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Arquivos digitais: 8 dicas de como torná-los estratégicos

Arquivos Digitais - GED Arquivar

Você já parou para imaginar o impacto que os arquivos digitais podem ter na sua empresa? Trata-se de uma alternativa essencial para manter todos os dados em ordem em ambiente virtual, disponíveis e acessíveis segundo especificações do controle de acesso.

A digitalização se tornou indispensável nos tempos atuais, já que cada vez aumenta a necessidade de substituir os documentos físicos por suas versões digitais. Para aproveitar todos os aspectos positivos desse serviço, é fundamental atender a algumas práticas específicas e que exigem máxima atenção.

Pensando nisso, separamos as principais dicas para cuidar do seu arquivo digital da maneira mais prática e eficiente possível, tornando-os estratégicos para o seu negócio. Confira!

Conheça os riscos de ter arquivos físicos nas empresas

Fazer a gestão documental dos arquivos da sua empresa pode ser um desafio. Afinal, cada tipo de documento tem seu tempo determinado de guarda, logo, não é possível simplesmente descartá-los quando perceber que os papéis estão ocupando muito espaço.

A organização e a catalogação são cruciais para o bom gerenciamento de documentações físicas, ainda assim, há riscos de mantê-los dentro da empresa. Pense que os papéis podem sofrer deterioração devido à ação do tempo ou em decorrência de incidentes, como incêndio ou enchentes.

Dessa forma, pode acontecer uma perda massiva de informações. O extravio é outra ameaça na guarda de documentos físicos, comprometendo a segurança dos dados ali mantidos.

Veja o que diz Matheus Benevenuto, consultor da Arquivar:

O que são arquivos digitais?

Para evitar tais situações, a solução está na digitalização dos documentos. Mas afinal, o que é arquivo digital?

Arquivos digitais são a versão eletrônica dos documentos, geralmente armazenados no formato PDF em dispositivos eletrônicos rígidos ou em servidores na nuvem. Esse tipo de arquivo é amplamente utilizado em muitas áreas, incluindo negócios, entretenimento, educação, comunicação e pesquisa.

Eles oferecem muitas vantagens em relação aos arquivos físicos, como a capacidade de armazenar grandes quantidades de dados em um espaço relativamente pequeno, facilidade de acesso e compartilhamento, portabilidade, durabilidade e segurança.

Por que é estratégico para as empresas manterem arquivos digitais?

Com a digitalização de documentos, muitos itens físicos são totalmente eliminados, minimizando o uso do espaço físico. O uso de prontuários eletrônicos, por exemplo, evita que consultórios tenham que armazenar centenas de caixas de informações sobre os pacientes. O mesmo vale para escritórios, instituições de ensino, entre outros.

Assim, não será preciso destinar uma área física tão grande para o armazenamento dos documentos. Como consequência, é possível reduzir os custos operacionais do negócio, sem prejudicar o nível de informações que estão disponíveis.

Outro ponto importante é que há um ganho na produtividade. O fluxo de informações e conhecimento é melhor, o que leva à integração de setores e de colaboradores. Com isso, é possível desenvolver estratégias eficientes e que favorecem a realização de tarefas, rumo à produtividade e à eficiência.

Também podemos mencionar a facilidade de compartilhamento de dados. Com arquivos digitais, todos os dados são acessíveis de maneira simples, considerando que haja autorização. Por isso, as informações não se perdem em uma potencial desorganização do armazenamento físico.

Inclusive, é possível realizar backups de segurança, que fazem cópias dos documentos para que as informações estejam sempre disponíveis. Em um arquivo tradicional, um vazamento ou um incêndio, por exemplo, podem comprometer e extraviar definitivamente alguns elementos.

Aliás, algumas pessoas ainda têm receio quanto ao uso de arquivo digital por causa da segurança, como se essa opção tornasse os dados mais vulneráveis. No entanto, o que acontece é exatamente o contrário.

Todas as informações ficam guardadas em um ambiente altamente protegido, tanto de invasões externas quanto de acessos internos não autorizados. Também é possível verificar quais foram os últimos acessos, as modificações realizadas ou ações, como impressões e cópias.

