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O que é CLM e por que é importante para sua empresa?

Mulher profissional trabalhando em escritório segura um laptop na mão, enquanto lê sobre as vantagens do CLM (Gerenciamento do Ciclo de Vida de Contratos) para sua empresa.

Ainda não adotou o CLM na sua empresa? Sentimos informar, mas neste momento sua empresa pode estar perdendo até 40% do valor das negociações. Isso mesmo, esse dado de uma pesquisa da KPMG, revela o quão caro pode ser manter práticas inadequadas de governança de contratos.

O CLM (Contract Lifecycle Management), ou em bom português, Gerenciamento do Ciclo de Vida de Contratos, é uma solução que simplifica os processos de assinaturas. Isso resulta na redução da complexidade, aumento da eficiência e diminuição dos custos da operação.

Gerenciar documentos não apenas ajuda a mitigar riscos, segundo estuda da Goldman Sachs, mas, também:

  • Acelerar os ciclos de negociação em 50%;
  • Reduzir erros de pagamentos em até 90%;
  • Baixar os custos operacionais e de processamento relacionados à gestão de contratos em até 30%.

Entendemos que esse trabalho é uma atividade essencialmente burocrática, porém, ela não precisa ser complicada. Neste conteúdo, vamos falar mais sobre o CLM, entender melhor suas vantagens e processos, bem como apresentar a solução ideal para implementar ou otimizar o Gerenciamento do Ciclo de Vida de Contratos em sua empresa.

O que é CLM (Contract Lifecycle Management)?

Proprietário da empresa trabalhando em sua estratégia de CLM.
CLM é uma estratégia de gestão de contratos (Imagem: Freepik)

O CLM é uma abordagem estratégica para gerenciar todo o processo que envolve um contrato — como contrato social, contrato de prestação de serviços, contrato de trabalho, contrato social MEI —, dentre tantos outros desde a sua criação até o seu encerramento. Essa abordagem simplifica e otimiza o gerenciamento.

Com ele, todo ciclo de vida de um contrato é automatizado e centralizado em uma única ferramenta. Isso é importante, pois ele busca proporcionar visibilidade, controle e eficiência.

Através do Gerenciamento do Ciclo de Vida de Contratos, é possível, para as empresas, fazer:

  • Automação de tarefas,
  • Armazenamento centralizado de documentos,
  • Acompanhamento de prazos e notificações,
  • Análise de desempenho dos acordos e
  • Big Data – Capacidade de gerar insights a partir dos dados.

Vale destacar que o CLM faz parte de uma estratégia ainda maior, o BPM (Business Process Management), ou Gerenciamento de Processos de Negócios. O BPM, por sua vez, é um conjunto de metodologias, ferramentas e tecnologias utilizadas para gerenciar e otimizar os processos de negócios numa organização, como, por exemplo, acelerar fechamento de vendas.

Etapas do Contract Lifecycle Management

O Contract Lifecycle Management envolve diversas fases. Você pode notar que algumas fontes trazem etapas um pouco diferentes, mas, em essência, estamos tratando das mesmas questões, ok?

Começando pela criação, passando pela assinatura digital, até a sua eventual renovação ou término.

1. Criação de contratos

A primeira etapa envolve a criação. Isso inclui a definição de termos, cláusulas e condições contratuais, bem como a identificação de todas as partes envolvidas e dos requisitos específicos do acordo.

Nesse momento, o ideal é moldar um documento com as permissões e acessos necessários, vamos mais sobre isso à frente, então, siga a leitura.

2. Negociação e revisão

Depois, o contrato é submetido a um processo de negociação e revisão. As partes envolvidas discutem e ajustam os termos, muitas vezes utilizando ferramentas de colaboração para registrar todas as mudanças e comunicações.

3. Aprovação e assinatura

Uma vez que as partes tenham chegado a um acordo sobre os termos do contrato, ele é submetido para aprovação por partes autorizadas na empresa e externos. Depois, é assinado.

4. Implementação e execução

Com o contrato assinado, ele é implementado e as partes começam a cumprir suas obrigações contratuais, naturalmente. Esta fase envolve a gestão do desempenho, monitoramento de prazos e entregas, e comunicação contínua entre as partes.

5. Gestão de mudanças e renovação com CLM

Durante o ciclo de vida do contrato, podem ocorrer mudanças nos requisitos ou nas circunstâncias. Nesse sentido, o CLM também ajuda a gerenciar essas mudanças.

6. Arquivamento e armazenamento

Sabemos que os termos devem ser devidamente arquivados e armazenados seguramente, tanto para fins de conformidade quanto de referência futura. A centralização do CLM permite isso.

