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Assinatura eletrônica para profissionais liberais, pequenas e médias empresas

homem feliz com pasta na mão

A assinatura eletrônica para profissionais liberais pode representar um passo importante para crescimento e ganho de mercado. Afinal, é uma modernização que facilita o trabalho e aumenta a competitividade da empresa.

Sabemos que em um mercado tão acirrado, quem adota a tecnologia como aliada tende a ter mais sucesso e até se destacar entre a clientela.

Afinal, quanto menos tempo você gastar com a burocracia, mais sobrará para dar atenção ao seu cliente e encantar o público-alvo. É por isso que a assinatura eletrônica para profissionais liberais é tão importante.

Assinatura eletrônica para profissionais liberais: o que é e como utilizar?

A assinatura eletrônica é uma opção que vem ganhando cada vez mais notoriedade no mercado. Com ela, o profissional liberal consegue validar contratos de forma mais ágil e segura, garantindo o reconhecimento jurídico desses documentos.

Mas, esse ainda é um assunto desconhecido por muitos empreendedores de pequeno ou médio porte. Por isso preparamos uma lista com as 4 principais vantagens da assinatura eletrônica para profissionais liberais.

4 vantagens da assinatura eletrônica

A assinatura eletrônica se vale de recursos de criptografia para garantir a segurança e a integridade do documento. Isso é feito através de sistemas legalizados e desenvolvidos especialmente para essa finalidade. Suas vantagens são:

Redução de custos:

Manter uma atividade profissional, ainda que de forma liberal, custa muito dinheiro. Para o profissional liberal, esses gastos, mesmo que pequenos, podem representar um rombo no orçamento mensal.

A assinatura eletrônica reduz exponencialmente os gastos com fechamento de contratos. Por exemplo, não será necessário ir em cartórios para validar contratos, ou autenticar documentos. Além disso, o profissional economiza com a diminuição do uso de papel, tinta e impressora.

Outro ponto que podemos citar é que não é necessário visitar pessoalmente os clientes somente para obtenção da assinatura. Tudo pode ser feito de forma remota. Com isso, também ocorre redução de custos com locomoção, combustível, estacionamento, motoboy, etc.  

Segurança dos documentos:

Manter documentos impressos é inseguro em vários aspectos. Além de poderem se perder, eles podem ser roubados ou danificados com muita facilidade.

O papel também sofre com os efeitos do tempo e as informações importantes podem se tornar ilegíveis, o que compromete o seu valor e a própria segurança das partes envolvidas.

Também devemos lembrar que quem lida com dados de terceiros precisa mantê-los sob total segurança, conforme previsto na Lei Geral de Proteção de Dados (LGPD). Isso é bem mais fácil com o documento assinado eletronicamente.

Otimização de processos:

Trabalhar sozinho ou com uma equipe pequena requer inteligência para otimizar os processos e aproveitar melhor a rotina de trabalho.  Algumas tarefas tomam muito tempo e acabam comprometendo os resultados.

A assinatura eletrônica para profissionais liberais torna algumas das tarefas burocráticas mais rápidas e eficientes.

Um exemplo disso é que você não precisa estar presente para assinar um contrato. Mas, manter documentos digitais também facilita a sua localização, já que basta fazer uma busca no sistema para encontrar o que precisa.

Marketing Verde:

O marketing verde é um termo que está em alta e se refere às empresas que diminuem o seu impacto no meio ambiente ao fazerem escolhas mais sustentáveis.

Uma empresa, ainda que pequena, acaba gastando papel e isso causa um grande impacto ambiental.

Em paralelo, os consumidores estão cada vez mais atentos a isso. Empresas que mostram interesse em se tornarem menos poluidoras, por exemplo, ganham a simpatia e a atenção do público.

A assinatura eletrônica ajuda nisso, já que diminui consideravelmente a necessidade de documentos impressos. Isso também reduz o uso de tinta, energia elétrica e outras coisas.

Vale lembrar aqui que a reputação de sua empresa é fundamental para o crescimento. Por isso, pensar em estratégias que ajudem a surpreender o público nesse aspecto é muito importante.

Como funciona a assinatura eletrônica?

A assinatura eletrônica é feita através de uma plataforma que atua com criptografia. Isso significa que as informações contidas ali são protegidas nas comunicações digitais, de modo que não possam ser alteradas após a validação.

Alterações no documento:

Para assinar o contrato, você recebe duas chaves para assinatura eletrônica. Uma delas é de posse privada e a outra é pública e pode ser compartilhada.

Quando as chaves são utilizadas, o documento é bloqueado para alterações. Ou seja, é entendido que houve uma assinatura e que, agora, qualquer alteração está impedida.

As chaves também garantem que não sejam adicionadas cláusulas ou páginas a esse contrato. Assim, só fica valendo aquilo que foi assinado e lido pelos envolvidos.

As etapas que envolvem a assinatura eletrônica são responsáveis por garantir essa segurança. O documento, diferente de uma versão impressa, também não será acessado por pessoas não autorizadas.

Dessa forma, o processo é muito mais seguro e protege os envolvidos contra fraudes e alterações que não sejam de consenso.

ArqSign da Arquivar

Um dos pontos importantes quando você decide apostar em assinatura eletrônica para profissionais liberais é escolher uma empresa especializada no assunto.

Isso porque a assinatura eletrônica deve cumprir as normas de segurança e os tópicos da Lei 14.063, que garantem a validade jurídica, integridade, autenticidade e confidencialidade do documento.

A Arquivar é uma empresa reconhecida no mercado por sua atuação no nicho de gestão de documentos, digitalização e guarda de documentos, com 31 anos de experiência. Nossa empresa também tem a preocupação em auxiliar os clientes que digitalizam, estimulando cada vez menos o uso do papel.

Por isso foi criada a ArqSign, uma plataforma completamente voltada para a assinatura eletrônica e que vem auxiliando empresas de diferentes portes a obterem os melhores resultados em suas atuações.

A assinatura eletrônica para profissionais liberais deve ser encarada como mais uma possibilidade para crescimento, reconhecimento e ganho de mercado. Além disso, é uma estratégia que contribui com a preservação ambiental e ajuda a sua empresa a ter uma reputação positiva perante o público.

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