 

Destaque para mão feminina utilizando um notebook. Há uma projeção de dados digitais na imagem, como se fosse um holograma
O armazenamento de arquivos digitais, quando feito da maneira adequada, é totalmente seguro. (Foto: Freepik)

Todos esses registros favorecem o controle, a proteção das informações e até a aderência a regras específicas, como a Lei nº 13.709/2018, conhecida como Lei Geral de Proteção de Dados (LGPD).

Por fim, quando uma empresa adere ao arquivamento digital, ela passa a se integrar à transformação digital que tem alcançado todos os negócios. Trata-se de uma mudança no jeito de executar processos, desde o armazenamento até a pesquisa de informações.

Como consequência, há como reduzir ou até eliminar o uso de papel para guardar dados, pois tudo passa a estar disponível nessa solução. Inclusive, é uma solução para promover e fortalecer a ideia de sustentabilidade.

Além disso, é um meio de se preparar para outras mudanças relevantes na estrutura de atuação. Com os dados digitais amplamente disponíveis, por exemplo, é fácil adotar outros sistemas de gestão e colocar a empresa de vez na era digital.

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8 dicas de como tornar arquivos digitais mais estratégicos

Tão relevante quanto recorrer a esse tipo de arquivo é saber como torná-lo uma ferramenta estratégica do negócio. Com o uso adequado, é possível superar alguns desafios em relação às operações internas e ter ainda mais vantagens.

Veja estas 8 dicas e aprenda como tornar arquivos digitais mais estratégicos!

1. Crie o hábito de manter o seu sistema organizado

É muito importante que seu arquivo seja montado de modo funcional e que esteja alinhado às características do seu negócio. Somente assim, será viável otimizar o trabalho dos colaboradores e aumentar a produtividade.

A equipe deve implementar práticas de uso para que não se forme uma longa fila de documentos que não seguem para o local adequado. Afinal, se isso acontecer, vai por água abaixo uma das principais vantagens do arquivo digital, que é a rapidez e a fluidez nas pesquisas das informações.

Para evitar problemas do tipo, estabeleça rotinas e critérios internos para a inclusão e o manuseio dos documentos. Com a padronização dos processos (como a nomeação ou classificação de documentos), o uso se torna especialmente produtivo.

2. Indique responsáveis por manter a organização dos arquivos digitais

Delegar essa função a pessoas estrategicamente selecionadas garante que os arquivos sejam gerenciados de forma eficiente. Quando um responsável é designado para organizar os arquivos digitais, é mais fácil encontrar arquivos específicos quando necessário.

O responsável pode categorizar os documentos, usar nomes descritivos e criar uma estrutura organizacional clara para que os usuários possam localizar rapidamente os arquivos que precisam.

Além de auxiliar na rotina de organização, nomear responsáveis é importante no que se refere ao controle de acessos. Dessa maneira, apenas pessoas autorizadas podem gerenciar os arquivos digitais.

3. Invista no armazenamento em nuvem

Armazenar seu arquivo eletrônico na nuvem está entre as alternativas mais seguras de preservar seus dados de perdas, acessos indevidos e ação de pessoas mal-intencionadas.

 

No plano frontal, projeção digital de um símbolo de nuvem. No plano de fundo, close em uma peça de computador
Invista no armazenamento em nuvem para seus arquivos digitais. (Foto: Freepik)

 

Além disso, uma das diversas vantagens de se investir em cloud computing é a possibilidade de acessar e gerenciar seus documentos à distância. É essa a solução que garante a mobilidade que citamos e, portanto, deve ser trabalhada corretamente.

4. Crie uma política de segurança da informação

Antes de tudo, identifique quais tipos de dados precisam ser protegidos, podendo incluir informações financeiras, informações de clientes ou dados de propriedade intelectual. Posteriormente, defina níveis de acesso para diferentes funcionários, restringindo-os somente aos colaboradores e equipes que necessitam dos arquivos em questão.

Um sistema de senhas fortes é fundamental para manter a segurança da informação em arquivos digitais. E lembre-se de atualizar as políticas de segurança da informação regularmente para refletir as mudanças nas ameaças e nos requisitos regulatórios.

