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ERP e BPM: Qual a diferença e como funciona a integração?

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Como funciona um ERP?

O ERP, ou Sistema de Gestão Empresarial, é uma ferramenta que tem como objetivo centralizar e integrar as informações de todas as áreas de uma empresa.  

Isso porque, geralmente, diferentes departamentos possuem suas próprias ferramentas de gestão e bancos de dados, o que contribui para uma possível desorganização, gerando conflitos nos fluxos de trabalho.  

O motivo principal é a falta de integração e comunicação falha, ruidosa ou incompleta, entre os diferentes sistemas e seus usuários. 

Sendo assim, ao utilizar um ERP, é possível alinhar essa comunicação entre as áreas, mesclando fluxos através dos módulos da ferramenta, melhorando a eficiência das operações em todas as áreas. Afinal, todos terão acesso às mesmas informações. 

Com o acesso ao sistema centralizado proporcionado pelo ERP, os usuários podem tomar decisões mais assertivas e executar tarefas rotineiras com mais autonomia, agilidade e eficácia. 

Afinal, se trata de uma solução integrada para a gestão de diversos processos, como finanças, recursos humanos, estoque, vendas, compras, produção, dentre outros.  

Como funciona o BPM?

BPM (Business Process Management), em português Gerenciamento de Processos de Negócios, é um conjunto de metodologias, ferramentas e tecnologias utilizadas para gerenciar e otimizar os processos de negócios dentro de uma organização.

Assim, o BPM envolve o mapeamento, análise, monitoramento e melhoria contínua dos processos de negócios.

O objetivo é melhorar a eficiência, eficácia e agilidade das operações da empresa, aumentando a qualidade dos produtos e serviços, reduzindo custos, aumentando a produtividade e satisfazendo as necessidades dos clientes.

Com isso, as empresas podem atender melhor às necessidades dos clientes, aumentar a produtividade e reduzir os custos.

BPM e ERP: Qual a diferença? 

BPM (Business Process Management) e ERP (Enterprise Resource Planning) são ferramentas que possuem conceitos relacionados, mas distintos, que se referem à gestão de negócios nas empresas.  

Nesse sentido o BPM tem um enfoque centrado nos processos organizacionais, enquanto o ERP é uma ferramenta para integrar e armazenar dados de diferentes áreas em um único sistema. 

Para que fique mais fácil compreender, vamos explicar melhor como cada ferramenta funciona. O BPM se refere à uma abordagem sistemática para analisar, modelar, otimizar e gerenciar processos de negócio.  

Dessa forma, o BPM se concentra em como os processos são projetados, executados, monitorados e aprimorados ao longo do tempo para atingir os objetivos estratégicos da empresa.  

Já o ERP é um sistema integrado de software que gerencia áreas empresariais, como finanças, contabilidade, compras, vendas, gestão de estoque, recursos humanos e outras operações de negócio.  

Um sistema ERP é projetado para integrar e automatizar os processos da empresa, proporcionando uma visão abrangente e em tempo real das operações.

Otimizando fluxos de trabalho e integrando setores 

A otimização de processos é essencial para garantir que uma empresa funcione de forma rentável.  

Muitas empresas tentam virtualizar seus processos simplesmente contratando softwares para transformá-los, mas frequentemente descobrem que a ineficiência está no processo em si, e não na falta de digitalização. 

Sendo assim, antes mesmo de definir qual será a forma mais eficiente de digitalizar os processos, é ideal que haja uma organização sistematizada dos setores e suas respectivas atividades. 

O ArqFlow, por exemplo, é um módulo do software de gestão eletrônica de documentos do ArqGED, desenvolvido pela Arquivar. Ele possibilita o controle e automação de fluxos de trabalho o que pode ajudar as empresas a criar processos mais eficientes e otimizados. Ao utilizar a ferramenta, é possível acompanhar a execução das tarefas em tempo real tornando mais fácil gerir e acompanhar as atividades.   

Benefícios que sua empresa terá ao integrar um software BPM em seu ERP

Embora as ferramentas possam ser utilizadas separadamente, quando atuam de forma conjunta certamente podem potencializar a performance das entregas e rotinas dos departamentos.  

Isso porque, o BMP permite uma visão detalhada e um aprimoramento contínuo dos processos de negócio, o que garante mais eficiência e produtividade.  

Enquanto a visão abrangente do ERP oferece uma integração de diversas áreas da empresa, resultando em maior eficácia e controle operacional. 

Além disso, o ERP centraliza os dados de negócio em um único sistema, o que facilita muito  o acesso às informações e melhora a tomada de decisões. Já o BMP pode ser integrado facilmente a esse sistema unificado, permitindo uma visão holística das operações do negócio.

