Assinatura Eletrônica

Assinatura Digital: Principais Erros Cometidos e Requisitos para Ser Válida no Brasil

Thiago Barbosa 10 jul 2024

A assinatura digital é uma ferramenta fundamental para garantir a autenticidade, integridade e validade jurídica de documentos eletrônicos no Brasil. Regulamentada pela Infraestrutura de Chaves Públicas Brasileira (ICP-Brasil) e pelo Instituto Nacional de Tecnologia da Informação (ITI), a assinatura digital deve seguir critérios específicos para ser considerada válida. A seguir, abordamos os requisitos para se ter um documento valido e os principais erros cometidos ao utilizar assinaturas digitais.

Requisitos para a Validade de uma Assinatura Digital no Brasil

Lembrando que Assinatura eletrônica é aquela que não precisa de um certificado digital. É mais utilizada para assinar contratos e documentos entre entes privados (B2B, B2C). Assinatura digital é aquela que precisa de um certificado digital. É mais utilizada para emissão de notas fiscais e para transações com o governo. Confira nosso artigo sobre; Qual a diferença entre Assinatura digital e eletrônica.  Para que uma assinatura digital seja válida no Brasil, é necessário atender aos seguintes requisitos:

  1. Certificado Digital ICP-Brasil: A assinatura deve ser feita com um certificado digital emitido por uma Autoridade Certificadora (AC) credenciada pela ICP-Brasil.
  2. Autenticidade: Assegura que a assinatura pertence ao signatário.
  3. Integridade: Garante que o documento não foi alterado após a assinatura.
  4. Não-Repúdio: Impede que o signatário negue a autoria da assinatura posteriormente.

Principais Erros Cometidos com Assinaturas Digitais

 

1. Rúbricas

Documentos Eletrônicos Não Devem Ser Rubricados

Enquanto em documentos físicos é necessário rubricar cada página para assegurar a integridade e a autoria do assinante, além de muitas vezes requerer o reconhecimento de firma em cartório, o mesmo não se aplica a documentos eletrônicos assinados digitalmente.

Integridade e Assinatura Digital

No caso da assinatura digital, a integridade do documento é garantida pela aplicação de algoritmos criptográficos sobre todo o seu conteúdo. Isso é realizado através do cálculo do hash (resumo criptográfico), que funciona como um “DNA” do documento. Inserir rúbricas em cada página de um documento eletrônico alteraria o conteúdo de cada página, quebrando assim o código hash do documento. Isso impossibilita garantir que outras partes do documento não foram alteradas.

Certificação Completa do Documento

Quando um documento é assinado digitalmente, todas as suas páginas são automaticamente certificadas. Ou seja, o documento inteiro é validado de uma só vez, eliminando a necessidade de vistoria em cada folha individualmente. Para assegurar que o documento permanece íntegro, nenhuma alteração deve ser feita em seu conteúdo após a aplicação da assinatura digital. Essa assinatura é aplicada na propriedade do arquivo, garantindo que nenhuma informação seja modificada.

Rúbricas não devem ser feitas em documentos digitais, pois invalidam o documento.

Utilizar rúbricas ao invés de assinaturas completas compromete a validade da assinatura digital. A plataforma ArqSign garante que todas as assinaturas são completas e em conformidade com as exigências do Instituto Nacional de Tecnologia da Informação (ITI), assegurando a validade jurídica e a segurança dos documentos eletrônicos.

2. Elementos Visuais não garantem integridade.

É comum, em softwares de assinatura, incluir imagem, texto, ou selo em um espaço reservado para a assinatura.

Embora essas representações visuais facilitem a identificação de que o documento foi assinado, elas não garantem a validade da assinatura. A verdadeira garantia de que o documento está devidamente assinado reside nas propriedades do arquivo, onde a assinatura digital está registrada.

Além disso, é possível validar o arquivo no validador oficial do ITI para confirmar sua autenticidade e integridade. Para mais informações sobre como validar documentos assinados digitalmente, visite ArqSign – Validação ITI e Adobe.
A ArqSign assegura que todos os elementos visuais utilizados sejam adequados e conformes às normas estabelecidas.

3. Repetição de Assinaturas: As assinaturas não devem ser repetidas.

Repetir a mesma assinatura eletrônica em cada página do documento não traz maior validade do que a assinatura feita de forma correta do documento por completo. Essa prática é semelhante ao uso de rubricas em assinaturas virtuais. Ao se fazer isso, o usuário apenas gera múltiplas páginas de resultado com o mesmo conteúdo.

Repetir a mesma assinatura em múltiplas páginas de um documento pode também gerar dúvidas sobre sua integridade.

Isso ocorre porque torna o processo de submissão do documento para validação mais lento, uma vez que o serviço precisará processar cada assinatura individualmente.

Com a ArqSign, cada assinatura é única e vinculada a um certificado digital, garantindo sua validade jurídica.

4. Segunda Via: Não existe segunda via de documento eletrônico.

No caso de assinaturas em papel, é uma prática comum a emissão de segundas vias, para que cada assinante tenha uma cópia do documento.

