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9 dicas para otimizar gestão de tempo e produtividade de equipes

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Investir na gestão de tempo e produtividade é uma das práticas rumo ao sucesso de qualquer negócio. Fazer mais com menos é um sonho para qualquer gestor, e existem atitudes simples que podem contribuir para isso.

No entanto, a realidade é um pouco diferente. Por diversos motivos, os empresários lidam com a baixa produtividade e o absenteísmo de colaboradores, e a ausência dos funcionários no ambiente de trabalho pode ser fruto de falta de motivação, entre outros fatores.

Diante desse cenário, os gestores devem compreender, inicialmente, a importância de se ter uma equipe motivada, que é o primeiro passo para aumentar a produtividade na empresa. Além disso, deve adotar algumas ações estratégicas com este objetivo. 

Separamos algumas dicas para você. Confira!

A importância de uma equipe motivada

A realização profissional de uma pessoa está ligada aos resultados positivos que seus esforços proporcionam. Isso gera a motivação, que, por sua vez, contribui ativamente para a empresa.

Mas a dificuldade de um gestor empresarial está em mantê-la sempre em alta. Afinal, ter uma equipe motivada é a melhor forma de aumentar a produtividade, mas isso só ocorre se a motivação for exercitada diariamente.

E qual a melhor maneira de fazer isso? Primeiramente, é preciso descobrir o que motiva uma equipe. O gestor deve conhecer seus colaboradores para que entenda suas demandas. Se os funcionários estão satisfeitos, certamente produzirão mais e melhor.

Em geral, a satisfação está conectada com o reconhecimento do trabalho. Ele pode vir por meios financeiros (aumento salarial, gratificações e bônus) ou não financeiros (oportunidade de crescimento e aprendizado, reconhecimento verbal, investimento em qualificação).

Mas existem outros pontos que interferem em uma equipe motivada, o que ajuda a aumentar a produtividade na empresa. Fatores como cultura organizacional, comunicação aberta e política de promoção da empresa são bons exemplos que o gestor deve considerar.

Acima disso tudo, está a organização no ambiente de trabalho. As pessoas podem questionar qual a importância da gestão de tempo para a produtividade, e nós afirmamos que são aspectos intimamente interligados.

Veja bem, quando os profissionais gerenciam bem seu tempo, eles conseguem realizar mais tarefas importantes com agilidade, aumentando a eficiência e a eficácia em suas atividades. Além disso, é possível definir quais tarefas são prioritárias, o que ajuda em um planejamento geral e minimiza a procrastinação.

A seguir, selecionamos algumas práticas que motivam seus colaboradores com o fim de otimizar a gestão de tempo e produtividade na empresa.

9 dicas para otimizar gestão de tempo e produtividade de equipes

Para contextualizar, começaremos explicando que gestão de tempo é o processo de planejar, organizar e controlar a quantidade de tempo gasta em diferentes atividades O objetivo dessa estratégia é maximizar a eficiência e a produtividade no trabalho.

Existem diversas técnicas e ferramentas para a gestão de tempo, tais como: listas de tarefas, cronogramas, agendas, pomodoro, entre outras. Mas também existem práticas que podem melhorar a gestão de tempo, a produtividade ou ambos.

Conheça agora!

1. Invista na gestão de pessoas

Realizar uma boa gestão de pessoas é um grande desafio para qualquer empresa, apesar disso, é o primeiro passo para melhorar a produtividade. São muitos pontos de atenção, que envolvem desde a capacitação até o bom ambiente de trabalho. O líder deve administrar individualidades ao mesmo tempo em que as direciona para a execução das tarefas de forma excelente.

Por isso, é preciso investir na capacitação dos colaboradores. Desenvolver novas habilidades e aprimorar conhecimentos traz ótimos resultados para a empresa. Afinal, um funcionário qualificado consegue realizar uma tarefa com eficiência no menor tempo possível.

É importante destacar também que é a capacitação que mantém os profissionais atualizados quanto ao core business da empresa. E o resultado disso são colaboradores capazes de desenvolver melhor seus talentos e pensar em inovações.

