Guarda de XMLs fiscais passa a ser de 11 anos

A legislação fiscal brasileira estabelecia que os documentos fiscais eletrônicos, como a Nota Fiscal Eletrônica (NF-e), deviam ser armazenados por um período mínimo de 5 anos, conforme a SINIEF 07/05. Esses prazos de guarda garantem transparência e controle da empresa tanto internamente quanto com órgãos reguladores, como a Receita Federal.

Entendendo a Nova Exigência de Armazenamento de XML por 11 Anos

Em 11 de abril de 2025, foi publicado o Ajuste SINIEF,  que muda o prazo mínimo de guarda dos arquivos XML de documentos fiscais eletrônicos para 132 meses ou 11 anos. A mudança começa a valer em 1º de maio de 2025 e será válida em todo o Brasil.

Confira abaixo quais documentos fiscais eletrônicos serão afetados:

1. Nota Fiscal Eletrônica (NF-e)
2. Conhecimento de Transporte Eletrônico (CT-e)
3. Manifesto Eletrônico de Documentos Fiscais (MDF-e)
4. Nota Fiscal de Consumidor Eletrônica (NFC-e)
5. Bilhete de Passagem Eletrônico (BP-e)
6. Nota Fiscal de Energia Elétrica Eletrônica (NF3e)
7. CT-e para Outros Serviços (CT-e OS)
8. Guia de Transporte de Valores Eletrônica (GTV-e)
9. Declaração de Conteúdo Eletrônica (DC-e)
10. Nota Fiscal Fatura de Serviços de Comunicação Eletrônica (NFCom)

Impacto Prático no Dia a Dia das Empresas

A exigência de armazenar os arquivos XML por até 11 anos começa a valer neste 1° de maio de 2025 e traz desafios significativos para as empresas:

• Volume de Dados: O acúmulo de arquivos ao longo dos anos pode sobrecarregar sistemas internos e dificultar a gestão eficiente das informações.
• Riscos de Perda de Dados: Armazenamentos locais estão sujeitos a falhas de hardware, ataques cibernéticos e desastres naturais, colocando em risco a integridade dos documentos fiscais.
• Conformidade Legal: A falta de acesso rápido e seguro aos arquivos XML pode resultar em penalidades durante auditorias fiscais ou processos legais.

O que devo fazer e como me adequar?

Empresas que ainda não possuem um sistema estruturado de gestão e armazenamento de documentos fiscais devem agir com urgência para evitar riscos legais e operacionais, que podem levar a multas e até fechamento do negócio.

1. Mapeie todos os processos de emissão e recebimento de notas fiscais eletrônicas (NF-e e CT-e), garantindo que os arquivos XML estejam sendo devidamente armazenados de forma segura e acessível.
2. Adote uma solução confiável de GED (Gestão Eletrônica de Documentos), como a oferecida pela Arquivar, que possibilita o arquivamento automático dos XMLs, organização por CNPJ, filtros inteligentes de busca e controle de prazos legais.
3. Implemente políticas internas de compliance fiscal e treinamentos periódicos para equipes envolvidas na emissão e armazenamento.

Como a Arquivar Auxilia na Conformidade com a Legislação

A Arquivar oferece soluções especializadas para o gerenciamento e armazenamento seguro de documentos fiscais eletrônicos:

• Armazenamento em Nuvem: Plataforma segura que garante o acesso rápido e protegido aos arquivos XML, com backups automáticos e redundância de dados.
• Gestão Documental: Sistemas que facilitam a organização, indexação e recuperação dos documentos, otimizando processos internos e garantindo conformidade com as exigências legais.
• Consultoria Especializada: Equipe de especialistas que orienta na implementação de políticas de retenção documental e melhores práticas de compliance fiscal.

Você conhece a Tabela de Temporalidade Documental?

Cada documento gerado tem um tempo estabelecido por lei que deve ser guardado, seja para seguir normas técnicas ou auditorias . A tabela de temporalidade documental (TTD) traz todas as informações sobre tempo de guarda de cada tipo de documento, confira o vídeo abaixo e saiba mais sobre a TTD, se precisar de ainda mais detalhes e informações, clique no aqui e confira nosso artigo completo sobre a Tabela de Temporalidade Documental.