A Organização de Documentos e Arquivos é um serviço que tem como finalidade principal criar instrumentos de controle e monitoramento do armazenamento e tráfego de documentos nas empresas, por intermédio da implantação de técnicas e metodologias de organização e gerenciamento de arquivos. Os projetos de organização podem ser realizados tanto nas dependências da Arquivar ou do Cliente.

Para quem é indicado?

Para empresas que possuem uma grande demanda documental e que necessitam que esses documentos sejam catalogados corretamente para fácil localização.

Vantagens e benefícios da Organização de Arquivos:

  • Organização física adequada;
  • Sistema de identificação;
  • Padronização dos métodos de arquivamento;
  • Comodidade e agilidade nas consultas aos documentos;
  • Sigilo das informações, segurança e preservação dos documentos;
  • Redução de custos com a administração e manutenção do acervo;
  • Eliminação das dificuldades para gerenciamento e manutenção dos arquivos;
  • Descarte de documentos expirados ou desnecessários;
  • Atendimento às normas ISO de armazenamento e rastreabilidade de informações e documentos.

Etapas da Organização de Arquivos:

Os documentos são selecionados para a organização através da elaboração de um plano de classificação documental;

  1. Os documentos são indexados de forma que facilite o controle físico e localização no sistema;
  2. Os arquivos já organizados são acondicionados em caixas que garantem o seu bom estado de conservação;
  3. Através do índice criado no Software GED Arquivar na web, é possível pesquisar, localizar e solicitar os documentos armazenados.

Para compreender melhor como Organização de Documentos e Arquivos pode melhorar o desempenho das atividades da sua empresa, preencha nosso formulário que a nossa equipe entrará em contato para auxiliá-lo.