Guarda de Documentos

O serviço de Guarda de Documentos (custódia de documentos) e Administração de Arquivos é uma das soluções de melhor relação custo x benefício para preservação de acervos com praticidade e eficácia na localização de documentos e informações.

Procedimentos:

• Transferência dos documentos da contratante para as instalações da ARQUIVAR;
• Catalogação dos lotes de documentos no Software ARQUIVAR e acondicionamento destes em estruturas especiais de arquivo;
• Implantação do software ARQUIVAR nos departamentos da contratante e treinamento dos usuários para consulta aos documentos;
• Atendimento às solicitações dos usuários via software ARQUIVAR, mediante localização dos documentos e transmissão de suas imagens por e-mail, fax ou remessa rodoviária dos originais.

Vantagens e benefícios:

Disponibilização de espaço físico na sede da empresa-cliente

A retirada da documentação da sede do cliente é praticamente imediata, liberando importantes áreas para as atividades produtivas da empresa.

Eliminação das dificuldades para gerenciamento e manutenção dos arquivos

Ao contratar nossos serviços, a empresa livra-se das tarefas de arquivo, passando a contar com uma equipe profissional inteiramente dedicada a administrar os documentos e atender as solicitações de consultas e outras demandas. O cliente passa a ter uma preocupação menor com rotinas burocráticas e mais foco nas atividades produtivas.

Redução de custos com a administração do acervo

Manter um arquivo em condições ideais ou localizar documentos em acervos desorganizados custa caro. A ARQUIVAR, por ser especializada e exclusivamente voltada ao Gerenciamento de Documentos, oferece todas as vantagens e comodidades da Terceirização da Guarda (custódia de documentos) e Administração de Documentos a um custo muito inferior ao despendido pelas empresas para manter seu próprio arquivo.

Organização dos documentos a baixo custo

Quando necessário, a ARQUIVAR ordena o arquivo antes de sua entrada no serviço de Guarda (custódia de documentos), mediante orçamento à parte e metodologia própria, que assegura a localização rápida e eficaz dos documentos quando pesquisados, a um custo muito inferior aos procedimentos tradicionais de organização de arquivos oferecidos pelo mercado.

Garantia de manutenção da organização do arquivo

Organizar o arquivo somente não basta. Sem a presença constante de um profissional capacitado e instrumentos de gerenciamento eficazes, todo o trabalho e recursos empregados perdem-se em poucos meses.

A ARQUIVAR conta com profissionais de grande experiência, utiliza métodos de eficácia consagrada e rígidos procedimentos internos para a correta guarda de acervos (custódia de documentos), atendimento a consultas e rearquivamento das devoluções de documentos, que asseguram a preservação da organização dos arquivos.

Além disto, relatórios gerenciais permitem a rastreabilidade de todas as movimentações de consultas e devoluções de documentos, possibilitando eventuais ações corretivas com o mínimo de esforço.

Ambiente de trabalho mais organizado e limpo

O armazenamento desordenado e sem critério de papéis acarreta acúmulos de poeira e proliferação de insetos e bactérias nos ambientes de trabalho, dando-lhes ainda um aspecto de desorganização e pouca beleza.

Com a transferência física dos documentos para a ARQUIVAR, os locais de trabalho das empresas-cliente tornam-se mais organizados, limpos e saudáveis, com a certeza de que os arquivos estarão acondicionados em condições adequadas e sob constante controle biológico contra bactérias e pragas.

Sigilo das informações, segurança e preservação dos documentos

Os recursos do software ARQUIVAR, associados aos procedimentos internos de segurança, permitem o acesso a índices, informações e atendimento de consultas somente aos usuários previamente cadastrados, cujas permissões podem ser segmentadas pelas divisões departamentais do arquivo ou títulos documentais. Todas as movimentações permanecem registradas no sistema e em protocolos de entrega e devolução de documentos.

Comodidade e agilidade nas consultas aos documentos

O software ARQUIVAR proporciona realização de pesquisas e solicitação de documentos de modo simplificado, cômodo e objetivo. A critério do usuário, o atendimento às consultas pode ser por envio das imagens dos documentos por e-mail ou fax, ou remessa rodoviária dos originais.

O envio de imagens de documentos por e-mail ou fax é realizado em poucos minutos, satisfazendo os casos mais urgentes. Os pedidos de remessa rodoviária dos originais são atendidos em até 24 horas. A ARQUIVAR dispõe ainda de salas de consulta em suas instalações, em que os documentos são disponibilizados imediatamente aos usuários.

Atendimento às normas ISO de armazenamento e rastreabilidade de informações e documentos

Uma vez que os lotes de documentos são catalogados em software gerencial e armazenados de forma sistematizada, os serviços da ARQUIVAR proporcionam, ainda, o atendimento por parte da contratante às exigências das normas ISO, quanto aos aspectos de armazenamento e rastreabilidade de informações e documentos.

Ainda com dúvidas? Clique aqui ou entre em contato conosco.