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Documentos sigilosos: 5 tipos e cuidados para empresas

Documentos sigilosos

Algumas documentações mantidas pelas empresas contêm informações que devem ser mantidas em segredo, por exemplo, planos estratégicos, informações financeiras, dados bancários e muitas outras informações. Esses documentos sigilosos precisam ser armazenados com toda a segurança possível, afinal, a divulgação não autorizada dos dados neles contidos pode ter consequências graves.

Uma organização que lida com documentos confidenciais, se não tiver o devido cuidado, pode prejudicar a privacidade dos titulares daqueles dados, indo contra os princípios da LGPD. De igual maneira, o vazamento de informações é capaz de impactar a competitividade com outras empresas.

Esses são apenas alguns exemplos que demonstram a extrema importância de armazenar adequadamente todos os documentos, sobretudo os sigilosos. Aliás, conheça quais são os riscos do armazenamento local de documentos e, em seguida, continue a leitura do artigo!

Assista ao vídeo e descubra quais são os perigos do armazenamento local de arquivos:

O que é um documento sigiloso?

Documentos sigilosos são aqueles que contêm informações que só podem ser acessadas por pessoas autorizadas e devem ser mantidos sob medidas de segurança. Antes de prosseguir, você precisa entender que existem diferentes categorias de documentos: sigilosos, restritos e ostensivos.

Os dois primeiros, sigilosos e restritos, até parecem significar o mesmo, porém, são distintos. Documentos restritos, no contexto de uma empresa, são os que podem ser acessados pelos colaboradores, mas não podem ir a público.

Os sigilosos, por sua vez, guardam informações que não podem chegar ao conhecimento público, além de que o acesso é limitado a um pequeno número de pessoas. Geralmente, as pessoas autorizadas são membros de uma equipe que trabalha diretamente com os dados contidos nesses documentos.

Já os documentos ostensivos são os que podem ser compartilhados publicamente, por não conterem informações confidenciais ou que prejudiquem a empresa de alguma maneira. Dito em outras palavras, para simplificar o entendimento do que são documentos ostensivos e documentos sigilosos, basta pensar que são conceitos opostos.

Entenda, agora, porque o armazenamento local não é a melhor opção para guardar dados confidenciais.

Por que não armazenar localmente um documento confidencial?

Primeiramente, entenda que o uso de servidores específicos para a guarda de documentos é melhor do que armazenamento local. Diferentemente dos computadores comuns, esses servidores possuem uma capacidade de processamento diferenciada, voltada exclusivamente para a necessidade de guardar documentos.

Braço de homem vestindo roupa formal usando um notebook. Ao seu lado, óculos e uma agenda aberta.
Por que não armazenar localmente um documento confidencial? (Foto: Freepik)

No entanto, é habitual que as empresas utilizem os próprios computadores para armazenar os arquivos localmente. Como consequência, há riscos envolvendo a perda de dados por roubo ou falhas no dispositivo, por exemplo.

Os documentos sigilosos, portanto, ficam em perigo quando a companhia faz o armazenamento local inadequadamente, isto é, sem realizar backups ou contratar uma empresa especializada em gestão de arquivos.

Como são classificados os documentos sigilosos de acordo com a lei?

Afinal, quais são os tipos de documentos sigilosos? Conforme a Lei n.º 12.527/2011 (Lei de Acesso à Informação — LAI), os cidadãos têm direito a acessar informações públicas, exceto:

  • Informações pessoais;
  • Informações restritas protegidas por outras leis;
  • Informações sigilosas.

Assim, a legislação define como documentos sigilosos os que contêm informações capazes de colocar em risco a segurança da sociedade ou do Estado. Dessa maneira, a LAI classifica as informações sigilosas conforme o nível de sensibilidade dos dados: ultrassecretas, secretas e reservadas.

Um dos princípios da norma é a abrangência. Portanto, a lei se aplica a todos os órgãos dos poderes Executivo, Legislativo e Judiciário, além de entidades públicas e privadas que recebem recursos públicos.

Falando nisso, você sabe verificar se um documento possui validade jurídica? Assista ao vídeo e entenda!

5 tipos de informações e documentos confidenciais

Os documentos sigilosos podem conter uma variedade de informações, por exemplo, segredos comerciais, projetos de pesquisa e desenvolvimento, informações pessoais identificáveis, segredos militares, inteligência governamental, entre outros.

Nesse sentido, estes são os principais tipos de documentos confidenciais armazenados em uma empresa:

1. Dados dos clientes

As empresas costumam obter informações dos clientes via cadastros. Em geral, são informações que permitem a identificação da pessoa, tais como nome, endereço residencial, telefone, e-mail, CPF etc.

Nesse caso, a Lei Geral de Proteção de Dados (LGPD) atua para as organizações manterem a privacidade dos clientes.

