Assinatura Eletrônica

Como identificar fraudes em documentos com assinaturas eletrônicas e digitais?

Mulher em escritório com os cotovelos apoiados na mesa e as mãos na cabeça, preocupada com fraudes em documentos.
Marcelina Melo 2 jul 2024

As assinaturas eletrônicas são soluções eficazes para a autenticação de documentos virtuais e contam com métodos que podem validá-las. No caso das assinaturas digitais, que são um tipo de assinatura eletrônica, a validade jurídica é garantida por lei. Ainda assim, o risco de fraude documental é uma questão que não deve ser esquecida pelos usuários desses recursos. Mas, afinal, como identificar fraudes em documentos?

Essa prática ilegal consiste em alterar, falsificar ou forjar documentos com a intenção de enganar ou aplicar golpes em uma pessoa, organização ou entidade governamental. Isso pode incluir a modificação de informações, a criação de documentos falsos ou a imitação de assinaturas e selos oficiais.

Portanto, é de suma importância ter atenção à legislação e às maneiras de detectar possíveis fraudes em arquivos eletrônicos. É isso que abordaremos neste conteúdo. Continue a leitura!

O que são assinaturas eletrônicas e digitais?

As assinaturas eletrônicas são um método de autenticação que permite assinar documentos eletrônicos, substituindo a necessidade de assinaturas manuscritas. Sua principal função é assegurar que o signatário seja realmente quem afirma ser, oferecendo um nível básico de segurança e conveniência em processos virtuais.

Antes de saber como identificar fraudes em documentos, vamos explicar um pouco mais sobre os tipos de assinaturas e quais as diferenças entre elas.

Apesar da grande semelhança entre os termos “eletrônico” e “digital”, quando se trata de assinaturas, eles não são sinônimos. Entenda, as assinaturas eletrônicas são classificadas da seguinte maneira:

  • Simples: Pode ser feita através de métodos básicos, como um clique para aceitar termos, uma assinatura manuscrita digitalizada, ou o uso de um PIN ou senha. Não oferece alto nível de segurança;
  • Avançada: Geralmente, envolve o uso de métodos biométricos, como impressões digitais ou reconhecimento facial, ou dispositivos seguros como tokens. Ela oferece um maior nível de confiança do que a anterior;
  • Qualificada: Esta é a forma mais segura de assinatura eletrônica e tem validade jurídica equivalente a uma assinatura manuscrita. É baseada em criptografia e garante a identidade do signatário e a integridade do documento de maneira robusta.

Nesse sentido, as assinaturas digitais são um tipo de assinatura eletrônica que se encaixa na categoria “qualificada”. Essa modalidade é vinculada a um certificado digital emitido por uma Autoridade Certificadora (AC) credenciada pela ICP-Brasil.

Entenda mais a seguir!

O que diz a lei sobre assinaturas digitais?

A Medida Provisória nº 2.200-2, de 24 de agosto de 2001, estabelece a Infraestrutura de Chaves Públicas Brasileira (ICP-Brasil), que regulamenta o uso de assinaturas digitais. Segundo essa legislação, uma assinatura digital, baseada em certificados digitais emitidos pela ICP-Brasil, possui validade jurídica equivalente à de uma assinatura manuscrita.

É possível fraudar uma assinatura digital ou eletrônica?

As assinaturas digitais e eletrônicas são projetadas para oferecer segurança e confiabilidade, só é possível que sejam fraudadas, se não forem implementadas ou utilizadas corretamente. Portanto, a dúvida sobre como identificar fraudes em documentos é pertinente, mesmo em suas versões virtuais.

Mesa de madeira com notebook aberto em uma página de login e pilhas de documentos impressos atrás, além de uma calculadora sobre a mesa e alguns papéis colados na parede
Saiba como identificar fraudes em documentos assinados digitalmente! (Foto: Freepik)

As assinaturas eletrônicas simples são as mais vulneráveis, uma vez que senhas podem ser roubadas e assinaturas manuscritas digitalizadas podem ser facilmente imitadas. De forma similar, os dispositivos de autenticação, como tokens, das assinaturas avançadas também podem ser roubados e usados em fraudes.

As assinaturas digitais, embora ofereçam segurança através de criptografia, também não são totalmente infalíveis. Ações fraudulentas podem ocorrer com o uso de certificados digitais de terceiros — lembrando que um certificado digital é como um documento de identidade, ou seja, é único para cada indivíduo.

