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ArqGED: O que é e por que agregar o software de gestão documental em seu ERP?

arqged

Empresários que estão atentos à inovação e buscam otimizar suas empresas costumeiramente se deparam com termos como: BPM, ERP e até ArqGED. 

Isso porque muitas empresas utilizam essas ferramentas para gerenciamento de negócios, mas cada uma delas possui objetivos distintos. 

O BPM é voltado para análise, modelagem, otimização e gerenciamento de processos organizacionais.

Enquanto o ERP integra e armazena dados de diferentes áreas em um único sistema.   

É comum ainda que empresas enfrentem problemas na implementação de processos, especialmente entre departamentos.

Por isso, geralmente o BPM pode é utilizado como complemento do ERP.   

Neste artigo você entenderá um pouco mais sobre os termos acima, além de saber o que é o software ArqGED, porque ele é classificado como um BPM e a importância de tê-lo integrado ao seu sistema EPR.   

  

O que são BPM, ERP e software GED?  

  

O BPM tem um foco específico nos processos organizacionais, enquanto o ERP é uma ferramenta para integrar e armazenar dados de diferentes áreas em um único sistema.  

Para entender melhor essas ferramentas, é importante explicar como cada uma delas funciona.

O BPM é uma abordagem sistemática para analisar, modelar, otimizar e gerenciar processos de negócio.  

Por meio do BPM, é possível concentrar-se em como os processos são projetados, executados, monitorados e aprimorados para atingir os objetivos estratégicos da empresa.  

Já o ERP é um sistema que possibilita a integração de softwares que gerencia áreas empresariais, como finanças, contabilidade, compras, vendas, gestão de estoque, recursos humanos e outras operações de negócio.  

Sendo assim, o ERP tem como objetivo integrar e automatizar os processos da empresa.

Além de fornecer uma visão completa e em tempo real das operações.  

GED que significa Gerenciamento Eletrônico de Documentos, é um sistema utilizado para gerenciar documentos eletrônicos de uma organização.

Ele permite a captura, armazenamento, gerenciamento, controle e distribuição de documentos digitais, garantindo a segurança e a disponibilidade das informações. 

Sendo assim, o GED é uma parte importante do BPM. 

  

BPM como complemento do ERP: Resolvendo problemas de processos ineficientes  

  

É comum que empresas que utilizam um ERP enfrentem desafios na implementação dos processos, especialmente quando se trata de atividades entre os departamentos.   

Isso porque as atividades de diferentes áreas não são integradas de forma eficiente.

O que pode gerar retrabalhos, atrasos e erros, afetando a eficiência operacional e a capacidade da empresa de atingir suas metas.  

Nesse contexto, o BPM pode ser utilizado como um complemento do ERP, ajudando a resolver problemas de processos ineficientes, promovendo uma gestão mais integrada e colaborativa.   

Confira algumas formas de integração de um BPM com um ERP:  

Identificação e otimização de processos ineficientes  

 Com o BPM, é possível analisar os processos existentes, identificar gargalos, redundâncias e atividades desnecessárias, propondo melhorias.

Essas melhorias podem ser implementadas no ERP, automatizando tarefas, eliminando retrabalhos e agilizando a execução das atividades.  

Veja esse exemplo: em um processo de compras de uma empresa, o BPM pode identificar que há atrasos na aprovação de pedidos de compra devido a um fluxo de aprovação complexo e burocrático.   

Com base nessa análise, é possível propor uma otimização, redefinindo o fluxo de aprovação e automatizando as notificações no ERP, o que resultaria em uma melhoria na eficiência do processo de compras.  

Integração entre departamentos  

O BPM pode ser usado para criar processos que integram atividades de diferentes áreas da empresa.

Isso pode ser particularmente útil em empresas com estruturas complexas, onde as atividades de diferentes departamentos precisam estar alinhadas para alcançar os objetivos do negócio.  

Dessa forma, usando o BPM, é possível definir claramente as responsabilidades de cada departamento, monitorar o progresso do processo e garantir que as atividades estejam sincronizadas, resultando em uma maior eficiência e satisfação do cliente.  

Monitoramento e controle de processos  

O BPM também possibilita o monitoramento e controle dos processos, fornecendo informações detalhadas sobre o status das atividades, prazos, desvios e desempenho.  

