No decorrer dos anos, a ARQUIVAR tem se especializado em GED e tecnologias correlatas, aperfeiçoando e adaptando suas soluções de acordo com a realidade dos clientes, sempre buscando oferecer serviços e produtos diferenciados em Gestão de Documentos. Documentos em conceitos mais abrangentes, cobrindo as diversas fontes de informação e conhecimento corporativo e integrando todos os tipos de suporte, físico e eletrônico.

 

 

Em primeiro lugar, um consultor GEDIC fará muito mais que elaborar e cobrar um relatório. Na consultoria tradicional, o cliente geralmente é abandonado depois de apresentado o relatório, para que decida se deseja implementar as recomendações. 

 

Na ARQUIVAR é diferente, elabora-se um relatório e também um Projeto GEDIC onde será detalhado como implantar as recomendações. A ARQUIVAR também participa de todas as etapas  de implantação e das recomendações resultantes buscando atingir o máximo êxito para os clientes. Esse Projeto GEDIC servirá de escopo e referência para a definição das melhores ferramentas e fornecedores que atenderão as necessidades da organização.

 

Em segundo lugar, em alguns casos, o cliente tem a opção de permanecer com seu fornecedor, executar com equipe própria e contar com a auditoria da Arquivar para garantir um melhor resultado.

 

O projeto GEDIC abrange as soluções de Racionalização, Terceirização ou  Administração, que por sua vez se subdividem em vários serviços, como organização, Digitalização, Microfilmagem, guarda gerenciada, etc.

 

EX: Uma empresa que já possui o serviço de Guarda de Documentos poderá implantar uma solução Arquivar recomendada após a elaboração do projeto GEDIC. Este processo é possível, pois as etapas podem ser independentes.

Mas os nossos clientes atuais preferem ter todo o serviço prestado pela Arquivar, pois diminuem-se os custos e ainda temos o total controle de todos os processos.

 

Terceiro e muito importante,  o objetivo da ARQUIVAR é fazer da informação um poderoso instrumento para o seu negócio, no qual a empresa possui vasta experiência e sistemas relacionados. O foco é especialmente na Gestão Eficiente de Documentos, buscando sempre reduzir os custos e riscos envolvidos, mas principalmente, dinamizar o acesso às informações, retirando o peso de atividades não relacionadas com o negócio principal do cliente, para que este se dedique aos negócios "principais". 

 

Sim, os Consultores da ARQUIVAR dedicam-se especificamente nesta área. A equipe é multidisciplinar, mas focada em agregar estes conhecimentos em soluções de Gestão de Documentos. Nossa metodologia e bancos de dados fazem com que sejamos bons no que fazemos e não pretendemos perder o foco.

 

 

Temos estruturado sistemas ao redor das mais diversas áreas, departamentos ou segmentos, e de operações dos mais variados portes. Porém, o mais importante é que somos especialistas em encontrar soluções específicas para cada caso.

 

 

As economias dependem diretamente do tipo de atividade da empresa, tamanho do negócio, da eficiência dos sistemas existentes e da solução que a empresa venha a trabalhar. Entretanto, uma base estatística da nossa experiência aponta redução média de 20% a 50% da massa documental, podendo chegar a quase 100%, dependendo da solução adotada.

 

 

Quando se executa apenas serviços, não se resolve o problema, apenas mudamos o suporte, do físico para o digital ou microfilme. Mas continua-se com o problema de gestão destes documentos: demora e dificuldades na recuperação dos mesmos, documentos duplicados, falta de espaço, riscos legais por não fornecer a documentação exigida em tempo hábil, etc.

 

Nas SOLUÇÕES ARQUIVAR, aplicando nossa metodologia GEDIC, elaboramos um Projeto de gestão de documentos onde serão conjugadas as melhores técnicas e serviços que atendam as necessidades da empresa visando a eficaz recuperação, disseminação, preservação e descarte dos documentos. O que permitirá minimizar os riscos legais, trabalhistas e fiscais da empresa, além de facilitar a operacionalização das atividades fins da empresa.

 

A maioria dos GED's do mercado são GDE, pois fazem o Gerenciamento de Documentos Eletrônicos (não fazem dos documentos físicos) e não GED (Gerenciamento Eletrônico de Documentos) que consiste em gerenciar todos os suportes de documentos, sejam físicos: como papel, microfilme ou eletrônicos: como imagens digitais e também os documentos que já nascem eletrônicos (Word, Excel, PDFs, etc). O GED Arquivar utiliza este sistema, gerenciando os arquivos dos clientes, independente do seu suporte (físico ou eletrônico), criando soluções adequadas e específicas através da elaboração do projeto GEDIC.

 

A ARQUIVAR tem vários concorrentes em cada um dos seus ramos de atuação: consultoria; terceirização; racionalização e administração de arquivos; guarda (custódia); digitalização; microfilmagem de documentos; GED; Workflow etc.

 

Entretanto, consideramos esta concorrência saudável, pois nos motiva sempre a inovar buscando soluções diferenciadas para os clientes. Em alguns casos, atuamos complementando os serviços de nossos concorrentes devido aos nossos sistemas e metodologias, que estão sendo sempre aperfeiçoados com intuito de fornecer soluções abrangentes para os clientes sem a necessidade de romper os contratos vigentes.