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Digitalização do RH: Conheça os benefícios

digitalização do RH

A digitalização do RH é uma realidade. A prática tem se tornado cada vez mais comum dentro de empresas de diferentes portes e de variados segmentos.  

Isso porque, todas elas entendem quais são as vantagens e os benefícios de se modernizar. Além disso, o RH é um dos departamentos que mais gera papel dentro de uma empresa.  

Portanto, a digitalização tem uma função ainda mais importante nesse caso. Afinal, é um meio de reduzir a bagunça e otimizar a gestão de documentos. 

No que consiste a digitalização do RH? 

A tecnologia é uma grande aliada do crescimento empresarial. Na verdade, podemos dizer que sem ela é impossível almejar escala. 

O que a digitalização do RH propõe é justamente uma migração para os meios mais modernos e eficientes de gestão.  

Desse modo, a ideia é justamente abdicar dos processos analógicos para  atualizar o departamento como um todo.  

Sendo assim, a tecnologia oferece soluções que buscam otimizar as tarefas, agilizar os processos e aumentar a segurança das informações que transitam nesse – que é um dos setores mais importantes de uma empresa.  

A importância da digitalização do RH 

De modo geral ela chega como uma solução para desburocratizar o departamento, otimizando todas as tarefas e tornando a comunicação mais clara e eficiente em todos os aspectos.  

Compartilhamento de informações 

Um dos benefícios mais importantes da digitalização do RH é o compartilhamento de informações entre os agentes do departamento e os colaboradores da empresa.  

Com isso, os comunicados chegam mais rapidamente aos funcionários, o que reduz os ruídos de comunicação e otimiza muito o diálogo empresarial.   

Eficiência no recrutamento de novos contratados 

O recrutamento e seleção de funcionários requer atenção. Ele pode ser um processo bastante demorado e complexo. Além disso, essa demora muitas vezes pode prejudicar a contratação, fazendo com que o candidato desista e aumentando ainda mais os custos para a própria empresa. 

Com a digitalização do RH o processo se torna muito mais rápido e até mais assertivo.  

Afinal, é possível submeter os candidatos a diferentes testes de maneira remota, arquivar informações com maior segurança e compartilhar resultados rapidamente.  

Armazenamento de dados 

Todos os dias RH precisa lidar com uma grande quantidade de papel.  

Isso porque, os colaboradores enviam diferentes documentos para o departamento, que por sua vez precisa dar conta de tudo com agilidade e garantindo o sigilo dos dados compartilhados.  

Com a digitalização do RH esse compartilhamento se torna muito mais eficiente e seguro.  

Afinal, todas as partes envolvidas podem disponibilizar e receber informações através de dispositivos como computador, celular ou tablet de forma segura e organizada.

3 dicas essenciais para fazer a digitalização do RH 

Ainda que a digitalização do RH seja a solução dos seus sonhos, qualquer adaptação tecnológica requer algum preparo.  

Por isso separamos 3 dicas importantes para que sua empresa passe por esse processo.  

1. Conheça os processos internos 

Com o passar do tempo é natural que o departamento de RH adquira uma identidade própria, com a adoção de procedimentos que são bem particulares e conhecidos apenas pelos profissionais desse setor.  

No entanto, antes de realizar a digitalização do RH é importante que você avalie todos esses processos. Assim fica mais fácil identificar as falhas e os gargalos que comprometem a rotina de trabalho.  

Nessa etapa é importante conversar com a equipe de RH e entender quais são os pontos mais críticos. Faça anotações e recolha depoimentos sobre as melhorias essenciais.  

Comece destrinchando o processo de contratação, desde a triagem de currículos até a dispensa de funcionários. Esse processo é de extrema importância.  

2. Análise da comunicação interna 

Uma das ferramentas mais importantes – ou a MAIS importante – para o funcionamento dos Recursos Humanos é a comunicação interna.  

Portanto, se trata de um fator essencial e que demanda atenção extra quando o assunto é a digitalização do RH 

Ao fazer uma análise da comunicação você consegue descobrir quais são os pontos que demandam maior urgência na resolução.  

3. Defina as melhores soluções para o negócio 

Com esse diagnóstico cuidadoso você já pode escolher a melhor forma de digitalização do RH para a sua empresa.  

Ou seja, já pode definir o tipo de solução que você quer contratar e que se encaixa melhor no tipo de negócio.  

A importância dos documentos digitais para o RH 

Como dito anteriormente, o RH é um dos departamentos que mais lida com papelada. No entanto, a longo prazo, isso pode se tornar uma verdadeira bagunça dentro de sua empresa.  

A digitalização do RH surge como uma solução inteligente para que você solucione diversos problemas ao mesmo tempo. Dentre eles, destacamos: 

Segurança de informações 

Documentos digitalizados ou digitais são mais seguros.  

Afinal, diferentemente dos documentos impressos, esses são mantidos em local mais seguro, longe de riscos de extravio e danos e até mais protegidos contra roubo de informação.  

Economia de papel 

Manter o RH de uma empresa pequena custa caro. Dentre os gastos mais expressivos estão aqueles relacionados a impressão de documentos, contratos e informativos.  

A digitalização reduz expressivamente esse problema. Isso porque os documentos digitalizados podem ser acessados quando e de onde quiser, sem a necessidade de cópias físicas.  

Inclusive, eles possuem validação jurídica quando devidamente assinados eletronicamente.  

Acesso remoto 

Muitas vezes os processos internos ficam paralisados esperando uma assinatura que nunca vem.  

No entanto, com o uso de documentos digitais você pode assinar contratos e validar informações a distância de forma rápida e segura.  

O motivo é que o sistema de digitalização do RH conta com o armazenamento em nuvem. Isso quer dizer que as informações permanecem arquivadas em um ambiente digital seguro e acessível.  

Conte comum software de qualidade para lhe ajudar 

Como você pode ver, a digitalização do RH propõe uma série de mudanças positivas que visam otimizar as tarefas e facilitar a rotina desse departamento que é um dos alicerces de sua empresa.  

No entanto, é impossível fazer isso sozinho. Você precisa contar com parcerias que possam lhe fornecer todo o necessário para uma migração segura e confortável.   

A Arquivar é uma empresa especializada em impulsionar a transformação digital das empresas 

Através do ArqGED você pode obter uma plataforma completa para armazenamento, compartilhamento e gestão de documentos. Entre em contato e saiba mais.  

Saiba mais sobre RH Digital assistindo ao vídeo:

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