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Como melhorar processos empresariais e aumentar a produtividade de sua equipe? 

processos empresariais

Melhorar os processos empresariais pode contribuir muito com a produtividade de sua equipe. Afinal, com uma rotina mais leve e fluida os profissionais se sentem menos sobrecarregados e, consequentemente, mais satisfeitos.   

É crucial pensar em processos que facilitem as tarefas do dia a dia. Muitas vezes elas podem ser otimizadas de forma simples, com adoção de softwares. Basta conhecer as opções e buscar soluções que se adequem ao seu negócio.   

Como os processos impactam na produtividade? 

Quanto tempo a sua equipe demora para resolver problemas simples do cotidiano? Para muitos empresários essa pergunta não tem uma resposta exata, pois o tempo e o trabalho desviado para tarefas julgadas como fáceis variam muito, tornando-se intangíveis. 

Podemos exemplificar imaginando quanto tempo um colaborador leva para localizar um simples papel dentro da sua empresa no caso da solicitação de busca por um contrato antigo.   
Para além, ainda surgem as perguntas: este documento está seguro, ou qualquer pessoa possui o acesso a ele? Ele é guardado da forma correta para que não se deteriore? 
Com isso, vemos que é comum em uma empresa deixar de lado uma parte muito importante da organiza e que pode ser otimizada: a gestão documental.   
Entenda como a digitalização do arquivo físico e a utilização de um software GED pode ajudar sua instituição: 

Equipe menos sobrecarregada 

Ao realizar tarefas rotineiras, os profissionais podem se sentir sobrecarregados pois realizar tarefas como procurar, copiar, guardar, replicar e editar documentos em papel repetidamente, por mais simples que seja, demanda tempo e energia. Com documentos eletrônicos e um software GED, é possível buscar por documentos dentro do sistema, compartilhar, adicionar a um fluxo de trabalho, assinar online e muito mais. Ou seja, o controle passa a ser feito através de um clique, e o histórico de movimentação e acesso ficam rastreáveis dentro do sistema GED. 

Aproveitamento de talentos 

É preciso tomar cuidado para que profissionais talentosos não sejam desperdiçados. Quando um colaborador poderia se dedicar mais a prospecção e fidelização de seus clientes, acaba perdendo tempo em tarefas burocráticas e operacionais, é hora de rever o processo. Reduzindo o tempo que os colaboradores gastariam com atividades de fazer a gestão documental, eles terão mais tempo para se dedicar a tarefas mais produtivas. 

Compartilhamento de informações 

A utilização de softwares de serviços que ajudem no fluxo de trabalho também facilita o compartilhamento de informações.  

Com a digitalização, por exemplo, todos os envolvidos em um projeto conseguem acessar documentos rapidamente, usar assinaturas eletrônicas e outros artefatos para facilitar a rotina.  

Passos importantes para otimização de processos empresariais 

Para otimizar os processos empresariais é preciso seguir alguns passos importantes. O primeiro ponto é identificar gargalos e problemas que possam comprometer o fluxo e, a partir disso, determinar as soluções.  

Mapeando o fluxo de trabalho 

A empresa deve mapear o fluxo de trabalho para descobrir os pontos falhos. Portanto, o primeiro passo é entender quais tarefas são fundamentais para que o trabalho se conclua.  

Preferencialmente deve-se criar um fluxograma visual. Assim todos os profissionais conseguem entender como os trabalhos são feitos e identificar quais burocracias atrasam suas conclusões.  

Adoção de tecnologia 

A tecnologia é uma grande aliada e deve estar presente no dia a dia das empresas. É importante entender quais serviços podem ajudar o seu negócio a crescer e podem contribuir com os processos empresariais. 

Soluções como digitalização de documentos e assinaturas eletrônicas tornam as tarefas mais fáceis, seguras e rápidas, o que desafoga a equipe e garante maior produtividade.  

Treinamento e preparo da equipe 

Uma vez que as soluções sejam escolhidas e adotadas a equipe deve receber as devidas orientações para utilização. Ao desenvolver o seu planejamento para otimizar processos empresariais, você deve ressaltar a importância de seguir o planejamento e garantir que todos tenham condições de fazer isso.  

Escolha métricas e indicadores 

É mais fácil e mais adequado basear a otimização de processos em métricas. Obter dados concretos ajuda a sua empresa a identificar lacunas e trabalhar para suprir as demandas internas de forma mais assertiva.  

Como a gestão eletrônica de documentos pode te ajudar? 

Adotar novas práticas para otimizar a gestão documental de sua empresa requer organização e dedicação. Um software de gestão eletrônica de documentos (GED) pode ajudar muito nisso.  

Afinal, eles permitem que você reúna e organize toda a papelada, transformando os arquivos físicos em digitais.  

Garantindo maior segurança e facilidade de acesso, permitindo que pessoas previamente autorizadas encontrem as informações rapidamente. Alguns dos principais benefícios são: 

Elimine arquivos 

Ao digitalizar documentos a sua empresa se livra do montante de papel que não somente ocupa espaço como também leva tempo para ser organizado e localizado quando necessário.  

Bastam alguns cliques para que rapidamente você encontre determinado documento digitalizado, e consiga os dados que precisa para uma tomada de decisão.  

Otimização de tempo 

É comum que as empresas gastem muito mais tempo do que é necessário para resolver problemas simples. Com documentos digitalizados isso muda radicalmente! 

Os arquivos são nomeados de forma que façam sentido para a sua empresa, o que facilita a localização e reduz drasticamente o tempo gasto em tarefas simples.  

Com isso, sobra tempo para dedicar à atenção, prospecção e fidelização de sua clientela. Além disso, seus colaboradores poderão se dedicar também às tarefas estratégicas para contribuir com o crescimento da empresa 

Sustentabilidade 

Um dos assuntos mais importantes nos dias de hoje é a sustentabilidade. Empresas que não se movimentam para uma ação mais cuidadosa com o meio ambiente acabam perdendo reputação entre o público e os investidores.  

A digitalização faz com que a empresa reduza o consumo de papel e com isso adote um perfil mais “verde”. Isso impacta diretamente na impressão que o público tem a respeito de sua marca, aumentando a competitividade no mercado. 

Você pode encontrar mais informações sobre como funciona um software GED e quais são os seus benefícios para a empresa clicando aqui.   

Digitalização com a Arquivar 

A Arquivar é uma empresa que se destaca no mercado de digitalização.  

O serviço é prestado por uma equipe especializada, capaz de identificar quais são os pontos falhos e sugerir as melhores soluções para o seu fluxo de trabalho e seus processos empresariais.  

Além disso, atuamos de acordo com as determinações previstas em lei para que os documentos tenham seus valores preservados e possam ser digitalizados com segurança.  

Em um mercado cada vez mais competitivo encontrar meios de destacar a sua empresa no seu nicho de atuação é um grande desafio. Contar com auxílio tecnológico nesse contexto é fundamental! 

O GED é o software de gestão de documentos da Arquivar que permite que as informações relacionadas ao seu negócio sejam administradas com o cuidado e a segurança que requerem, melhorando drasticamente os processos empresariais internos e externos.  

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