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Arquivamento de documentos: veja o passo a passo de como fazer!

Arquivamento Passo a Passo

Práticas de arquivamento de documentos administrativos são mais fáceis do que você imagina, e é isso que mostraremos no artigo de hoje. As documentações da administração do negócio precisam estar arquivadas da forma mais organizada e segura possível, facilitando o acesso sempre que necessário.

Empresas pequenas, médias ou grandes, quando trabalham conforme as normas legais, sempre possuem um montante considerável de documentos importantes que requerem armazenamento, seja para manter tudo organizado e facilitar as futuras consultas ou no intuito de evitar as infrações relacionadas à fiscalização por parte do governo.

Como gestor consciente, as dicas a seguir para armazenamento de arquivos físicos e digitais são fundamentais para a realização de uma organização eficaz. Confira!

O que é o arquivamento de documento?

Arquivamento de documento é um processo referente à organização e ao armazenamento de documentos de forma sistemática. Com isso, é possível acessá-los facilmente, já que o arquivamento é feito por técnicas de classificação.

O objetivo do arquivamento é possibilitar que informações sejam mantidas em segurança e possam estar disponíveis para eventuais consultas futuras. Para isso, é necessário classificar os documentos em categorias específicas e aplicar uma lógica, podendo incluir etiquetas, códigos, entre outras formas de identificação.

Lembrando que o processo pode ser realizado em meio físico ou digital.

Qual a importância do arquivamento de documento? 

Arquivar documentos é essencial para o funcionamento de uma empresa ou instituição. Precisamos destacar que a guarda apropriada de documentações tem ligação direta com regulamentações legais, principalmente em empresas, com obrigação de manter registros de suas atividades. 

Junto a isso, a companhia tem como vantagem a preservação de informações relevantes, as quais podem ser consultadas e recuperadas caso necessário. Tais arquivos, quando guardados corretamente, garantem segurança de informação, reduzindo os riscos de perda ou roubo de dados confidenciais, ou sensíveis.

Além disso, podemos citar que uma organização inteligente de arquivos melhora a eficiência operacional e administrativa na empresa.

Por que arquivar documentos digitalmente é seguro?

Destacamos a importância do armazenamento digital de arquivos no que se refere à segurança, pois uma gestão inadequada de arquivos físicos é um perigo constante. Não só pela possibilidade de roubo ou extravio de dados, mas também pelo risco de danos à papelada.

Vários ícones vetorizados representando o meio digital. O ícone de destaque é um cadeado, simbolizando a segurança.
A digitalização de arquivos é segura, por haver recursos para isso. (Foto: Freepik)

Ainda que o meio digital pareça ser uma ameaça quanto ao vazamento de informações, podemos afirmar que é um ambiente seguro se forem tomadas as precauções cabíveis. Algumas dessas medidas incluem:

  • Controle de acesso;
  • Monitoramento de atividades;
  • Criptografia;
  • Registro de quaisquer mudanças realizadas na versão original;
  • Backup e outras.

Técnicas de arquivamento de documentos

Você tem algum conhecimento sobre como arquivar documentos? Bom, aqui abordaremos dois tipos de arquivamento, físico e digital, e suas respectivas técnicas. Acompanhe!

Arquivamento de documentos físicos

Neste tipo de arquivamento, existem diferentes modos de classificar os documentos. São eles:

1. Assunto/tema

Consiste no agrupamento de documentos com base no assunto de que tratam. Isso facilita o acesso a informações completas sobre um mesmo tema ou assuntos relacionados.

2. Ordem alfabética

Trata-se de um método muito usual para organizar documentos por nomes, respeitando a ordem alfabética. Este modelo permite uma busca intuitiva e rápida.

3. Ordem numérica

Segue a mesma lógica do anterior, porém organizado por números. A sequência está geralmente associada a um índice e pode, inclusive, ser uma classificação relacionada a datas.

4. Método geográfico

Este método corresponde ao arquivamento de documentos de acordo com seu local de origem.

>> Para saber mais sobre os riscos do armazenamento local de documentos, acesse este conteúdo:

Arquivamento digital

Além dessas categorias de guarda de documentos físicos, temos o arquivamento digital. A digitalização envolve uma série de processos, começando pela análise e classificação de todos os arquivos, sua transformação em arquivos digitais e, por fim, a indexação.

A seguir, você verá dicas de arquivamento de documento baseadas no meio digital.

12 dicas de arquivamento de documentos

Acompanhe o passo a passo e aprenda como arquivar documentos!

1. Triagem inicial 

Este processo envolve a revisão e organização preliminar de documentos antes de serem armazenados adequadamente. Assim sendo, as documentações serão ordenadas e classificadas, garantindo que o arquivamento seja realmente eficaz.