No caso da assinatura eletrônica, basta enviar o documento assinado para todas as partes, assim como é feito na ArqSign, que após a assinatura das partes, todos recebem por e-mail a versão do documento que é válida. Então na versão digital, não há necessidade de serem criadas vias, pois todos terão acesso à versão assinada.
E, cuidado: Emitir uma segunda via de um documento assinado digitalmente sem os devidos cuidados pode levar à invalidade do documento.

5. Cópia Autenticada: Esse conceito não se aplica a documentos eletrônicos.

Como o próprio nome indica, documentos digitais são criados e devem ser mantidos em formato digital. Portanto, eles devem ser aceitos exatamente como são: digitalmente. Exigir a impressão ou, pior ainda, uma cópia autenticada desses documentos é contraditória. No contexto dos documentos eletrônicos assinados digitalmente, o conceito de cópia autenticada não se aplica. Isso ocorre porque, ao compartilhar um documento assinado digitalmente, ele já é enviado a todos os destinatários com todas as suas propriedades de segurança e integridade intactas, eliminando a necessidade de criar “cópias” adicionais.

6. Não imprima documentos assinados digitalmente!

CUIDADO: um documento assinado digitalmente perde sua validade quando é impresso, tornando-se apenas uma imagem. A validade de um documento digital está garantida nas propriedades do arquivo, informações que não podem ser transferidas para o papel. Portanto, a impressão de um documento assinado digitalmente compromete a integridade e a autenticidade da assinatura, que só podem ser verificadas no formato digital original.

7. Bloqueio do Documento

Alguns sistemas como Acrobat Reader possuem uma função de bloqueio de documento, para garantir que ele não seja alterado. PORÉM, isso não é necessário pois, ao fazer o upload do documento na plataforma e aplicar a assinatura digital, já é feito o bloqueio do documento.
Ao fazer o upload do documento na plataforma ArqSign, é garantido que todos os signatários estão assinando o mesmo arquivo sem o mesmo ser alterado. Por isso, a cada assinatura, é inserido um certificado digital, para garantir a integridade do arquivo.

Quando o último signatário da lista assina o documento, é feito um bloqueio de alteração com um certificado digital para impossibilitar que este arquivo assinado e controlado na plataforma ArqSign seja assinado em outros locais sem o devido controle da validade do certificado ou do processo de assinatura.
Portanto, isso significa duas coisas:

  • Se o arquivo ainda será assinado, não é necessário fazer o bloqueio;
  • Ao ser assinado através do ArqSign, o documento fica bloqueado, assinado e controlado, de forma que não é possível fazer nenhuma alteração em seu conteúdo nem propriedade do arquivo.

8. Assinaturas Fora do Padrão

Quando for assinar documentos digitalmente, lembre-se que existem 2 formas de garantir a validade jurídica: Ou assinando eletronicamente garantindo a integridade, autenticidade e não repúdio do arquivo, ou aplicando um certificado digital.

  • Não adianta assinar um documento com certificado digital se o certificado digital estiver fora do padrão ICP-Brasil, então não são válidas juridicamente.
  • No caso de assinar documentos que não são para emissão de notas fiscais e para transações com o governo, não é necessário a aplicação de um certificado digital. MAS, atente-se para optar por uma plataforma que garante os pilares da legislação Brasileira:

->A ArqSign garante que todas as assinaturas realizadas através da plataforma estejam em conformidade com os padrões estabelecidos pelo ITI.)

ArqSign: Confiabilidade e Conformidade

A plataforma ArqSign, desenvolvida pela Arquivar, é totalmente conforme as normas do ITI, garantindo a validade jurídica das assinaturas digitais. Com recursos avançados de criptografia e suporte a certificados digitais ICP-Brasil, a ArqSign assegura que todos os documentos assinados eletronicamente são seguros e legalmente válidos.

Funcionamento da ArqSign

Segurança: Utiliza criptografia avançada para proteger as assinaturas e os documentos.

Facilidade de Uso: Interface intuitiva que facilita o processo de assinatura.

Compatibilidade: Suporta certificados digitais ICP-Brasil, assegurando conformidade com a legislação brasileira.

Conformidade com as Normas do ITI

  • Certificação ICP-Brasil: A ArqSign é compatível com certificados digitais emitidos por Autoridades Certificadoras credenciadas pela ICP-Brasil.
  • Validação em Adobe: Documentos assinados podem ser validados diretamente no Adobe Acrobat Reader.

Jurisprudência e Credibilidade

A validade jurídica das assinaturas digitais realizadas através da ArqSign é respaldada por jurisprudências no Brasil. Tribunais e órgãos reguladores reconhecem a autenticidade e a integridade dos documentos assinados digitalmente utilizando a plataforma.

Conclusão

Para garantir a validade jurídica dos seus documentos eletrônicos, é essencial utilizar uma plataforma confiável e conforme às normas do ITI, como a ArqSign. Evitar os erros comuns mencionados e seguir os requisitos estabelecidos pela ICP-Brasil assegura que suas assinaturas digitais sejam sempre válidas e seguras.

Para mais informações sobre a ArqSign, visite ArqSign Validade Jurídica, ArqSign Validação ITI e Adobe, e ArqSign – Jurisprudência.

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