Assim, no processo de produção de uma fábrica, por exemplo, o BPM pode monitorar o andamento das atividades, como a entrada de pedidos, a disponibilidade de materiais, a alocação de mão de obra e o tempo de produção.   

Com base nessas informações, é possível identificar possíveis atrasos ou desvios e tomar ações corretivas rapidamente, garantindo que o processo de produção esteja em conformidade com o planejado.  

Flexibilidade e adaptação a mudanças  

A abordagem do BPM é flexível e permite a adaptação dos processos às mudanças conforme as necessidades da empresa. Dessa forma, à medida que a empresa cresce ou enfrenta novos desafios, os processos podem ser reajustados e otimizados para se adequarem às novas circunstâncias.  

 

O que é o software ArqGED?  

  

O software ArqGED é uma ferramenta de gestão eletrônica de documentos (GED) desenvolvido pela empresa Arquivar. É um sistema responsivo facilmente integrado à softwares ERP por meio de API.   

Com ele é possível organizar, armazenar, recuperar e compartilhar documentos de forma digital. O GED ajuda as empresas a gerenciarem melhor seus processos de negócios, garantindo a eficiência e a conformidade com regulamentações.  

O ArqGED é um software BPM (Business Process Management), porque ele não se limita apenas a gerenciar documentos, mas também automatiza e controla fluxos de trabalho e processos empresariais.   

Ele fornece uma interface intuitiva para criar, modelar e monitorar processos de negócios, permitindo que as empresas gerenciem melhor suas operações e melhorem a eficiência dos processos.  

O software ArqGED oferece recursos de gestão de documentos, incluindo armazenamento de arquivos, organização e classificação de documentos, controle de versões, pesquisa avançada e integração com outros sistemas.   

Além disso, ele também permite a colaboração em tempo real entre equipes, compartilhamento de documentos e aprovações de fluxo de trabalho.  

Ao usar o ArqGED, as empresas podem otimizar seus processos, aumentar a eficiência e reduzir os custos operacionais, bem como manter a conformidade regulatória e a segurança dos dados.   

Ou seja, ele é uma solução completa para a gestão de documentos e processos empresariais.  

  

Por que integrar o ArqGED ao seu software ERP?  

  

Primeiramente, a integração permite que os documentos relacionados aos processos de negócios sejam facilmente acessados pelos usuários do ERP. 

O que eliminando a necessidade de alternar entre diferentes sistemas para encontrar informações. Isso economiza tempo e aumenta a produtividade.  

Além disso, a integração do ArqGED com o software ERP permite o controle de fluxos de trabalho e processos, automação de tarefas, assinatura de documentos em uma única plataforma. 

Isso garante que as informações estejam sempre atualizadas e disponíveis para todos os usuários autorizados em tempo real.  

Isso melhora a tomada de decisões e agiliza a resolução de problemas, aumentando a eficiência da empresa como um todo.  

Outro benefício da integração é a redução de erros e duplicidade de dados, uma vez que as informações são armazenadas e gerenciadas em um único sistema centralizado. 

Ela garante maior precisão e integridade dos dados, o que é fundamental para a tomada de decisões e para manter a conformidade com as regulamentações.  

Por fim, a integração do ArqGED com o software ERP melhora a colaboração entre equipes, permitindo o compartilhamento de informações de maneira ágil e atribuição de tarefas a usuários específicos.  

É possível também acessar dashboards com informações sobre o andamento dos processos das empresas para verificação do andamento, melhorando a comunicação e a eficiência dos processos de negócios.  

 

Como a Arquivar pode te ajudar? 

 

A Arquivar conta com profissionais especializados que estão prontos para entender sua demanda e criar fluxos de trabalho exclusivos para seu negócio.  

Oferecemos consultoria, instalação de software GED e treinamento da equipe que utilizará o sistema.  

Também realizamos serviços de digitalização, organização e guarda terceirizada de documentos. 

Independentemente do porte ou segmento da sua empresa, estamos preparados para atender às suas necessidades, oferecendo soluções completas e customizadas em gestão documental.  

Entre em contato com um de nossos especialistas e descubra como podemos ajudar sua empresa a alcançar resultados ainda melhores! 

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