2. Dados dos colaboradores

O setor de Recursos Humanos tem a responsabilidade de manusear documentos sigilosos que incluem informações sobre os colaboradores. Temos como exemplo: currículos, contratos de trabalho, registros de desempenho, informações de remuneração, detalhes de seguro e informações de saúde.

Com dados pessoais e profissionais dos funcionários, esses documentos são protegidos para preservar a privacidade dos colaboradores, além de garantir a conformidade com as leis trabalhistas e evitar o acesso não autorizado às informações.

3. Dados bancários

São documentos que contêm informações financeiras sensíveis, por exemplo, números de contas bancárias, números de cartões de crédito, histórico de transações e outras informações relacionadas às finanças dos clientes ou da própria empresa.

Esses documentos são protegidos para evitar fraudes, roubo de identidade e acesso não autorizado às contas financeiras.

4. Contratos

Os contratos podem conter informações sensíveis, como cláusulas de confidencialidade, preços, termos de pagamento e outras informações comerciais estratégicas. Logo, a proteção desses documentos é importante para garantir o cumprimento dos acordos, evitar a divulgação não autorizada de informações estratégicas e proteger os interesses comerciais da empresa.

5. Declarações fiscais

Por fim, as declarações fiscais são documentos que registram as informações financeiras e tributárias da empresa, como declarações de imposto de renda, demonstrações financeiras, balanços patrimoniais e informações contábeis confidenciais.

Esses documentos sigilosos são protegidos para garantir a conformidade fiscal, evitar a evasão fiscal e manter a confidencialidade das informações financeiras da empresa.

4 cuidados com documentos sigilosos

Ao longo deste texto, foi possível notar a importância de adotar medidas para armazenar corretamente os documentos sigilosos. Com as dicas a seguir, sua empresa pode proteger informações confidenciais, cumprir as exigências legais e, inclusive, otimizar a gestão documental.

Documento físico em evidência é passado de mão em mão por pessoas em escritório.
Atente-se aos cuidados com os documentos na sua empresa (Foto: Freepik)

Confira!

1. Atente-se ao tempo de guarda documental

Cada tipo de documento possui em tempo de guarda específico, sendo que alguns devem permanecer em guarda permanente. Sendo assim, você deve conhecer a Tabela de Temporalidade Documental para saber quais arquivos você deve, de fato, manter no armazenamento da empresa.

Afinal, certos documentos sigilosos podem ser descartados em segurança quando seu prazo de validade acaba. Assim, evita-se a guarda desnecessária e o risco do vazamento de dados que nem deveriam mais estar em posse da organização.

2. Aposte na digitalização

Sem sombra de dúvida, a digitalização de documentos é a melhor forma de elevar a segurança dos arquivos, especialmente os sigilosos. Ao digitalizar, a documentação passa a ser gerida em ambiente virtual protegido, desde que seja em uma plataforma confiável de gestão documental eletrônica.

Dessa forma, você tem controle sobre as autorizações de acesso, além de contar com recursos como criptografia de dados para assinaturas digitais, entre outros.

3. Realize backups com frequência

Caso você opte pelo armazenamento local na sua empresa, certifique-se de que os arquivos estão protegidos contra possíveis problemas no computador. Para tanto, é recomendável fazer backups para evitar a perda de dados.

Por outro lado, saiba que ao contratar armazenamento em nuvem, geralmente, o backup já está incluso, assim como histórico de acessos e alterações do arquivo.

4. Crie uma política de segurança da informação

A proteção dos documentos digitais depende amplamente da implementação de uma política de segurança da informação. Portanto, é preciso estabelecer as diretrizes a serem seguidas pelas equipes, a fim de garantir a proteção de informações sigilosas contra ameaças internas e externas.

Em suma, os documentos sigilosos armazenados nas empresas devem receber cuidados que impeçam o vazamento de dados internos e informações de terceiros. Além disso, as organizações e pessoas físicas devem ter precaução em relação a documentos falsos.

E por falar em proteger informações confidenciais e sensíveis, com a implementação da Lei Geral de Proteção de Dados (LGPD), esse assunto se tornou ainda mais importante. A LGPD estabelece diretrizes claras sobre como as informações pessoais devem ser coletadas, armazenadas e processadas, para garantir a privacidade e a segurança dos dados dos indivíduos.

A aplicação da lei exige que as empresas identifiquem e classifiquem corretamente seus documentos sigilosos, adotando medidas técnicas e organizacionais para protegê-los adequadamente. Ao implementar práticas de segurança e garantir a conformidade com a LGPD, as organizações podem evitar violações de dados e proteger a privacidade dos seus clientes e parceiros.

>> Entenda como fazer a gestão correta de documentos, adequando-se à LGPD!

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