O que nos diferencia?

Organização de documentos digitais: como fazer de forma eficiente?

organização de documentos digitais

Garantir a segurança e a boa gestão para os registros de uma empresa é fundamental para o sucesso do negócio. Nesse contexto é crucial ter atenção com a organização dos documentos digitais, realizando uma gestão adequada para eles.  

A digitalização é uma realidade no mundo dos negócios e isso independe do nicho. Ela veio para trazer fluidez e segurança na rotina dentro do ambiente profissional.  

Porém, se os arquivos não forem devidamente organizados, parte desse processo certamente será comprometido.  

Entenda agora como manter a ordem dos arquivos e quais são as melhores práticas para que sua equipe consiga ter mais facilidade no manuseio de informações arquivadas.  

4 motivos para investir na organização de documentos digitais 

A organização de documentos digitais não deve ser considerada um capricho. Se trata de uma prática fundamental para que sua empresa consiga desfrutar de todos os benefícios da digitalização.  

Podemos citar 4 motivos para que faça isso o quanto antes: 

Elevação do nível de produtividade 

Uma vez que os arquivos estejam devidamente organizados, sua equipe consegue acessar rapidamente as informações necessárias para tomadas de decisão.  

Com isso, os processos fluem de uma etapa para outra rapidamente e a produtividade aumenta consideravelmente.  

Rapidez na realização de tarefas 

Atividades rotineiras podem ser otimizadas consideravelmente. Afinal, sabendo com exatidão onde localizar os arquivos na nuvem, não é necessário dispender tanto tempo buscando por eles. 

Compartilhamento de informações mais ágil 

Quantos gargalos nascem devido ao processo demorado de compartilhamento de informações essenciais?  

Isso pode prejudicar muito a relação com seus clientes, parceiros, fornecedores e funcionários.  

Portanto, a organização de documentos digitais também garante maior agilidade no compartilhamento de informações.  

Padronização de processos e procedimentos 

Com a documentação arquivada devidamente organizada, sua empresa pode seguir um padrão para tratamento desses arquivos.  

Isso torna todas as atividades mais seguras, afinal, não há riscos de acessos indevidos, perdas e alterações de informações.  

Como fazer a organização de documentos digitais? 

A organização de documentos digitais requer, primeiro, uma familiaridade com os aspectos tecnológicos de sua empresa.  

Ou seja, sua equipe precisa saber como utilizar e acessar esses arquivos e como aproveitar o software de gestão que você utiliza.  

Passada essa primeira fase, já é possível prosseguir para as questões práticas que envolvem a organização propriamente dita. 

Tenha um protocolo claro de armazenamento 

Criar um protocolo para armazenamento e gestão de documentos digitais é o primeiro ponto essencial. Isso ajuda a padronizar a manutenção desses documentos, o que  torna a gestão muito mais eficiente.  

Nesse sentido você deve estabelecer: 

  • Como será feita a nomeação de pastas e arquivos; 
  • A frequência em que devem ser feitos os backups; 
  • Onde os arquivos devem ser armazenados (na nuvem ou em dispositivos).  

Essas diretrizes devem ser claramente disseminadas para suas equipes. Ou seja,  todos devem saber exatamente o que fazer com os arquivos para que eles sejam administrados corretamente.  

Determine um responsável 

É interessante pensar em uma pessoa para liderar a organização de documentos digitais. Esse líder deve atuar para que tanto as diretrizes quanto a forma de tratar os documentos sejam seguidas.  

Além disso, é importante monitorar e assegurar que somente pessoas autorizadas tenham acesso a eles.  

Estruture as pastas 

Na sequência, foque em estruturar uma hierarquia de organização. Ou seja, criar pastas em níveis e subníveis que ajudem a manter os  arquivos devidamente armazenados.  

Exemplo: 

  • Crie uma pasta principal: Clientes 
  • Pasta nível 1:  Clientes A;
  • Pasta nível 2: Notas fiscais dos clientes nível A; 
  • Pastas nível 3: meses de emissão das notas (pasta de janeiro, de  fevereiro, de março etc.).  