Nesse caso, é como se alguém usasse o seu RG ou CPF para fazer uma transação. O uso de assinatura inválida também é uma possibilidade de fraude, o que aumenta o alerta para o prazo de validade do certificado digital

Além disso, a segurança dos dispositivos onde o certificado é armazenado (como computadores e smartphones) é crucial. Se esses dispositivos forem hackeados, as assinaturas qualificadas podem ser usadas de forma fraudulenta.

>> Entenda a diferença entre documento digital, digitalizado e escaneado!

O que é mais seguro: assinatura digital ou assinatura no papel?

Primeiro, entenda as vulnerabilidades de cada modelo:

Tabela apresentando a vulnerabilidades de cada método de assinatura
Vulnerabilidades de cada método de assinatura

Mesmo com as vulnerabilidades, a assinatura digital é mais segura que a assinatura no papel em vários aspectos. Isso porque, quando feira com o software de assinatura certo, ela garante autenticidade e integridade dos documentos por meio de métodos criptográficos avançados, dificultando a alteração ou falsificação sem detecção. 

Além disso, permite a verificação rápida e automatizada da autenticidade, reduzindo tempo e esforço. Sistemas de assinatura digital mantêm registros eletrônicos detalhados, fornecendo um histórico claro de quem assinou e quando, fortalecendo o princípio de não-repúdio. 

Por outro lado, as assinaturas em papel dependem de verificação manual e podem ser facilmente contestadas ou falsificadas. Documentos digitais também são menos propensos a serem perdidos ou danificados devido ao armazenamento seguro e backups automáticos na nuvem, enquanto documentos em papel requerem espaço físico e estão sujeitos a danos físicos.

Veja um comparativo dos principais aspectos de cada tipo:

tabela mostrando o Comparativo: Assinatura Digital vs Assinatura no Papel
Comparativo: Assinatura Digital vs Assinatura no Papel

Mesmo que ambas as formas de assinatura tenham suas vulnerabilidades, a assinatura digital oferece uma combinação de segurança, eficiência e conveniência superior, fazendo dela a escolha mais segura e prática para a maioria das aplicações modernas.

Como identificar fraudes em documentos? 5 elementos para observar

Manter algumas práticas de verificação pode te ajudar a identificar documentos fraudados. Abaixo, explicamos a quais elementos você deve ter atenção ao lidar com documentos eletrônicos. Observe:

1. Assinatura única

Diferentemente dos documentos físicos assinados manualmente, os documentos eletrônicos contam com uma única assinatura que valida todo o documento. Portanto, saiba que assinaturas eletrônicas e digitais não são repetidas em cada página, afinal, isso dificulta o processo de validação.

2. Documentos eletrônicos não possuem rubricas

Ao contrário dos documentos físicos, que precisam de uma comprovação manual de integridade, os eletrônicos não devem ser rubricados. A integridade em arquivos eletrônicos é confirmada através dos códigos criptográficos, garantindo que não houve alteração em seu conteúdo.

Se houver rubricas, pode ser um sinal de que o documento foi convertido de papel para eletrônico de forma inadequada.

3. Invalidação após impressão

Os documentos assinados eletronicamente são válidos somente em seu ambiente de origem. Se forem impressos, eles automaticamente perdem a validade legal, pois a conferência dos dados criptografados fica impossibilitada.

4. Verificação ITI

Em caso de suspeita de fraude em um documento, submeta-o à validação do ITI (Instituto Nacional de Tecnologia da Informação). No site do ITI, você encontra o Verificador de Conformidade do Padrão de Assinatura Digital ICP-Brasil, ferramenta que avalia a conformidade do documento em relação ao certificado digital e às normas relativas às assinaturas.

>> Confira uma explicação detalhada para fazer a validação no site do ITI:

5. Plataformas seguras

Utilize serviços de assinatura eletrônica e digital reconhecidos e confiáveis, que ofereçam mecanismos eficazes de verificação, transparência e segurança. A seguir, você vai conhecer a solução da Arquivar para assinar eletronicamente sem preocupações!

ArqSign: assinatura eletrônica e digital com validade jurídica

A ArqSign é uma plataforma de assinaturas eletrônicas e digitais que funciona em total conformidade com a legislação. Nosso serviço permite a assinatura de documentos com certificado digital próprio ou, caso o signatário não possua, o software aplica a certificação da Arquivar.

Dessa maneira, todas as assinaturas realizadas na plataforma possuem validade legal, mantendo a integridade do conteúdo documental e um registro de todas as atividades feitas no arquivo. Então, agora que você aprendeu como identificar fraudes em documentos e sabe que precisa de uma solução confiável, conte com a Arquivar para garantir a segurança das suas assinaturas!

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