Nosso analista de suporte, Cristhian Santos, ensina a criar uma política de segurança da informação efetiva. Veja!

5. Faça backups com frequência

Para evitar qualquer tipo de erro ou problema em relação à perda, o ideal é fazer backups com certa frequência. Assim, todas as informações ficarão salvas e estarão prontas para o uso.

Essa estratégia protege os arquivos digitais em caso de falhas no hardware, vírus e outras situações, como erro humano, roubo, incêndio ou inundação. Os backups não só facilitam a recuperação de dados, como também possibilitam a migração para novos sistemas.

6. Monitore e rastreie seus documentos

Com as hierarquias de acesso, você precisa estar atento a quem está de fato mexendo naqueles documentos e o que está sendo feito.

Por isso é interessante registrar e acompanhar todas as ações que são realizadas com o arquivo digital. Desse modo, qualquer alteração, impressão, cópia ou envio será conhecida pela gestão.

A esse processo damos o nome de rastreabilidade, que é essencial para manter a segurança e o entendimento sobre como os dados têm sido usados. Assim, é possível tomar decisões eficientes e evitar problemas de segurança.

7. Entenda como o Big Data e IA podem trabalhar a seu favor

A transformação digital também envolve o uso estratégico de inteligência artificial e análise de dados em massa. Com as ferramentas de IA, é possível fazer a classificação, indexação e pesquisa de documentos com mais facilidade e agilidade.

 

Aperto de mão entre humano e robô
Utilize Big Data e IA ao seu favor na gestão de arquivos digitais (Foto: Freepik)

 

Pode, inclusive, implementar a automação de processos, como a realização de backups automáticos, por exemplo. Quanto ao Big Data, pode ser usado para analisar grandes quantidades de dados para identificar padrões e insights, ajudando a identificar quais arquivos são mais importantes ou são usados com mais frequência.

8. Atualize-se com a LGPD

A LGPD se aplica a todas as empresas e organizações que processam dados pessoais, incluindo aquelas que lidam com arquivos digitais. Isso significa que essas organizações devem implementar medidas de segurança e proteção de dados para garantir a privacidade interna e externa das informações pessoais armazenadas nos arquivos.

A lei também exige que as empresas sejam transparentes sobre como estão usando os dados pessoais, sendo que tais informações só podem ser utilizadas para a finalidade que foi informada ao usuário.

Para saber mais sobre a LGPD aplicada à gestão documental, confira o conteúdo a seguir:

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Como arquivar documentos com segurança?

A digitalização de documentos é uma das formas de arquivá-los com segurança, pois evita perdas, extravios e vazamentos de informações. Para isso, eles devem ser organizados e nomeados adequadamente, além de serem armazenados de acordo com o tempo de guarda de cada tipo de documentação.

Saiba mais no nosso artigo com o passo a passo para arquivamento de documentos!

Conte com a Arquivar para tornar seus arquivos digitais estratégicos

Como a intenção é tornar os arquivos digitais estratégicos para o negócio, com máximo controle, vale a pena adotar um sistema de gerenciamento de documentos.

Com um recurso do tipo, é possível:

  • Digitalizar documentos físicos;
  • Fazer pesquisas rápidas nas informações;
  • Organizar os documentos;
  • Definir hierarquias de acesso;
  • Rastrear a utilização (visualização, impressão, cópias etc);
  • Fazer backup e manter a segurança;
  • Assinar arquivos digitalmente;
  • Criar fluxos de trabalho e muito mais.

O ArqGED é a solução oferecida pela Arquivar para que o seu negócio tenha um arquivo digital robusto e totalmente protegido. Os diversos módulos atendem desde a necessidade de digitalização e de mapeamento até a realização de auditorias. Com isso, tem-se uma gestão eficiente, segura e altamente estratégica.

Os arquivos digitais são uma solução indispensável para unir praticidade, eficiência e segurança na gestão de documentos. Com a estratégia certa e os recursos adequados, é possível melhorar a atuação digital do negócio e garantir muito mais produtividade e organização.

Conheça agora mesmo nosso serviço!

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