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Potencialize a produtividade no trabalho a distância

mulher no celular no trabalho home office

Nos últimos anos, presenciamos uma mudança significativa na forma como as empresas operam. A ascensão do trabalho a distância, impulsionada pela transformação digital, permite que funcionários desempenhem suas funções sem a necessidade de estarem fisicamente presentes em um escritório. Nesse contexto, manter a produtividade no trabalho se tornou um desafio.

Se, por um lado, o uso da tecnologia impulsiona a eficiência dos processos, por outro, a execução de tarefas foge ao controle dos gestores quando os funcionários atuam remotamente.

No entanto, sua empresa pode tomar medidas simples para superar esses desafios e manter os funcionários em trabalho remoto engajados, motivados e produtivos.

Assista ao vídeo para entender mais sobre o trabalho remoto e, em seguida, continue a leitura do artigo para saber como otimizar a produtividade individual e coletiva!

Produtividade no trabalho: como as empresas podem garantir no modelo remoto?

A princípio, a modalidade de trabalho remoto veio para facilitar o dia a dia das empresas que têm a possibilidade de aderir ao modelo. Para os funcionários, maior flexibilidade; para as organizações, mais economia e adequação aos recursos tecnológicos.

Trabalhar a distância é uma opção cheia de vantagens, porém, as empresas devem ficar atentas à produtividade dos funcionários nessa realidade. Basicamente, as companhias precisam oferecer suporte e recursos adequados aos colaboradores, para poderem desempenhar suas funções com qualidade.

Além disso, a comunicação é fundamental para manter uma frequência de contato, alinhar expectativas, objetivos e prioridades. Dessa forma, a colaboração entre colegas, mesmo a distância, será promovida naturalmente, seja por meio de videochamadas, plataformas de compartilhamento de arquivos, chats coletivos, etc.

Outra medida importante para manter a produtividade no trabalho remoto é estabelecer horários para o trabalho, bem como definir pausas e conversar sobre disponibilidades. E, ainda, para mensurar a produtividade, é interessante contar com indicadores de desempenho, ou, se quiser manter um bom fluxo de trabalho, vale utilizar um software de workflow.

Como otimizar a produtividade individual e coletiva?

Quando falamos em produtividade no trabalho, devemos pensar que existem os âmbitos individual e coletivo. Em outras palavras, pode ser que uma equipe inteira esteja improdutiva, mas também pode ser que apenas um ou alguns membros se encontrem nessa situação.

Portanto, é importante ter um olhar analítico — e consultar indicadores de desempenho — para entender o cenário do seu time. De todo modo, algumas medidas podem ser tomadas para otimizar a produtividade de indivíduos e equipes.

Capacidade de criar uma rotina

Embora a rotina e gestão de tempo estejam mais ligadas ao indivíduo, é fundamental que a empresa contribua para o funcionário desenvolver essa capacidade. Assim, vale estruturar a rotina em quadros diários ou semanais, incluindo horários de início e encerramento do expediente, respeitando pausas e calculando o tempo necessário para realização de tarefas.

Definição de metas

É mais fácil trilhar um caminho quando se sabe aonde vai chegar no final, certo?! Logo, definir metas claras e reais — e compartilhá-las com os colaboradores — é uma maneira de otimizar a produtividade no trabalho, pois cria um senso de orientação e propósito para todos.

Investimento em automação e tecnologia

Definitivamente, o trabalho remoto requer o uso de tecnologias. Algumas dessas ferramentas são básicas, como plataformas de reuniões online; outras, mais avançadas, como softwares para gestão de documentos digitais.

A implementação de automação e dos recursos tecnológicos corretos depende, portanto, do contexto em que a empresa se encontra (segmento, porte, tipo de solução que oferece, etc). No geral, a dica é explorar soluções digitais que facilitem a gestão de projetos, o compartilhamento de arquivos e a organização do fluxo de trabalho.

3 recursos que potencializam a produtividade no trabalho

Veja bem, são diversas as medidas que ajudam a solucionar a baixa produtividade no trabalho. Na prática, há recursos que funcionam muito bem para essa situação. Confira a seguir!

1. Automação de tarefas repetitivas

Algumas atividades se tornam cansativas devido à repetição, o que pode gerar um desinteresse compreensível no funcionário. Apesar disso, a boa notícia é que ferramentas de automação otimizam esse tipo de trabalho, permitindo que o colaborador dedique mais tempo a outras tarefas.

Aliás, tais ferramentas também auxiliam na precisão de informações. E, ainda, softwares de automação podem ser usados em todos os setores da empresa, desde o financeiro até o RH. Dessa forma, além de obter métricas importantes com facilidade, no caso das finanças, é possível melhorar a gestão de documentos, no caso do RH.

2. Organização e armazenamento de documentos digitais

Por falar nisso, a digitalização de documentos é um recurso que possibilita otimizar a produtividade no trabalho. Os arquivos digitais, organizados num software de gestão documental, podem ser acessados e compartilhados com rapidez, esteja onde estiver.

Assim, os colaboradores que trabalham remotamente podem se concentrar em suas atividades e acessar documentos com muita facilidade.

3. Assinatura digital

Igualmente, a mesma linha de raciocínio vale para as assinaturas digitais. Com este recurso, os documentos digitais podem ser assinados também em ambiente virtual, tendo sua validade jurídica preservada se forem utilizados certificados digitais ICP-Brasil.

Homem de terno segura um tablet em uma mão e uma caneta eletrônica na outra
As assinaturas digitais promovem agilidade nos processos, auxiliando na produtividade no trabalho. (Foto: Freepik)

Dessa maneira, a necessidade de deslocamento ou envio de documentos físicos para assinatura é dispensada, o que é extremamente conveniente para quem trabalha a distância. A assinatura digital garante agilidade nos processos, contribuindo, assim, para a boa produtividade no trabalho.

Principais cuidados no tratamento de arquivos digitais

É fundamental salientar que a implementação e o uso de recursos tecnológicos nas empresas só são efetivos quando feitos da maneira adequada. Nesse sentido, no caso dos arquivos digitais, é preciso estruturá-los de modo que estejam seguros e sejam válidos perante a lei da digitalização.

De antemão, o primeiro cuidado diz respeito à digitalização, pois é um processo que deve ser feito por profissionais. Os especialistas devem garantir a qualidade da digitalização para a empresa ter documentos digitais legíveis.

Também, cabe aos gestores orientar os funcionários sobre o uso do software de armazenamento e gestão de arquivos eletrônicos, bem como definir a hierarquia de acessos. As orientações devem incluir, ainda, a manutenção da organização dos arquivos em pastas, conforme o padrão estabelecido pela empresa.

Em síntese, a produtividade no trabalho depende de uma série de fatores, principalmente quando se trata da modalidade remota. Neste artigo, você aprendeu algumas formas de otimizar a produtividade na sua equipe, seja com tecnologia ou não.

Tem interesse em conhecer mais dicas de organização na gestão de documentos? Confira o artigo completo sobre o assunto!

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