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Faculdades Pio X e São Luiz De França: Agilidade e Organização na Gestão Documental

Faculdades Pio X e São Luiz De França

As instituições de educação superior (IES) estão enfrentando o desafio de agilizar e informatizar seus arquivos para cumprir as exigências do Ministério da Educação (MEC).  

A portaria Nº 1.224, de 2013, estabelece a necessidade de investir em projetos e políticas de gestão de documentos, levando muitas faculdades a adotarem soluções eficientes, como a Arquivar.  

Neste artigo, exploraremos como a implementação dessas soluções está ajudando as IES a enfrentarem esse problema e os benefícios resultantes. 

 

Organização e Guarda de Documentos: 

Com a portaria em vigor, as universidades, faculdades, centros universitários e outros centros de ensino superior têm a obrigação de digitalizar seus documentos, embora a manutenção dos registros físicos ainda seja exigida.  

As IES estão buscando soluções que atendam às demandas de organização, guarda, digitalização e gestão eletrônica de documentos.  

É nesse contexto que a Arquivar se destaca, oferecendo projetos integrados que aproveitam ao máximo as potencialidades das soluções disponíveis. 

 

Benefícios da Implementação: 

A Arquivar oferece uma abordagem completa para atender às normas da portaria.  

Todos os documentos são devidamente tratados, indexados e acondicionados em caixas e ambientes adequados para garantir a guarda segura.  

O processo de digitalização assegura acesso rápido, rastreamento, confiabilidade e integridade das informações contidas em cada documento. 

 Os depoimentos de Maria Gilda Azevedo, coordenadora de acervo na Faculdade Pio X, e Dayse Xavier, coordenadora do projeto na Faculdades Pio X e São Luiz De França, destacam a conformidade com a legislação, a segurança dos arquivos digitais e a facilidade de acesso às informações. 

 

Enfrentando os Desafios: 

Desde o processo de inscrição até a formatura e além, as IES precisam registrar e manter toda a documentação dos alunos. 

 A chamada “pasta do aluno” abriga uma variedade de documentos, como históricos, inscrições, boletos de pagamento, provas, diplomas, entre outros.  

O volume de documentos aumenta a cada semestre, representando um desafio significativo para as instituições.  

Além disso, é necessário manter um acervo pedagógico completo, incluindo planos de ensino e correção de provas. 

 

Soluções Propostas: 

A metodologia da Arquivar oferece soluções abrangentes para enfrentar esses desafios.  

O processo inclui organização, separação, armazenamento, digitalização e implantação de softwares de gestão documental.  

Embora seja um projeto extenso, as vantagens para as faculdades vão além do cumprimento da legislação e contribuem para a preservação do meio ambiente. 

 

Conclusão: 

A gestão documental é uma necessidade crescente nas IES, impulsionada pelas exigências do MEC.  

As soluções oferecidas pela Arquivar têm se mostrado eficazes ao proporcionar agilidade, organização e segurança na manipulação de documentos.  

Ao implementar projetos e políticas de gestão documental, as instituições de ensino superior não apenas cumprem as regulamentações, mas também ganham eficiência operacional, economizam espaço físico e contribuem para a preservação ambiental.  

A busca contínua por soluções inovadoras e o investimento nessa área são essenciais para enfrentar os desafios cada vez maiores da era digital. 

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