Atualmente, a redução do uso de papel e a informatização dos processos têm se tornado uma tendência crescente em várias áreas, incluindo a gestão de documentos.
Para atender às demandas de mais organização, liberação de espaço e automação da guarda de documentos, a Ecocataratas, responsável pelo trecho da BR-277 entre Guarapuava e Foz do Iguaçu, adotou as soluções da Arquivar.
Saiba mais como foi a otimização da gestão documental lendo até o fim.
A administração de rodovias é uma atividade que demanda a criação e o gerenciamento de uma imensa quantidade de documentos, como protocolos, documentos regulatórios, arquivos de funcionários e diversos outros papéis.
Ciente da importância de se adaptar às mudanças do mercado, em particular à redução do uso de papel e à digitalização dos processos, a Ecocataratas tomou a decisão estratégica de buscar soluções inovadoras para enfrentar esse desafio.
Nesse sentido, a Ecocataratas encontrou na Arquivar a parceria ideal para organizar seu acervo, liberar espaço físico e automatizar a gestão de documentos.
Reconhecendo a necessidade de agilidade, eficiência e sustentabilidade, a empresa optou por adotar tecnologias avançadas para transformar sua forma de lidar com a papelada acumulada ao longo dos anos.
Diante disso, após toda a análise das necessidades deste cliente e das condições do acervo, iniciou-se a implantação do GEDIC Arquivar.
O projeto foi aplicado em todos os setores da organização, com ênfase em áreas como RH, Controle Operacional, Validação, Engenharia, Gerência de Administração do Contrato, Segurança do Trabalho, Financeiro, Jurídico, Comunicação e Coordenadoria Administrativa.
A metodologia Arquivar foi seguida passo a passo, incluindo a organização, separação, armazenamento, digitalização e implementação de softwares de gestão documental.
Os resultados estratégicos para o negócio e o aumento da produtividade dos funcionários foram alcançados ao final da implementação.
Três grandes salas da sede foram desocupadas, proporcionando mais espaço útil e comodidade.
Além disso, a Ecocataratas passou a contar com organização e controle efetivos da produção de informações, assim como acesso facilitado a elas.
Todos os documentos agora são preservados em seus originais, graças à guarda especializada nos galpões da Arquivar.
A segurança das informações também foi aprimorada, por meio de mecanismos de armazenamento em nuvem, backups regulares e um sistema rigoroso de rastreamento.
Com a implementação das soluções da Arquivar, a Ecocataratas transformou sua gestão de documentos, tornando-se mais eficiente, organizada e sustentável.
Essa abordagem é um exemplo de como a tecnologia pode impulsionar a produtividade e o sucesso das empresas, ao mesmo tempo em que contribui para a preservação do meio ambiente.
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