Isso significa que será preciso analisar os arquivos da empresa e selecioná-los, afinal, alguns documentos já podem ter passado do prazo de guarda e podem ser descartados.

2. Microfilmagem

Uma tendência organizacional que cresce rápido no Brasil é a microfilmagem, um processo com validade jurídica cujo objetivo consiste em usar fotografias para captar as imagens dos documentos.

No caso da digitalização, alguns documentos físicos ainda precisam ser guardados por certo tempo, mesmo após serem digitalizados. Porém, em se tratando da microfilmagem, fica mais fácil reduzir o arquivo físico e arquivar papéis apenas quando é estritamente necessário.

>> Você sabia? Quando armazenados da forma correta, os arquivos em microfilmagem duram centenas de anos, sem problemas.

3. Digitalização de documentos físicos

Existem muitas formas de arquivar dados, mas atualmente o método mais indicado é realizar a digitalização. A grande parte dos papéis da empresa pode ser digitalizada, sem problemas, por serviços especializados.

Digitalizar significa converter as documentações físicas em documentos digitais, que podem ser armazenados nos computadores, em dispositivos como HD externo, pendrives ou mídias (DVD, por exemplo).

A forma ideal para digitalizar informações é contar com serviços de empresas especialistas, que, além de serem responsáveis pela digitalização, também oferecem uma plataforma de gestão online, onde todas as informações são acessadas e administradas por pessoas autorizadas.

Com informações digitalizadas, além de diminuir consideravelmente o acúmulo da papelada no escritório, também permite que os extravios documentais e gastos com impressões sejam reduzidos.

Além disso, é muito mais fácil encontrar a informação no software online do que pesquisar em arquivos físicos, uma vez que essas ferramentas possuem a busca pelo padrão OCR (Optical Character Recognition), sendo uma tecnologia para reconhecer caracteres a partir de um arquivo de imagem ou mapa de bits.

> Entenda mais sobre as vantagens da digitalização de documentos!

4. Rotina de triagem

Todos os documentos que entram ou saem da empresa precisarão, antes, passar pelas suas mãos. Assim, você pode se organizar e saber quais documentações devem ser digitalizadas ou armazenadas nos arquivos físicos, tendo também maior controle do índice, permitindo uma organização mais rápida e prática.

Um método efetivo é pedir para todos os setores reunirem os documentos que serão digitalizados e entregar tudo nas mãos do gestor no final do expediente. Assim, é possível realizar a triagem, ficando no controle total das documentações existentes na empresa.

Esse processo deve se tornar uma rotina, de modo que a organização de arquivos se mantenha a longo prazo.

5. Índice organizacional

Uma vez que as informações estão organizadas e categorizadas corretamente, é necessário criar um índice de dados catalogados, algo indispensável para facilitar nas futuras buscas.

Foco em gavetas com etiquetas para organizar documentos
Procurar um documento é muito mais fácil quando ele está catalogado sistematicamente. (Foto: Freepik)

Parte das empresas possui o costume de estabelecer índices de acordo com combinações do tipo alfanumérico. 

Por exemplo: as pastas na estante A1 têm dados referentes a ex-funcionários e antigos fornecedores, pastas das estantes A2 se referem aos gastos com materiais, assim por diante. Esta é uma boa dica de como guardar documentos físicos!

6. Atentando ao prazo de validade documental

Alguns documentos administrativos precisam ser guardados por um tempo indefinido, seja nos computadores, em nuvem ou nos arquivos físicos. Porém, a grande parte das documentações possui prazo de validade e necessita de eliminação para evitar o acúmulo de informações desnecessárias.

Enquanto os documentos estiverem na validade jurídica, existe uma obrigação legal de mantê-los em perfeitas condições de preservação.

Ao elaborar os índices dos documentos, reserve um campo nas tabelas para designar o prazo de validade de cada um deles. Nos casos dos arquivos físicos, é possível inserir uma etiqueta nas pastas, demonstrando o tempo para expirar cada documentação.

Interessante notar que grande parte dos documentos administrativos possui uma validade de 5 anos. Alguns exemplos:

  • Livros fiscais;
  • Nota fiscal de serviços;
  • Impressos fiscais;
  • Termos de ocorrência;
  • Atas;
  • Pedidos;
  • Boletins;
  • Revistas corporativas;
  • Avisos;
  • Anúncios;
  • Autorizações;
  • Atas;
  • Convocações;
  • Editais;
  • Cartas de pedidos de demissão;
  • Acordo de compensação de horas;
  • COFINS.

É preciso alertar que alguns documentos administrativos exigem mais tempo de guarda. Por exemplo, uma CAT (Comunicação de Acidente de Trabalho), que requer armazenamento de 10 anos, ou os comprovantes de pagamentos previdenciários e FGTS, que devem ser armazenados por 35 anos!