Outro ponto acerca da gestão de pessoas diz respeito à manutenção de um bom ambiente de trabalho. O bem-estar dos profissionais na empresa é fundamental para que eles tenham um bom desempenho. Isso envolve um ambiente limpo, organizado e seguro, equipamentos de boa qualidade, e um clima de confiança e respeito entre as equipes empresariais.

O bom ambiente de trabalho também se relaciona com a valorização e o reconhecimento dos colaboradores. Além de oferecer salários e benefícios compatíveis com o mercado, é preciso prezar pela comunicação aberta entre gestores e funcionários, regras de educação e boas maneiras, autonomia de ação, planos de carreira e outras demonstrações de valor.

Se todos têm consciência de suas responsabilidades individuais, é mais fácil entendê-las dentro do contexto do fluxo de trabalho, o que contribui para aumentar a produtividade.

2. Preze pela boa comunicação

Uma boa comunicação é feita por um conjunto de fatores, em especial, canais de comunicação internos e externos bem definidos. O que se passa com os colaboradores da empresa? O gestor deve ter em mãos essa informação a todo momento, e para isso deve estar em contato com suas equipes.

Entendemos que é mais fácil aumentar a produtividade na empresa quando há espaço para feedbacks e liberdade para se admitir erros. Um exemplo simples diz respeito ao tipo de erro cometido. Um erro cometido por falta de atenção e um erro por tentativa de inovação têm pesos diferentes.

 

Equipe de trabalho com cinco pessoas sorridentes se reúne ao redor de uma mesa. Todos com atenção voltada ao notebook que está no centro da imagem
Preze pela boa comunicação no ambiente de trabalho. (Foto: Freepik)

 

Quando existe diálogo, o gestor pode abordar ambos de maneira amigável. No primeiro caso, deve compreender o motivo da falta de atenção e ver como corrigir isso. No segundo caso, é preciso ter o cuidado de não recriminar a tentativa para que o funcionário não se sinta desmotivado em inovar.

A ideia central é sempre se comunicar da melhor maneira possível. Conversar com os colaboradores sobre eles e sobre o que acontece na empresa gera confiança e conexão. Se um funcionário tomou uma decisão sobre o fluxo de trabalho que está comprometendo a produtividade, provavelmente só se dará conta disso se for informado pelos profissionais. E isso só acontecerá se o diálogo entre todos for fomentado.

3. Defina metas e objetivos

Um navio em alto mar sem bússola pode ficar para sempre à deriva. O mesmo ocorre com uma organização que não define metas e objetivos. Sem ter um ponto de chegada, existem infinitos caminhos, e nem todos te levam ao sucesso.

Por isso, se você deseja aumentar a produtividade na sua empresa, estabeleça metas, objetivos e prioridades claros e específicos. Elas podem ser de curto, médio ou longo prazo, e em qualquer caso, deverão ser comunicadas aos colaboradores.

Um ponto que deve ser considerado ao definir metas é que elas devem ser factíveis. Para tanto, o gestor pode utilizar ferramentas para defini-las, como o BSC (Balanced Score Card), a metodologia S.M.A.R.T., ou os OKRS (Objectives and Key Results).

Em seguida, é preciso divulgá-las às equipes para que todos conheçam os objetivos individuais e coletivos. Realizar publicações em destaque, em quadros de avisos, grandes cartazes e e-mails internos são boas opções.

A partir do momento em que cada colaborador entende sua função na conquista das metas, consegue estabelecer prioridades. Esse alinhamento entre empresa e funcionários em torno de objetivos comuns é o que garante um empenho maior no desenvolvimento de suas funções.

Ou seja, é o que possibilita aumentar a produtividade. Inclusive, na hora de contratar novos colaboradores, o gestor deve ter em mente essa consonância de valores e metas entre a organização e o interessado.

Além do mais, a definição de metas e objetivos é acompanhada da atribuição de responsabilidades. Cada colaborador terá tarefas específicas dentro do fluxo de trabalho, e ele deve entender exatamente o que é esperado pela liderança.

