O que nos diferencia?

Sistema de Gestão da Qualidade e Gerenciamento de Documentos

Braço robótico em plena ação, saindo faíscas. Ao fundo, homem e mulher engenheiros conversam sobre gestão de documentos nas indústrias e observam a operação

Sabia que o Sistema de Gestão da Qualidade da sua empresa deve estar conforme diversas normas, como a ISO 9001, que prevê, dentre outras coisas, as diretrizes para o gerenciamento de documentos?

Se o seu negócio ainda não é certificado, esse post é para você. Entenda os principais requisitos para o ISO. Já possui a certificação? Continue a leitura mesmo assim e entenda melhor como a correta gestão de documentos é fundamental tanto para a obtenção do selo, quanto para sua manutenção.

Boa leitura!

O que é um Sistema de Gestão da Qualidade (SGQ)

Um Sistema de Gestão da Qualidade (SGQ) é baseado num conjunto de políticas, processos e procedimentos, como a ISO 9001. A principal referência de origem do uso do SGQ é datada do século XIX, com a Revolução Industrial e o modelo de produção em larga escala, sobretudo no setor automobilístico com Henry Ford.

Dois funcionários, uma mulher negra e um homem branco, analisando peças metálicas mecânicas em 3D em monitores em um ambiente empresarial.
Um Sistema de Gestão da Qualidade (SGQ) é baseado num conjunto de políticas, processos e procedimentos, como a ISO 9001 (Imagem: Freepik)

Desde então, a estratégia é implementada nas empresas para conquistar alguns objetivos. Dentre eles, o mais óbvio é a padronização de processos, que contribui para a consistência na produção de produtos ou prestação de serviços, aumentando, assim, a previsibilidade dos resultados.

Podemos mencionar também a redução de custos. No SGQ, há a identificação e eliminação de desperdícios, ineficiências e atividades que não agregam valor.

O gerenciamento de riscos e a conformidade regulatória também são ganhos altíssimos que o sistema de gestão de qualidade provê às organizações. Com ele, os negócios podem cumprir os requisitos de seu setor e identificar os riscos de qualidade, estabelecendo controles para mitigá-los.

Tudo isso ajuda a prevenir problemas, reduzir não conformidades e melhorar a confiabilidade da marca, ou seja, sua reputação e vantagem competitiva.

6 princípios de um sistema de gestão da qualidade

Normalmente, os SGQs são baseados em alguns princípios, como:

  1. Política da qualidade: regras e objetivos formais da intenção da organização em relação à qualidade;
  2. Planejamento da qualidade: consiste em elencar processos, recursos e atividades essenciais para atingir os objetivos de qualidade;
  3. Controle de processos: garantem que os processos operacionais sejam executados de forma consistente e controlada, conforme os requisitos de qualidade estabelecidos;
  4. Gerenciamento de recursos: aplicação adequada de recursos, humanos ou não, para apoiar a implementação do sistema e alcançar os objetivos de qualidade;
  5. Monitoramento e medição: indicadores que monitoram e avaliam o desempenho de processos, identificando não conformidades e oportunidades de melhoria;
  6. Otimização constante: avaliação regular do desempenho do SGQ por meio de análises críticas, auditorias internas e feedback dos clientes.

Como você pôde observar até aqui, para que um sistema de gestão de qualidade funcione, ele precisa se basear em normas. Portanto, todas as empresas que desejam estabelecer um SGQ devem ter o ISO 9001 como livro de cabeceira.

A importância do ISO 9001 no sistema de gestão da qualidade

A ideia de qualidade sempre esteve ligada ao atendimento às expectativas do cliente e à sua satisfação. Diversas instituições desenvolveram normas para orientar a implantação de um sistema de qualidade nas organizações, como, por exemplo, a ISO e a ABNT.

A ISO 9000, por sua vez, é um conjunto de normas que abrange uma série de critérios para a efetiva gestão da qualidade. Os requisitos específicos para se alinhar a essa prática estão englobados na norma ISO 9001, que estabelece os requisitos para um sistema de gestão da qualidade eficaz, sendo:

1. Padronização e conformidade regulatória

A ISO 9001 potencializa o sistema de gestão da qualidade das empresas ao incentivar o cumprimento dos requisitos legais e regulatórios aplicáveis às suas áreas de atuação. Além disso, ela fornece uma série de diretrizes estruturadas para os negócios estabelecerem um sistema de gestão da qualidade.

2. Customer centric

A ISO 9001 é customer centric, ou seja, centrada na satisfação do cliente. Ela demanda que os negócios identifiquem e monitorem permanentemente a satisfação de seus consumidores. Isso ajuda a garantir que os produtos ou serviços atendam, ou excedam as expectativas do público de interesse.

3. Eficiência operacional e melhoria constante

A implementação da norma pode levar a melhorias significativas na eficiência operacional. Afinal, ela incentiva as organizações a otimizar processos, reduzir desperdícios e eliminar atividades que não agregam valor. Isso resulta em maior produtividade e redução de custos.

Esse movimento, por si só, leva à melhoria contínua. Mas, não para por aí.

A ISO 9001 também favorece o sistema de gestão da qualidade, por demandar que as empresas estabeleçam processos para coletar dados, analisar o desempenho, identificar oportunidades de melhoria e implementar ações corretivas e preventivas. Isso promove a cultura da melhoria contínua em toda a organização.

Vale destacar que seguir todos esses procedimentos é também favorável à imagem das empresas, visto que a norma é amplamente reconhecida e aceita internacionalmente. Assim, obter a certificação ISO 9001 pode ser uma vantagem competitiva para as organizações, por demonstrar seu compromisso com a qualidade e a conformidade com padrões reconhecidos mundialmente.

Enfim, até aqui entendemos a importância de um SGQ e o papel que a ISO desempenha nisso. Mas, como colocar tudo isso em prática? Entenda a seguir.

Como a gestão de documentos auxilia no SGQ?

Acredite, as empresas que não se digitalizarem não sobreviverão nos próximos anos. Não se trata mais de uma escolha.

Gerir adequadamente a produção, o uso e a manutenção dos registros e da informação pode tornar sua empresa apta a se qualificar para a ISO 9001 e garantir um sistema de gestão da qualidade eficiente. Como?

Veja, só. Segundo o item 4.2.3 da norma ISO 9001:2008, é necessário realizar o controle de documentos a fim de centralizar as informações e disponibilizá-las para a organização conforme houver necessidade.

Além disso, a norma exige o controle de revisões de documentos (para que os colaboradores não utilizem versões desatualizadas), buscando garantir que somente arquivos aprovados circulem nas empresas.

Automatizar a gestão de documentos representa um grande salto de produtividade e qualidade do trabalho e, ainda, promove segurança dos dados de negociações, propostas, processos jurídicos e outras transações.

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Sua empresa quer otimizar seu sistema de gestão da qualidade e se tornar apta ao ISO 9001? Conte com as soluções da Arquivar. Com elas é possível tornar o fluxo de trabalho menos complicado e melhorar a administração dos títulos organizacionais.

Você sabia que para obter a certificação da ISO 9001, as organizações devem buscar as certificadoras? Elas acompanham cada etapa do processo, orientando e adequando as práticas empresariais nos parâmetros de gestão da qualidade, conforme exigido pela instituição. Nisso, nós também podemos te ajudar!

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