7. Plataforma de gestão com senhas

Muitos gestores acham uma boa ideia contratar um servidor físico para garantir a segurança dos documentos administrativos digitalizados. Mas, este método não é o mais recomendado, já que os servidores exigem reparos e manutenções que às vezes demoram dias, atrapalhando o ritmo produtivo da empresa.

Ao invés de assumir todos os gastos de recursos e tempo que requer um servidor físico, você pode contratar uma empresa de digitalização que irá oferecer a plataforma de gestão com armazenamento de dados online. Muito menos custoso e mais seguro.

Nas plataformas de gestão de dados online, você cria senhas diferentes para o acesso de cada uma das pastas de documentos. Dá até para controlar qual usuário acessou a informação em determinado dia e horário ou, inclusive, não permitir que as documentações sejam movidas e acessadas das pastas de origem. Inclusive, plataformas GED devem cumprir com as normas LGPD.

8. Nomeação dos arquivos digitais

Embora seja algo simples, muitas empresas de grande porte não possuem a cultura de nomear os arquivos da forma correta. Não ter essa rotina pode prejudicar a segurança e a praticidade para encontrar informações de forma rápida.

Dica Arquivar: procure nomear os dados conforme o projeto, níveis de importância, setor ou qualquer outro tipo de organização.

Destaque para as mãos de um homem utilizando o notebook. Há três ícones projetados em frente à tela.
Os arquivos digitais também precisam ser organizados seguindo uma lógica para serem facilmente localizados. (Foto: Freepik)

9. Pensando no espaço físico

A maioria dos arquivos é digitalizável, mas existem aqueles documentos como escrituras ou contratos de negócios com assinaturas que devem ser também armazenados de maneira física.

Para permitir a tranquila movimentação de arquivos, é importante estruturar o local físico da forma mais adequada possível. Você precisa analisar detalhadamente a capacidade do negócio de gerar papel, além de evitar subestimar a quantidade de papéis gerados para não ter problemas futuros por falta de espaço.

Alguns documentos que precisam de locais adequados para serem armazenados são:

  • Guias;
  • Relatórios de folha de pagamento;
  • Recibos;
  • Legislação ou contrato com fornecedores.

Algumas empresas que oferecem serviços de digitalização de documentos administrativos são especialistas ao ponto de fornecer até bibliotecários e outros profissionais para organizar o arquivo físico. Esse é o caso da Arquivar!

>> Conheça agora o serviço de digitalização de documentos da Arquivar!

Antes de reservar o espaço, pense a longo prazo e nas perspectivas de crescimento da empresa, afinal, quanto maior o negócio, maior é o montante de dados que serão acumulados.

10. Determinando os acessos para os funcionários

É fundamental definir quais são os funcionários autorizados a acessar documentos. Para tanto, é preciso estabelecer o nível de confidencialidade das documentações, podendo, assim, determinar níveis de acesso.

Essa definição será dada com base na função do colaborador, por exemplo, apenas membros autorizados da equipe financeira podem obter dados financeiros do negócio. Os funcionários devem receber treinamento a respeito da política de segurança no acesso a informações, e cabe ao gestor implementar um sistema de controle de acesso.

11. Atenção ao efeito bumerangue

O bumerangue é aquela ferramenta esportiva que você lança, e ao esperar, ela volta. Este movimento também se relaciona aos conceitos de arquivamento seguro de documentos, já que uma regra de ouro em termos de segurança é ter o costume de sempre colocar de volta a documentação no mesmo lugar de onde foi retirada, logo depois da consulta.

Se você não estabelecer este costume corporativo entre os colaboradores autorizados a acessar as documentações, a bagunça retorna ao ambiente de trabalho com todo o estresse.

Nos casos das documentações administrativas digitalizadas, a ordem é não permitir que os colaboradores mudem de pasta qualquer um dos dados no software de gestão. Assim é permitido apenas o acesso consultivo para manter uma ordem que beneficiará grande a grande maioria dos usuários que acessarão as informações organizadas no padrão definido pela empresa.

12. Contrate uma empresa

Por fim, recomendamos que você contrate uma empresa para realizar arquivamento de documento de forma profissional, segura e confiável. Um serviço especializado, como o da Arquivar, garante que sua documentação não sofrerá nenhum dano ou perda durante o processo, além de fornecer assistência na manutenção dos arquivos já organizados.

Além disso, como o arquivamento é complexo e requer tempo, a atuação de uma empresa permitirá que você e seus funcionários se concentrem nas suas tarefas habituais. Conheça a Arquivar e nossos serviços de digitalização, guarda e gestão documental.

E para evitar cometer os erros mais comuns na gestão de documentos, confira o vídeo com um de nossos especialistas:

 

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