7. Análise e relatórios

Tão importante quanto a gestão do documento, é a capacidade de analisar dados contratuais para identificar tendências, riscos e oportunidades. Isso pode ser usado para tomada de decisões informadas e para otimizar futuros processos de contrato e mais um fator do CLM.

8. Encerramento e arquivamento final

Quando um contrato chega ao fim, o CLM ajuda a garantir que todas as obrigações contratuais tenham sido cumpridas e auxilia no arquivamento final.

Como você pôde observar, cada etapa do Contract Lifecycle Management é projetada para melhorar a eficiência, a visibilidade e o controle dos termos. Aliás, vamos falar detalhadamente de seus benefícios.

5 benefícios do CLM para empresas

As organizações que adotam o CLM podem colher diversos benefícios:

Colegas trabalhando juntos em um escritório falando sobre CLM.
O CLM auxilia eficiência e produtividade, redução de custos e outros benefícios. (Imagem: Freepik)
  1. Eficiência e produtividade: ajuda a automatizar e a centralizar os processos de gestão de contratos, levando a uma significativa redução de tempo, que pode ser usado para os funcionários se concentrarem em outras tarefas mais estratégicas;
  2. Redução de custos: auxilia na identificação e na eliminação de ineficiências nos processos de gestão de contratos. Isso pode levar a uma redução significativa de custos;
  3. Redução de riscos: colabora para garantir que as cláusulas sejam cumpridas e que a empresa esteja em conformidade com as leis e regulamentos aplicáveis. Isso pode ajudar a evitar multas e penalidades;
  4. Melhoria da tomada de decisão: O CLM fornece insights valiosos sobre os contratos da empresa, que podem ser usados para melhorar a tomada de decisão;
  5. Melhora da colaboração: facilita a colaboração entre diferentes equipes, departamentos e até empresas. Isso também pode ajudar a garantir que os acordos sejam cumpridos de forma eficaz.

O CLM desempenha um papel essencial na modernização e otimização dos processos de contratação e na maximização do valor gerado por meio dos contratos.

É uma solução particularmente valiosa para empresas que lidam com um grande volume de acordos, ou que operam em um ambiente regulamentado.

Aliás, é muito importante destacar também que se trata de uma ferramenta versátil, que pode ser adaptada às necessidades específicas de qualquer empresa. Pensando nisso, nós apresentamos a ferramenta que mudará como você faz a gestão de contratos e de todos os outros documentos da sua empresa:

ArqFlow: sua aliada na gestão de contratos eficiente

Gerenciar contratos significa arquitetar processos, o que é um verdadeiro desafio nas empresas. Felizmente, hoje, você pode contar com uma ferramenta assertiva para isso: o módulo ArqFlow da ArqGed.

Colegas trabalhando juntos em um escritório falando sobre CLM.
Colegas de trabalho colaborando em imagem de conceito de colagem de controle de qualidade padrão e CLM. (Imagem: Freepik)

O ArqFlow é uma solução de BPM. Através dele, as empresas podem implementar o CLM de modo simples, automatizado e centralizado, controlando todos os estágios do ciclo de vida de um contrato, desde a criação até a renovação.

Como funciona o ArqFlow?

Através do ArqFlow, é viável criar procedimentos personalizados que atendam às necessidades específicas de cada setor, assegurando:

  1. Participação adequada dos responsáveis pelas tarefas;
  2. Estabelecimento claro de prazos para cada etapa;
  3. Flexibilidade na programação de trabalhos e na atribuição de tarefas disponíveis;
  4. Utilização de formulários eletrônicos em diferentes fases, como formulários de registro ou termos de conformidade com a LGPD (Lei Geral de Protação de Dados);
  5. Inclusão de comentários nas etapas para fomentar a colaboração;
  6. Validação legal de assinaturas eletrônicas e digitais;
  7. Monitoramento do status das tarefas, identificando se estão no prazo ou atrasadas;
  8. Recebimento de notificações personalizadas no início, progresso e conclusão das atividades;
  9. Anexação e compartilhamento de documentos;
  10. Verificação do cumprimento das responsabilidades por parte dos encarregados;
  11. Digitalização do fluxo de informações para otimizar a gestão do tempo;
  12. Arquivamento de evidências, incluindo arquivos gerados e assinados no decorrer do processo.

Percebeu como o ArqFlow pode ajudar o seu negócio a implementar o CLM? Você pode conhecer as nossas soluções ainda mais a fundo. Converse com um de nossos consultores, faça uma demonstração e transforme os processos da sua empresa.

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