Portanto, o gestor deve realizar a divisão de tarefas de maneira clara e detalhada, especificando o que é da equipe e o que é individual. Também é preciso deixar claro o que é prioridade. Uma boa dica é colocar as tarefas mais difíceis como prioridade, já que podem demandar mais tempo de execução, seja por depender de outro ato, seja pela complexidade. Aqui estamos falando de uma questão que envolve gestão de tempo e produtividade, percebe?

4. Elabore planos de ação e defina metas por período

Como alcançar os objetivos e metas traçados? Definindo um plano de ação! Sem esse plano, não é possível otimizar a gestão de tempo e produtividade da sua empresa. Porque é nele que se estabelece quais são as melhores estratégias para chegar ao objetivo

 

Foco em um tablet em cima de uma mesa com outros objetos, como canetas e plantas. Na tela está aberta uma agenda digital
Elabore planos de ação e defina prazos por período. (Foto: Freepik)

 

Quem será responsável por determinada tarefa e qual o prazo de execução? É exatamente isso que o plano de ação faz: estabelecer um cronograma completo, considerando metas diárias, semanais, mensais e assim por diante.

Uma boa dica é utilizar um modelo simples de organização, que é o 5W2H:

  • What (o que será feito?)
  • Why (por que será feito?)
  • Where (onde será feito?)
  • When (quando será feito?)
  • Who (por quem será feito?)
  • How (como será feito?)
  • How much (quanto vai custar?)

Ao responder a essas perguntas, o gestor certamente definirá um bom plano de ações para atingir os objetivos. Ou seja, conseguirá aumentar a produtividade, porque os colaboradores saberão exatamente o que deve ser feito em determinado prazo.

5. Organize e controle o fluxo de trabalho

Objetivos e metas definidos, plano de ação elaborado, o próximo passo do gestor para melhorar a gestão de tempo e aumentar a produtividade na empresa é organizar e controlar o fluxo de trabalho. Além do cronograma de ações bem definido e da fixação de prioridades, ele pode adotar ferramentas (listas, agendas, planilhas e softwares) para auxiliar na otimização do trabalho.

É muito importante ter estruturas organizadas e eficientes para conseguir um bom desempenho dos colaboradores. Lembra que falamos da importância de um bom ambiente de trabalho para a motivação dos colaboradores?

Por isso, o gestor deve ter controle do fluxo de trabalho, realizando a revisão dos processos internos. Com essa revisão, é possível identificar falhas de planejamento, gargalos, retrabalhos e excesso ou falta de burocracia necessária.

6. Otimize a gestão do tempo com o timesheet

Uma boa gestão do tempo é um dos pontos-chave para aumentar a produtividade em uma empresa. Afinal, o gestor deve coordenar equipes, organizar o fluxo de trabalho em cima das metas e objetivos definidos, rever o plano de ação e muito mais.

Se ele não controlar seu próprio tempo e o de terceiros, ficará perdido em suas funções. Para encaixar tudo isso nas horas trabalhadas, é preciso otimizar a gestão do tempo ao máximo.

Sem método, não é possível realizar tal controle. Por isso, o uso do timesheet é fundamental. Timesheet é um sistema de controle de horas trabalhadas em uma atividade, um projeto ou na rotina de trabalho. Controlar as horas de cada colaborador permite ao gestor analisar quais atividades demandam mais tempo e atenção. A partir disso, ele estabelece estratégias para otimizá-las.

O timesheet possui vários papéis na gestão do tempo, como:

  • Controlar e gerenciar horas: existem softwares que realizam um controle centralizado das horas, contribuindo para manter a informação segura e organizada;
  • Centralizar informações: qualquer informação sobre compromissos, horas trabalhadas e gerenciamento de agenda podem ficar disponíveis no sistema de timesheet, evitando perda de informação, organizando compromissos, criando relatórios e alertas;
  • Agilizar processos: decorre da centralização das informações, que permite aos colaboradores realizarem tarefas de forma rápida e ágil. Já o gestor analisa os dados para otimizar o tempo de sua equipe;
  • Aumentar a produtividade: colaboradores mais ágeis são também mais produtivos, oferecendo melhores resultados.

