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Gerenciamento de notas fiscais: entenda como fazer na sua empresa!

Gerenciamento de notas fiscais entenda como fazer na sua empresa

As notas fiscais, por trás de sua aparente simplicidade, carregam consigo a responsabilidade de registrar transações financeiras, garantir a conformidade fiscal e, em última análise, sustentar a saúde financeira de uma organização. Tudo isso faz com que o gerenciamento de notas fiscais seja uma operação de extrema importância.

Em um cenário onde as regulamentações são complexas e a burocracia é densa, a gestão eficaz de documentos dessa natureza é uma tarefa que não pode ser subestimada.

Erros ou atrasos na gestão podem resultar em multas e até mesmo em problemas legais. Portanto, é fundamental que as empresas adotem abordagens mais eficientes e inteligentes para lidar com esse aspecto crítico de suas operações.

Nesse sentido, a adoção de um sistema de gerenciamento de notas fiscais é uma forma de fazer a gestão adequada e garantir a conformidade legal. Continue lendo para entender como otimizar essa tarefa e descobrir uma solução que pode fazer a diferença na sua empresa!

O que é gerenciamento de notas fiscais?

As notas fiscais (NF) servem como um registro formal das transações financeiras entre duas partes, geralmente um vendedor e um comprador de produtos ou serviços.

Pessoa usando tablet com uma caneta eletrônica. Há uma nota fiscal eletrônica na tela
Aprenda a fazer gerenciamento de notas fiscais na sua empresa! (Foto: Freepik)

Sendo assim, trata-se de um documento que tem valor para ambos os lados: o cliente comprova que o pagamento foi feito, e o vendedor mantém o registro no seu arquivo para fins legais e controle financeiro.

Diante disso, fazer uma boa gestão desses documentos é indispensável para manter a sua função.

Entenda: o gerenciamento de notas fiscais se refere ao controle, organização e armazenamento de todas as notas fiscais emitidas ou recebidas por uma empresa durante suas movimentações comerciais.

Esse processo visa garantir que todas as NF sejam devidamente registradas, arquivadas e estejam conforme as regulamentações fiscais vigentes. Além disso, é uma operação crucial para calcular o pagamento de impostos e se manter em dia com o sistema tributário.

7 desafios do gerenciamento de notas fiscais

Embora o gerenciamento de notas fiscais seja uma parte vital da gestão financeira e tributária de qualquer empresa, enfrentar desafios nesse processo é uma realidade comum.

Essas questões podem variar de complexidade, mas todas têm o potencial de impactar negativamente as operações e a conformidade legal.

A seguir, destacamos alguns dos desafios mais comuns enfrentados pelos negócios ao gerenciar documentos fiscais:

1. Volume de transações

Empresas que realizam uma grande quantidade de transações diariamente podem se ver sobrecarregadas pela quantidade de notas fiscais a serem processadas.

2. Erros humanos

Mesmo com processos cuidadosos, os erros humanos na entrada de dados são inevitáveis. Um único erro na digitação de valores ou números de identificação fiscal pode levar a problemas significativos.

3. Diversidade de formatos

Notas fiscais podem vir em diversos formatos, como papel impresso, PDF, XML, entre outros. Lidar com essa variedade de formatos pode ser complicado, especialmente para empresas que ainda dependem de processos manuais.

4. Conformidade fiscal internacional

Para organizações que atuam internacionalmente, a conformidade fiscal envolve lidar com regulamentações de diferentes países, o que amplia a complexidade da gestão documental.

5. Auditorias e fiscalizações

Empresas estão sujeitas a auditorias fiscais regulares. A falta de registros precisos e a dificuldade em recuperar dados durante uma auditoria podem resultar em multas substanciais.

6. Falta de automatização

Muitas empresas ainda dependem de processos manuais para o gerenciamento de notas fiscais, o que é demorado, ineficiente e sujeito a erros;

7. Armazenamento e acesso à documentos

Encontrar e acessar notas fiscais antigas pode ser um desafio, especialmente quando elas estão armazenadas em arquivos físicos ou em sistemas desorganizados.

Você identifica alguma dessas dificuldades na sua empresa?

Para mudar o contexto do seu negócio, a melhor saída é implementar um software de gerenciamento de notas fiscais, com recursos pensados justamente para esse tipo de documento.

Conheça agora uma solução eficaz!

ArqNF-e: Sistema de Gerenciamento de Notas Fiscais

Agora ficou evidente que uma das principais fontes de problemas na gestão de notas fiscais é a manualidade, certo? Portanto, para começar a solucionar essa questão, é necessário aderir ao uso de notas fiscais eletrônicas (NF-e) e, assim, utilizar um sistema eletrônico para otimizar a gestão.

Mulher trabalhando em um notebook e utilizando uma calculadora ao lado
Aprenda a fazer gerenciamento de notas fiscais na sua empresa! (Foto: Freepik)

Apresentamos a você o ArqNF-e! Desenvolvido pela Arquivar, esse sistema é um módulo inteligente que faz parte do ArqGED, focado na gestão eficaz de documentos variados. A solução oferece uma abordagem abrangente e integrada para lidar com NF-e, proporcionando uma série de benefícios para empresas de todos os tamanhos.

Conheça os nossos diferenciais!

Sistema integrado com o SEFAZ

O ArqNF-e é integrado com a SEFAZ (Secretaria da Fazenda). Dessa forma, ao emitir as notas fiscais eletrônicas no nosso software, os usuários garantem a validade jurídica de suas NF-e perante os órgãos fiscalizadores.

Automação e gerenciamento de notas fiscais

Uma das principais vantagens do ArqNF-e é sua capacidade de automatizar o processo de consulta e download de arquivos.

Com a funcionalidade de download e armazenamento automático, elimina-se a necessidade de acesso manual a diversos sites governamentais, economizando tempo e garantindo que todas as NF-es sejam capturadas e registradas de forma ágil e precisa.

Os arquivos digitais são baixados em formato PDF ou XML, conforme determina a legislação.

Segurança e compliance fiscal

A Arquivar prioriza a segurança dos dados e a conformidade fiscal. Por isso, o ArqNF-e adere às regulamentações fiscais nacionais, garantindo que todas as informações estejam protegidas conforme as leis vigentes, a exemplo da Lei Geral de Proteção de Dados (LGPD).

Além disso, recursos de segurança avançados protegem os dados de forma eficaz. Um exemplo é o controle de acessos por senhas e permissões.

Gestão personalizada

Você pode optar por utilizar nosso sistema completo, com os 7 módulos que compõem o ArqGED, ou escolher um, ou mais módulos que sejam úteis para o seu negócio. Com isso, é possível ter uma gestão personalizada, que atenda às suas necessidades específicas e siga o seu fluxo de trabalho (workflow).

Esqueça todos os métodos defasados, como a planilha de gerenciamento de notas fiscais. Com o ArqNF-e, você pode elevar a gestão desses documentos a um novo patamar. Entre em contato conosco e comece a usar nosso sistema!

>>  Quero saber mais sobre o ArqNF-e

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