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Assinatura eletrônica e digital: Por que contadores devem adotar? 

Assinatura eletrônica e digital

A assinatura eletrônica e digital é um recurso tecnológicos que possibilita assinar documentos de maneira segura e confiável, validando a identidade do signatário e garantindo a integridade do conteúdo.   

Essa prática é amplamente reconhecida e respaldada por legislações nacionais e internacionais, tendo sido regulamentada no Brasil pela Medida Provisória 2.200-2/2001, que criou a Infraestrutura de Chaves Públicas Brasileira (ICP-Brasil) e reconheceu a validade jurídica dos documentos eletrônicos assinados digitalmente.  

Como resultado, a adoção da assinatura eletrônica e digital pelos contadores tem proporcionado ganhos significativos em agilidade, eficiência e segurança nas atividades diárias e no fechamento de processos, eliminando a necessidade de impressão, transporte e armazenamento de documentos físicos.   

Isso tem levado a redução de custos e tempo nas transações, além de possibilitar a assinatura remota de documentos, facilitando negociações e contratações em um mundo cada vez mais conectado e globalizado.  

  

Como contadores podem utilizar a assinatura eletrônica e digital?  

  

Os contadores desempenham papel fundamental na gestão das finanças de empresas e profissionais liberais.   

Isso porque eles trabalham intensamente coletando e processando informações financeiras e contábeis, analisando esses dados e produzindo relatórios financeiros, balanços patrimoniais, demonstrativos de resultados e outros documentos.  

Vários desses arquivos e documentos necessitam de assinatura digital para estar em conformidade com a legislação vigente e a fim de garantir que, em situações que exijam sua apresentação em âmbito jurídico, possam ser utilizados sem preocupações.  

Costumeiramente, para garantir a segurança e integridade desses documentos eletrônicos, os contadores costumam utilizar o Certificado ICP-Brasil.  

  

Somente o Certificado ICP Brasil é suficiente?  

  

Os contadores estão familiarizados com a tecnologia do Certificado ICP-Brasil em relação aos processos que executam diariamente. No entanto, pode haver uma percepção equivocada de que o uso exclusivo do Certificado ICP-Brasil é suficiente para atender às demandas do seu negócio. Abaixo vamos esclarecer outros ganhos que os contadores podem ter ao utilizarem uma plataforma de assinatura eletrônica e digital.  

É fundamental ressaltar que as plataformas de assinatura digital oferecem uma vasta gama de recursos capazes de melhorar significativamente a eficiência e a segurança dos processos de assinatura, como: 

  • Possibilidade de que signatários que não tem Certificado ICP-Brasil assinem eletronicamente com validade jurídica; 
  • Armazenagem digital de documentos com acesso de qualquer lugar; 
  • Diretórios para gestão de documentos com controle de acessos; 
  • Controle de vencimento, renovação e versionamento de documentos, etc.  

Ademais, considerando que os contadores costumam ser criteriosos em relação aos custos, é importante destacar que uma plataforma de assinatura eletrônica pode proporcionar excelente custo-benefício, pois, economiza, tempo, insumos e libera seus colaboradores para trabalhos mais produtivos e lucrativos.  

Logo, é altamente recomendável que os contadores avaliem a adoção de uma plataforma de assinatura digital como forma de aprimorar a redução de custos, eficiência, segurança e eficácia de seus processos.  

  

Como a assinatura eletrônica e digital ajuda os contadores a economizarem tempo e dinheiro 

  

Os contadores enfrentam diversos desafios no exercício de suas atividades, sendo um dos principais a grande demanda de atenção solicitada pelos clientes.   

Isso se deve ao fato de que os clientes geralmente exigem respostas rápidas para suas dúvidas e precisam de atendimento ágil e eficiente.  

No entanto, essa demanda constante pode gerar uma sobrecarga de trabalho para os contadores, que precisam estar sempre disponíveis para atenderem às necessidades dos clientes, além de muitas vezes se depararem com imprevistos de não localizarem um documento.  

Isso porque a alta circulação de documentos entre os colaboradores do escritório contábil e os colaboradores do cliente pode gerar dificuldades de organização e controle.  

Situações como as descritas acima afetam a qualidade do trabalho e até mesmo comprometem a saúde mental dos profissionais.  

Por estes vários fatores, é extremamente importante que os contadores tenham uma boa gestão documental e usem tecnologias que facilitem o compartilhamento e a organização de informações.  

  

Como resolver a demora e falta de controle nos processos?  

