gestão de documentos digitais oferece as seguintes vantagens para o seu negócio.

Da economia de espaço à sustentabilidade ambiental:

  • Economia de espaço em escritórios, armazéns e salas de arquivo, já que se elimina a necessidade de armazenamento físico;
  • Acesso rápido e eficiente através de sistemas de busca, reduzindo o tempo gasto na procura por documentos específicos;
  • Segurança da informação, com ferramentas avançadas de proteção, incluindo criptografia e controle de acesso personalizado;
  • Preservação de documentos armazenados em locais seguros;
  •  Recuperação de arquivos através de sistemas de backup que possibilitam a restauração em caso de perda ou dano;
  • Conformidade regulatória e auditoria, devido à guarda adequada dos registros necessários;
  • Sustentabilidade ambiental em decorrência da redução de documentos físicos, reduzindo o uso de papel na empresa.

Nota-se que a gestão documental vai além da transição de arquivos físicos para eletrônicos. Ela otimiza processos, melhora a segurança e ajuda as organizações a se adaptarem a um ambiente de negócios cada vez mais digitalizado e orientado por dados.

Se você ainda tem dúvidas sobre a gestão eletrônica de documentos, assista ao vídeo com uma de nossas especialistas e aprenda!

Mas, afinal, como a gestão de documentos nas indústrias pode ajudar a otimizar a rotina? Entenda a seguir!

Os principais desafios da gestão de documentos nas indústrias

Dada a complexidade da estrutura de empresas industriais, otimizar processos é mais que uma opção, é uma necessidade. Afinal, uma fábrica pode ter o porte necessário para executar todas as operações de forma centralizada, mas, se não for, deverá terceirizar alguns serviços.

Braço robótico em plena ação, saindo faíscas. Ao fundo, homem e mulher engenheiros conversam sobre gestão de documentos nas indústrias e observam a operação
Saiba como superar os desafios da gestão de documentos nas indústrias! (Foto: Freepik)

Em qualquer um desses casos, é significativo o volume de informações geradas por:

  • Contratos de colaboradores ou terceiros;
  • Notas fiscais de fornecedores;
  • Controle do uso de EPIs pelos funcionários;
  • Compra de insumos;
  • Venda de produtos;
  • Testes de qualidade;
  • Relatórios técnicos;
  •  Entre muitos outros. 

Assim começam a surgir desafios na gestão de documentos nas indústrias, principalmente quando não há uma equipe para tratar desta questão.

O desafio da eficiência operacional

Em um ambiente industrial, a eficiência operacional é sinônimo de lucratividade. No entanto, a gestão ineficaz de documentos pode levar a atrasos nos processos, retrabalho, perda de dados e, em última análise, à diminuição da produtividade.

Imagine uma linha de produção parada devido à dificuldade de encontrar um manual técnico importante, ou uma auditoria fracassada devido à falta de documentos necessários. Estes são cenários comuns enfrentados pelas fábricas quando a gestão documental não é tratada com a devida importância.

Os desafios de segurança e conformidade

Além da eficiência, a segurança e a conformidade são questões críticas nas indústrias. Com o aumento das regulamentações governamentais e das normas de segurança de dados, como a LGPD, as empresas enfrentam o desafio constante de garantir que seus documentos estejam protegidos contra acessos não autorizados e manipulações indevidas. 

A não conformidade pode resultar em multas substanciais e danos à reputação, colocando em risco a continuidade dos negócios.

O desafio de transformar a cultura organizacional

Inserir novas práticas na empresa não é uma tarefa fácil, no entanto, é necessária para que o negócio possa avançar e aderir ao mundo digital. Diante de uma possível resistência à mudança ou eventual dificuldade de compreensão das novas operações, é fundamental investir em capacitação para os colaboradores.

Os funcionários devem ser comunicados sobre a implementação das novas ferramentas e treinados para que possam manipulá-las corretamente.

A necessidade de inovação tecnológica

Diante desses desafios, há uma busca por soluções inovadoras para a gestão de documentos nas indústrias. A implementação de sistemas de gerenciamento eletrônico de documentos (GED), inteligência artificial e automação está se tornando cada vez mais comum.

Dois homens engenheiros em ambiente industrial conversam e analisam informações no notebook representando gestão de documentos nas indústrias
Saiba como superar os desafios da gestão de documentos nas indústrias! (Foto: Freepik)

Essas tecnologias não apenas facilitam a organização e o acesso aos arquivos, mas também oferecem níveis avançados de segurança e rastreabilidade. Por essa razão, vale apostar em um sistema integrado de gestão documental, como o ArqGED.

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