7. Reduza as distrações

A gestão de tempo e a produtividade não funcionam bem quando há muitos elementos que podem roubar a atenção do colaborador. Quando falamos nas distrações, é comum pensarmos logo nas notificações do aparelho celular. Este é, de fato, o maior inimigo da concentração nos dias atuais, mas não o único.

Portanto, além de desativar as notificações do smartphone e do computador, deixando apenas aquelas relacionadas ao trabalho, é necessário evitar interrupções e conversas que nada têm a ver com suas tarefas.

8. Crie recompensas para gerar produtividade

Uma ótima maneira de elevar a produtividade dos funcionários é oferecendo-lhes recompensas pelos seus resultados. O sucesso de uma entrega pode ser comemorado, não importa se é uma simples tarefa diária ou grande projeto.

 

Equipe de trabalho com quatro pessoas sorridentes em comemoração de alguma conquista
Crie recompensas para gerar produtividade. (Foto: Freepik)

 

Lembre-se que os funcionários se sentem motivados ao serem reconhecidos pelos seus esforços. Sendo assim, um sistema de recompensas pode ajudar a gerar ainda mais produtividade, devido ao incentivo. Essas bonificações podem incluir um happy hour, bônus ou comissões, premiações por desempenho, oportunidade de treinamento e capacitação, entre outros.

9. Use a tecnologia a seu favor

A transformação digital trouxe inúmeras possibilidades para otimizar gestão de tempo e produtividade em qualquer negócio. Com a tecnologia, o gestor consegue simplificar e facilitar seu próprio trabalho e o de suas equipes, seja em funções relacionadas à atividade-fim do negócio ou às atividades operacionais (administrativas). Utilizando de recursos tecnológicos, é possível organizar as tarefas, a agenda e tudo que diz respeito à empresa.

Gestores e colaboradores podem, inclusive, adotar dispositivos móveis no ambiente empresarial para aumentar a produtividade e otimizar o relacionamento com clientes e fornecedores.

Existem aplicativos de gestão do tempo, administração de grupos de trabalho, compartilhamento de documentos e armazenamento em nuvem, por exemplo. Tudo isso otimiza a rotina dos profissionais e os torna mais produtivos ao realizarem suas tarefas.

Além deles, existem inúmeros softwares de gestão, sendo que alguns se aplicam exatamente ao segmento de atuação da empresa. Softwares de todas as naturezas (jurídicos, contábeis, da área da saúde, venda de produtos) são ofertados no mercado. Seu maior objetivo é profissionalizar a gestão do negócio, o que inclui controle financeiro, gestão de pessoal e de material, relacionamento com clientes e outras funcionalidades.

E o uso de tecnologia pode ir ainda mais fundo na gestão. Além do uso desses aplicativos, muitas empresas têm optado por adotar a digitalização de documentos para otimizar sua gestão.

Existem muitos documentos do departamento pessoal que podem se perder devido ao alto volume, e um incidente pode comprometer os negócios da empresa se não existirem arquivos digitais.

Para evitar todos esses e outros problemas, muitos empresários contratam uma empresa de digitalização documental. Assim, além de melhorar a segurança dos dados e usufruir de outros benefícios, conseguem aumentar a produtividade de seus colaboradores. Isso porque os funcionários podem se concentrar em suas funções, sem se preocupar com a demanda diária de organização física de documentos.

Ao colocar essas 9 dicas em prática, você verá que não é tão difícil otimizar a gestão de tempo e produtividade na sua empresa. Como dissemos inicialmente, é muito importante investir na motivação de suas equipes, e essas práticas de boa gestão trabalham todas neste sentido. 

Quando os colaboradores são valorizados e têm consciência do resultado de seus esforços, a empresa se beneficia. Existe uma boa comunicação interna, objetivos, metas e planos de ação bem definidos? A empresa se beneficia. Com tecnologia, todos se beneficiam e geram bons resultados. Que tal começar otimizando seus processos?

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