 A integração de um software BPM em um sistema ERP pode trazer vários benefícios para uma empresa, como:

1. Automação de processos

O software BPM permite a automação de processos de negócios, eliminando tarefas manuais e reduzindo a possibilidade de erros, o que aumenta a eficiência da empresa.

2. Melhoria na visibilidade e controle

A integração de um software BPM em um sistema ERP permite que a empresa tenha uma visão mais clara de seus processos de negócios, possibilitando um melhor controle sobre os mesmos.

3. Redução de custos

A automação de processos e a melhoria na visibilidade e controle podem reduzir os custos operacionais da empresa.

4. Melhoria na tomada de decisão

Com a visibilidade mais clara dos processos de negócios e os dados gerados pela automação, a empresa pode tomar decisões mais informadas e embasadas.

5. Agilidade na adaptação a mudanças

A integração de um software BPM em um sistema ERP permite que a empresa adapte seus processos de negócios mais rapidamente em resposta às mudanças no mercado ou nas condições internas.

6. Melhoria na colaboração

O software BPM pode ajudar a melhorar a colaboração entre os membros da equipe, permitindo que eles trabalhem juntos em processos de negócios compartilhados.

No geral, a integração de um software BPM em um sistema ERP pode ajudar a empresa a otimizar seus processos de negócios e melhorar sua eficiência e eficácia, o que é uma vantagem grande competitiva.

Tipos de negócios que podem se beneficiar com um ERP integrado à um BPM

Diversos tipos de negócios podem se beneficiar de um ERP para melhorar a gestão interna. Mas, é necessário avaliar as necessidades específicas de cada empresa e verificar qual tipo de ERP é o mais adequado para ela, assim como quais ferramentas de BPM podem ser integradas e agregar ainda mais serviços ao ERP. 

Confira abaixo, alguns tipos de negócios que podem aproveitar significativamente os benefício da implementação dessa ferramenta: 

  • Imobiliárias 
  • E-commerce 
  • Distribuidoras 
  • Indústrias 
  • Escritórios 
  • Consultórios 
  • Clínicas médicas e odontológicas 
  • Transportadoras 
  • Concessionárias 

Além dos negócios mencionados acima, empresas de diversos outros segmentos também podem obter vantagens significativas ao implementar uma ferramenta de gestão integrada.

Como a Arquivar pode te ajudar neste processo? 

Arquivar trabalha com soluções de gestão documental e otimizações de processos. Temos o ArqGED, sistema próprio, 100% desenvolvido por nossa equipe e com suporte humanizado. 

Além disso, o software é um BPM, responsivo, totalmente adequado à Lei Geral de Proteção de Dados e o melhor, possui integração via API com os sistemas de ERP já utilizados por sua empresa. 

Aqui estão algumas melhorias que serão alcançadas com o ArqGED integrado ao seu ERP:

1. Centralização de dados  

Com um sistema integrado, todas as informações importantes da empresa são armazenadas em um único lugar, tornando mais fácil para os administradores gerenciar e controlar o acesso a esses dados. 

2. Controle de acesso  

O ArqGED tem recursos que possibilitam definir quem pode e quais dados e funcionalidades acessar dentro do sistema. Isso ajuda a evitar que informações confidenciais sejam acessadas por pessoas não autorizadas. Colocando todos os dados em conformidade com a Lei Geral de Proteção de Dados (LGPD).

3. Backup e recuperação de dados  

A ferramenta pode fazer backups regulares dos dados armazenados, protegendo contra perdas em caso de falha do sistema. Além disso, o ArqGED tem a função de recuperação de informações possibilitando aos usuários recuperar dados perdidos ou excluídos acidentalmente. 

4. Criptografia de dados  

 A criptografia de dados é uma técnica que transforma informações em um formato ilegível para qualquer pessoa que não tenha a chave de decodificação. É uma tecnologia segura que protege documentos, dados e informações de forma muito eficaz. 

5. Automação de segurança  

A ferramenta pode incluir recursos de segurança automatizados, como firewalls, detecção de intrusão e prevenção de malware, que monitoram e protegem a rede e os dados da empresa. 

Por outro lado, não ter um sistema integrado pode aumentar os riscos de segurança da informação em uma empresa. Isso porque, os dados da empresa podem estar espalhados em vários sistemas e plataformas diferentes tornando as informações mais vulneráveis à ataques e ameaças cibernéticas.  

Além disso, a falta de um sistema integrado pode levar à desencontros de informações e erros humanos, tornando mais difícil para a equipe garantir a segurança sistêmica. 

Se interessou em ter todos esses benefícios agregados ao ERP de sua empresa? Entre em contato com um de nossos especialistas.

 

 

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