Essas subcategorias são essenciais auxiliar na busca de um determinado arquivo.  

Além disso, a criação dessa hierarquia de pastas também ajuda a dar uma visão mais clara para os documentos, evitando assim atrasos em pagamentos, por exemplo.  

Nome padrão 

Tão importante quanto as pastas é contar com nomes padronizados na hora de fazer a organização de documentos digitais. Isso é crucial para que as pessoas autorizadas consigam encontrar os arquivos rapidamente e sem ter dúvidas.  

Você pode definir padrões como “cliente_data” ou “cliente_data_ação”. O importante é estruturar uma padronização de nomes que faça sentido dentro de sua empresa – e que seja facilmente compreendida por todos os funcionários.  

Outra sugestão é usar ano, mês e data de criação como formas de nomeação. Isso pode ajudar a encontrar arquivos mais antigos mesmo que você acumule muitos documentos com o passar dos anos.  

Se optar por esse modelo, sugerimos que sempre comece a nomeação pelo ano. Isso porque é mais provável que você se lembre do ano de emissão de um determinado documento do que o mês ou dia.  

Portanto, fica mais fácil localizá-lo se estiver nomeado como no exemplo abaixo: 

  • 20210515 – NF – Empresa; 

Também é possível nomear usando o tipo de documento a que se refere, como nesse modelo: 

  • [202106] Empresa X – Nota Fiscal ou Empresa X- Contrato. 

Ou seja, só de bater o olho no arquivo você sabe a data, a empresa e ao assunto a que ele se refere.  

Invista e não abra mão de backups 

Backups são primordiais para a organização de documentos digitais. Eles garantem a segurança dos dados contra perdas que podem trazer danos irreparáveis para alguns negócios. 

Você pode utilizar o backup em hardwares, como HDs externos ou mesmo diferentes dispositivos. Entretanto, o mais indicado – e mais seguro – é realmente usar o armazenamento em nuvem 

Seja estratégico no uso da tecnologia 

Contar com um bom software de gestão de documentos faz toda a diferença na hora de garantir a organização de dados digitais.  

Para isso você deve contar com uma plataforma intuitiva, funcional e que atenda às suas necessidades de forma ampla. 

A Arquivar oferece o ArqGED, um software de gestão de documentos completo, capaz de garantir a segurança das informações geradas por suas empresas, sobretudo os dados de clientes e fornecedores.  

Além disso, você pode utilizar outros serviços, como a plataforma de assinatura eletrônica e digital de documentos ArqSign, para facilitar o processo de assinatura de contratos, aumentando a fluidez e a eficácia de seus serviços.  

Revisão da organização 

Uma vez que a organização seja feita e os padrões de arquivamento estabelecidos, você deve revisar periodicamente se as diretrizes permanecem sendo seguidas.  

Determine uma frequência para “limpar” as pastas, evitando assim o acúmulo de documentos desnecessários e corrigindo pequenos erros – antes que se tornem grandes.  

Isso pode acontecer mensalmente ou a cada dois meses. O importante é manter a frequência para que a organização de documentos digitais continue funcionando na sua empresa.  

Por que digitalizar os documentos? 

A digitalização se tornou uma solução estratégica capaz de trazer diferencial competitivo para uma marca.  

Manter arquivos físicos é muito mais arriscado e mais caro. Além disso, a gestão de documentos impressos é comprovadamente mais trabalhosa e falha. 

Por isso, após a digitalização a organização de documentos digitais é de suma importância para qualquer ramo de atividade. Posteriormente aos documentos digitalizados serem organizados, essa parametrização deverá continuar para os documentos natodigitais (que já nascem dentre do software). 

Basta determinar os protocolos, treinar a equipe e contar com uma empresa especializada no assunto, como é o caso da Arquivar. Entre em contato e saiba mais.  

Compartilhar Publicação:

Artigos relacionados

Outras categorias

Leu nosso conteúdo, identificou uma demanda e ainda tem dúvidas?

Fale com um de nossos especialistas!
  • Hidden