A organização de arquivos é um serviço que tem como finalidade principal, criar instrumentos de controle e monitoramento do armazenamento e tráfego de documentos nas empresas. Ambiente de trabalho organizado e limpo. Confira!
Ambiente de trabalho organizado e limpo, entre diversas outras vantagens que o correto acondicionamento e catalogação dos arquivos internos pode proporcionar!
O ponto de partida do processo é a elaboração do projeto inicial, onde são definidos os objetivos a serem atingidos. Estabelecidas as metas, o serviço pode abranger as atividades de criação de Tabela de Temporalidade Documental (TTD), triagem, conferência, tratamento e recuperação de documentos, ordenação em sequência lógica pré definida, agrupamento por títulos documentais, elaboração de índice no sistema Web Arquivar, armazenamento da massa documental em suportes adequados (caixas – arquivo, pastas, estantes, mapotecas etc), reformulação da disposição física do arquivo e treinamento dos usuários do sistema informatizado.
O sistema Web encontra-se disponível para uso no site www.arquivar.com, com armazenamento no servidor da Arquivar de todas as informações e índices nele lançados, possibilitando o acesso remoto aos dados, via internet, sete dias por semana, 24 horas por dia a todos os funcionários e colaboradores autorizados.
O módulo de informatização de arquivos físicos possui inúmeros recursos:
- Indexação dos documentos mediante uso de diversos parâmetros e de campos fixos e campos configuráveis: departamento, título, nomes, datas e números, possibilitando personalizar o sistema a características específicas da sua empresa;
- Impressão dos rótulos das caixas e pastas;
- Diagramação do layout das estantes e espaços disponíveis para alocação de cada unidade integrante do acervo na sede da empresa;
- Definição automática do local de arquivamento de novos documentos, conforme seu título documental;
- Criação da central de atendimento;
- Controle de empréstimo de documentos, com impressão de protocolos;
- Histórico das solicitações e devoluções;
- Controle de temporalidade, com relatório de documentos a serem expurgados;
- Realização de consultas com possibilidade de filtragem em variados níveis;
- Categorias de permissão conforme o usuário, com restrições de acesso a índices e documentos predeterminados, e ainda delimitações para consulta, inclusão, exclusão de documentos e operação de funções avançadas.
Vantagens da organização de arquivos:
- Disponibilização de espaço físico;
- Organização física adequada;
- Sistema de identificação visual;
- Padronização dos métodos de arquivamento;
- Comodidade e agilidade nas consultas aos documentos;
- Sigilo das informações, segurança e preservação dos documentos;
- Redução de custos com a administração e manutenção do acervo;
- Eliminação das dificuldades para gerenciamento e manutenção dos arquivos;
- Atendimento às normas ISO de armazenamento e rastreabilidade de informações e documentos.
