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FELUMA: Agilidade, Eficiência e Redução de Custos com a gestão documental

FELUMA

A Fundação Educacional Lucas Machado (FELUMA) é uma instituição filantrópica que atua no campo educacional, de saúde, assistência social e pesquisa.

Com o objetivo de enfrentar os desafios sociais da comunidade e promover avanços nas áreas acadêmicas e científicas, a FELUMA tem buscado soluções inovadoras.

Em parceria com a empresa ARQUIVAR, a instituição implementou a gestão eletrônica de documentos (GED) em diversos departamentos, obtendo ótimos resultados e otimizando processos internos.

A Importância da Gestão Eletrônica de Documentos (GED)

Desde 2017, a FELUMA tem utilizado o GED para gerenciar seus documentos de forma eletrônica, com a colaboração da ARQUIVAR.

Essa abordagem trouxe diversos benefícios, como a otimização de processos internos e o cumprimento das regulamentações do Ministério da Educação (MEC) e demais legislações vigentes.

A implementação do GED tem sido fundamental para atender aos prazos legais e facilitar consultas jurídicas de solicitantes variados.

Desafios Enfrentados pela FELUMA

Devido à sua atuação como mantenedora de vários institutos, a FELUMA lida diariamente com uma grande quantidade de documentos.

Além disso, a instituição está sujeita a auditorias e fiscalizações constantes por parte de órgãos regulatórios, como o Ministério Público e o Ministério da Saúde.

Assim, a prestação de contas era complicada e demorada, exigindo um esforço significativo da equipe para cumprir os prazos legais.

Soluções Propostas pela ARQUIVAR

Para lidar com esses desafios, a ARQUIVAR propôs a implementação do projeto GEDIC na FELUMA.

O projeto envolveu a utilização de diversos módulos do ArqGED, desenvolvidos pela ARQUIVAR.

O módulo ArqFlow foi adotado para criar e gerenciar os processos internos da organização, estabelecendo fluxos de autorizações e garantindo o cumprimento dos prazos das tarefas.

Além disso, o módulo ArqSign foi utilizado para a assinatura digital dos documentos acadêmicos, enquanto o ArqAudit garantiu a validação desses documentos, atendendo às exigências do MEC.

A FELUMA e a ARQUIVAR entenderam a importância do treinamento dos colaboradores para o sucesso da transição para o novo sistema. Durante todo o processo de implantação, foram oferecidos treinamentos abrangentes, garantindo que a equipe estivesse capacitada para utilizar todas as funcionalidades do ArqGED de maneira eficiente.

Benefícios Alcançados pela FELUMA

Assim, a FELUMA segue em sua missão de promover o desenvolvimento educacional, científico e social, contando agora com uma gestão documental eficiente e moderna. A parceria com a ARQUIVAR foi fundamental para alcançar esse objetivo, evidenciando a importância de soluções tecnológicas inovadoras no contexto atual.

Os serviços de digitalização e microfilmagem dos documentos físicos, juntamente com a indexação no software GED, tornaram a busca, pesquisa e arquivamento de informações mais eficientes e simples para os profissionais responsáveis.

Se você busca melhorar a gestão de documentos em sua organização, considere a implementação de um sistema de gestão eletrônica de documentos como o ArqGED. Os benefícios são tangíveis e podem transformar a maneira como sua instituição lida com a documentação, impulsionando a eficiência e o progresso.

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