Cinco vantagens de processos estruturados para empreendedores
Para muitos empreendedores, o sonho do seu próprio negócio acaba se tornando um pesadelo quando as demandas diárias começam a sobrecarregar.
Reduzir o uso de papel nas empresas é uma prática que vai além de ser uma tendência moderna. Trata-se de uma estratégia necessária para quem deseja aumentar a eficiência e reduzir custos. Em um ambiente corporativo cada vez mais a digitalização e a automação de processos aparecem como soluções necessarias para transformar a gestão do negócio, otimizando a rotina e contribuindo significativamente para a sustentabilidade. Estudos recentes indicam que essa mudança traz benefícios operacionais e ambientais, ao mesmo tempo em que melhora a competitividade das empresas.
A digitalização de documentos é um dos principais motores da transformação digital e da modernização dos processos internos nas empresas. Segundo a AIIM (Association for Information and Image Management), empresas que adotam a digitalização conseguem economizar, em média, 30% dos custos operacionais relacionados à gestão de documentos físicos. Essa prática não só elimina a necessidade de arquivos físicos, mas também facilita o acesso à informação de forma organizada, rápida e segura.
Com um sistema de gestão documental eficiente, as equipes podem acessar documentos simultaneamente de qualquer lugar, promovendo um ambiente de trabalho colaborativo e ágil, ideal para decisões rápidas e acertadas. Isso não apenas aumenta a produtividade, mas também reduz o tempo gasto em processos manuais de busca e organização de papéis, gerando uma vantagem competitiva clara.
Para reduzir o uso de papel, as empresas devem adotar tecnologias e estratégias que eliminem ou minimizem sua necessidade. Algumas das melhores práticas incluem:
Manter uma operação baseada em papel acarreta custos elevados e riscos significativos para as empresas. O IDC (International Data Corporation) estima que as empresas gastam, em média, 3% de sua receita anual apenas com gerenciamento de papel, incluindo custos com impressão, armazenamento e arquivamento de documentos físicos. Além disso, a perda de produtividade associada à busca de documentos impressos pode aumentar esses custos de maneira substancial.
Outro risco considerável é a segurança da informação. Documentos físicos estão mais suscetíveis a danos, perdas e até mesmo roubo. Sem um controle digital adequado, há também o risco de não conformidade com regulamentos de privacidade, como a LGPD (Lei Geral de Proteção de Dados). Empresas que dependem de arquivos físicos enfrentam desafios na proteção de informações sensíveis, expondo-se a multas e penalidades.
Vários estudos apontam para os benefícios claros da digitalização. Segundo a PwC, empresas que adotam soluções digitais para a gestão documental podem economizar até 80% dos custos relacionados ao espaço de armazenamento e manutenção de arquivos físicos. A Gartner prevê que, até 2025, empresas totalmente digitalizadas terão operações internas 50% mais eficientes do que aquelas que ainda dependem de papel.
Adotar ferramentas de gestão documental digital também aumenta a produtividade em até 30%, de acordo com o IDC, uma vez que elimina o tempo gasto na busca manual de documentos e reduz erros associados ao manuseio de papéis.
As vantagens de reduzir o uso de papel vão além da economia direta. Ao implementar processos digitais, as empresas podem se beneficiar de:
A Arquivar, com mais de 30 anos de expertise, oferece uma gama completa de soluções para ajudar empresas a modernizar sua gestão documental e reduzir o uso de papel. Com nossa plataforma de BPM e soluções de digitalização, incluindo tecnologia de OCR, sua empresa pode garantir uma gestão documental segura, eficiente e em conformidade com as regulamentações. Nossas ferramentas automatizam o controle de prazos e vigências e oferecem a assinatura digital com validade jurídica, eliminando a necessidade de assinaturas físicas e promovendo a sustentabilidade e eficiência nos processos empresariais.
Ao adotar as soluções da Arquivar, sua empresa não apenas reduzirá os custos, mas também contribuirá diretamente para a preservação do meio ambiente e se alinhará às melhores práticas globais de sustentabilidade, como as certificações ISO 14001.
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