Para solucionar esses problemas, a digitalização dos processos contábeis pode ser uma importante solução.   

Ao adotar essa abordagem, os documentos podem ser armazenados e compartilhados eletronicamente, o que facilita o acesso e a organização dos mesmos.  

Além disso, a digitalização permite a utilização de ferramentas e soluções tecnológicas para automatizar processos, aumentando a eficiência do trabalho dos contadores.   

Uma dessas ferramentas é a plataforma de assinatura eletrônica, que permite a assinatura digital dos documentos, economizando tempo e dinheiro.  

Atualmente, existem no mercado plataformas que oferecem mais do que apenas a assinatura eletrônica, permitindo o gerenciamento completo dos documentos dentro do mesmo software. 

 

As vantagens de utilizar uma plataforma de assinatura eletrônica e digital em escritórios de contabilidade

  

Dentre as tarefas diárias dos contadores está a coleta de assinaturas em documentos de seus clientes, e como já esclarecemos anteriormente, eles utilizam o Certificado ICP-Brasil.   

No entanto, embora esse certificado seja fundamental, ele apenas possibilita assinar um documento.  

Portanto, é importante que os contadores utilizem uma plataforma de assinatura eletrônica, que preenche algumas lacunas de segurança e gerenciamento.   

Com essa ferramenta, os contadores podem continuar utilizando seu Certificado ICP-Brasil normalmente, mas as outras partes envolvidas não precisam ter esse certificado. Isso torna o processo mais fácil e aumenta a eficiência das transações.  

Isso facilita bastante o processo e aumenta a eficiência das transações. Mas, há outras vantagens:  

Controle e eficiência  

Uma plataforma oferece outras vantagens importantes, como o controle do fluxo de assinaturas, que passa a ser feito pela ferramenta, permitindo ao contador acompanhar todo o processo sem precisar se preocupar com os detalhes operacionais.   

Outro ponto importante é que algumas plataformas possibilitam a configuração de notificações de vencimento de documento. E, a função versionamento, que cria um histórico destes arquivos.   

Organização e segurança  

Na plataforma também é possível organizar todos os documentos e armazená-los com segurança. O que permite ao contador localizá-los com apenas um clique, evitando a perda de tempo e o estresse de ter que procurar por arquivos antigos.  

Além disso, é possível assinar documentos com seu certificado ICP através de qualquer tela, sem necessidade de token físico. Ademais, é possível incluir um checklist de documentos a serem anexados pela outra parte, que pode ser obrigatório ou não.  

Conveniência para os clientes  

A plataforma de assinaturas eletrônica para contadores também oferece garantia para os clientes do contador, já que nem todos têm um Certificado ICP-Brasil. Por meio dela, é possível oferecer uma experiência moderna, fácil e prática para a assinatura de documentos.   

Conformidade com a LGPD  

A plataforma ainda permite a gestão de acesso e cumprimento à Lei Geral de Proteção de Dados (LGPD), possibilitando a criação de diretórios por departamento e a designação de acesso aos usuários para leitura, colaboração ou administração de forma que cada usuário só tenha acesso aos documentos a que pode manusear.  

Integração  

A integração com outros softwares de gestão é mais uma vantagem da plataforma, tornando a rotina dos usuários muito mais produtiva e segura, sem retrabalhos ou possibilidade de erro ao copiar e colar informações de um software para o outro.  

Tipos de documentos que podem ser assinados digitalmente:   

  • Contratos com clientes e fornecedores;  
  • Declarações;  
  • Acordos de confidencialidade;  
  • Procurações;  
  • Dentre outros  

E a maioria dos arquivos assinados na plataforma é convertida para PDF tipo A, que tem a maior garantia de durabilidade do mercado digital.  

 

Qual plataforma de assinatura eletrônica contratar?  

 

Para contratar uma plataforma de assinatura eletrônica e digital para escritórios de contabilidade, é importante avaliar as necessidades do seu negócio e buscar opções que ofereçam minimamente:  

  • Segurança;  
  • Facilidade de uso;  
  • Validade jurídica;  
  • Integração com outros sistemas do escritório.   

Com a ArqSign, é possível fazer um teste gratuito por 15 dias e, não se preocupe, porque no momento do cadastro não é preciso passar dados de cartão de crédito.   

Assim, tudo ficará muito mais simples, prático e eficiente, como deve ser para que a rotina de um escritório contábil flua melhor.  

Não perca mais tempo com processos manuais e adote a praticidade da assinatura eletrônica com a plataforma ArqSign. 

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