No cenário desafiador da gestão documental no setor público, essa companhia de saneamento enfrentou obstáculos significativos relacionados ao armazenamento e gerenciamento de documentos, especialmente aqueles provenientes do legado que ainda não haviam sido digitalizados. Com o intuito de superar esses desafios, a administração buscou uma solução eficiente e encontrou sucesso através da parceria com a Arquivar.
O serviço de mobilização teve início em fevereiro, motivado pela necessidade de arquivar documentos do legado que ainda não estavam digitalizados. A estrutura existente para armazenamento desses documentos mostrou-se inadequada, além de não possuir um sistema eficaz de gestão documental para esse tipo de material.
A cliente, responsável pela iniciativa, compartilhou sobre as expectativas do governo ao contratar a Arquivar. Com necessidade de arquivamento de 4.400 contêineres, a previsão é digitalizar 2.000 deles até o final de março. A companhia busca assim lidar não apenas com o volume significativo de documentos do legado, mas também melhorar a segurança e a eficiência na gestão desses registros.
Para enfrentar os desafios, foi implementado um processo de gestão documental que envolveu a digitalização e microfilmagem dos documentos, juntamente com a adoção do software ArqGED. Esse sistema permitiu o controle efetivo da documentação e das informações processuais em diversos setores, como cadastro, recursos humanos, financeiro, faturamento e contabilidade.
Destacando-se a funcionalidade de consulta, o ArqGED disponibiliza a documentação 24 horas por dia, facilitando o acesso e identificando documentos ausentes para manter os processos em conformidade.
A digitalização dos documentos trouxe benefícios significativos, incluindo economia com a locação de espaço físico para armazenagem. A implementação do sistema também possibilitou ao departamento jurídico responder prontamente a demandas judiciais, contribuindo para a redução de custos com multas e agilidade nas operações.
O projeto não apenas atendeu às expectativas iniciais, mas também abriu caminho para futuras expansões, incluindo a aplicação de certificação digital e integração com o banco de dados, conforme estabelecido por decretos governamentais.
Um fator importante para a execução do projeto, foi a importância da preservação de documentos que contam a história da Companhia. A digitalização desses arquivos não apenas assegura a conservação das memórias institucionais, mas também promove a melhoria do ambiente de trabalho e fomenta práticas sustentáveis.
A iniciativa visa ampliar o acesso e a transparência das informações, refletindo o compromisso da empresa com seus consumidores e a comunidade em geral. Uma abordagem que fortalece não apenas a gestão documental, mas também promove uma cultura de responsabilidade ambiental e social, representando um avanço significativo para todos os envolvidos.
A companhia paraense, ao enfrentar desafios complexos na gestão documental, encontrou uma solução eficaz com o apoio da Arquivar. O case destaca como a digitalização e a implementação de um sistema de gestão documental podem trazer agilidade, eficiência e economia, contribuindo para uma administração mais eficaz e segura. Este é um exemplo claro de como a inovação pode impactar positivamente o setor público, preparando o caminho para práticas mais eficientes e sustentáveis.
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