Ferramentas BPM: O que são, como funcionam e como escolher a ideal para sua empresa

Já está claro que BPM (Business Process Management) é a disciplina para gerenciar os processos, certo?  

Se não tiver, consulte o artigo que escrevemos: O que é BPM e por que ele é essencial para sua empresa? 

Por outro lado, a ferramenta BPM é o meio que torna toda essa estratégia possível de forma organizada, rápida e mensurável, e é por isso que vamos dedicar este artigo para falar apenas sobre ela.

O que é uma ferramenta BPM?

Uma ferramenta BPM, também conhecida como BPMS, é um sistema desenvolvido para apoiar empresas no desenho, automação e otimização constante dos processos internos.

A ferramenta funciona como uma ponte entre a estratégia definida pelo processo BPM e a execução, garantindo que os fluxos de trabalho estejam automatizados, alinhados à cultura e aos objetivos do negócio.

Como funciona uma ferramenta BPM?

Como dito, a ferramenta BPM atua colocando em prática todas as etapas do ciclo BPM – da criação até o retorno dos dashboards.

Podemos entendê-la como um hub central onde todos os processos são desenhados, executados e acompanhados. Isso inclui a identificação de gargalos, automatização de tarefas manuais e repetitivas, a redução de custos e aumento da produtividade.

Tudo isso é viabilizado por meio de:

• Modelagem para a realização do que precisa ser criado ou otimizado. Nesta etapa, o fluxo é desenhado usando diagramas, definindo as tarefas, prazos e responsáveis.
• Automatização das atividades. É a hora da execução, transformando o modelo em prática, delegando as tarefas e integrando-a a todos os outros sistemas.
• Monitoramento em tempo real por meio de dashboards e indicadores. É nesta etapa que tudo é registrado na ferramenta BPM, permitindo a possibilidade de acompanhar status, prazos e gerar os alertas que vão garantir a execução e aumento da produtividade.
• Análise para identificar gargalos ou oportunidades de melhoria. A ferramenta consolida dados e compara indicadores (KPIs) antes e depois das mudanças identificando gargalos, etapas com maior custo ou menor eficiência.
• Centralização da informação. Documentos e processos centralizados em um único local.
• Otimização contínua dos fluxos. É possível redesenhar o processo diretamente na ferramenta e criar um novo ciclo que entrará em vigor imediatamente.

Aplicação da ferramenta BPM para gestão de processos

A implantação de um BPM mexe diretamente no jeito de trabalhar, na rotina das tarefas e até na responsabilidade de cada funcionário. Por essa razão, antes de implementar uma ferramenta BPM (ou BPMS) em sua empresa, é necessário seguir três passos importantes.

1. Identificar processos afetados e comunicar aos stakeholders
   Como dito, uma implementação como essa afeta diretamente o dia a dia e a cultura organizacional, por isso, com a ferramenta BPM definida é importante comunicar aos gestores e equipes providenciando capacitação adequada.
2. Estabelecer os KPIs  
   A ferramenta irá monitorar o desempenho do projeto, no entanto, é importante definir previamente os KPIs de cada área e também o KPI principal da organização.
3. Suporte contínuo  
   Além da escolha da ferramenta BPM, também é importante atentar-se ao suporte prestado pelo fornecedor escolhido. Com o acompanhamento e suporte contínuo, é possível assegurar um ciclo de trabalho eficiente e de alto desempenho.

Mais do que comparar funcionalidades e preço, avalie também a qualidade do suporte oferecido pelo fornecedor.

Quais os tipos de ferramentas BPM?

Se a sua empresa tem diferentes necessidades, é importante que ela também tenha uma ferramenta BPM, moderna, completa e que se adeque a cada uma delas.

Por isso, existem diferentes tipos para se adequar às diferentes etapas do ciclo – afinal, cada empresa tem o seu gargalo e necessidade, seja ele por complexidade e porte, que irá demandar se a ferramenta será simples, robusta e complexa, além de orçamento previsto e setor de atuação.

Com estas determinações, é possível escolher:

Com tantas opções é comum ver ferramentas bpm que negligenciam funções, como interface do usuário, sem recursos visuais claros ou as próprias notações BPMN definidas de forma incorreta.

Situações como estas, se somadas ao dia a dia de uma empresa, criam gargalos que geram improdutividade e custos elevados. Se souberem escolher a ferramenta que melhor atende às necessidades da sua empresa, certamente serão colhidos apenas benefícios. E por falar nisso, vamos a eles:

Benefícios de uma ferramenta BPM

Escolher a ferramenta BPM mais adequada ao seu negócio pode gerar ganhos expressivos, que elevam a eficiência operacional, fortalecem a competitividade e impulsionam a capacidade de inovação da sua empresa.

Entre os principais benefícios, destacam-se:

Com mais de 34 anos de experiência, a Arquivar entende que ferramentas bem estruturadas são a base para resultados extraordinários.

Por isso, oferecemos muito mais que tecnologia: ajudamos sua empresa a analisar e mapear processos, identificar gargalos e transformar oportunidades em ganhos reais. 

Nosso sistema ArqGED reúne 7 módulos poderosos, incluindo automação de processos, assinatura digital e gestão documental. É uma ferramenta BPM completa, responsiva, integrada por API e totalmente personalizável.

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Com a ferramenta de BPM certa, sua empresa não apenas simplifica tarefas, mas cria um ambiente competitivo, sustentável e pronto para crescer.