Elaborar o diagnóstico inicial e atual do arquivo; avaliar os tipos documentais, sua criação, fluxos internos e externos, ciclo de vida e a melhor forma de disponibilizar e disseminá-los; desenvolver aplicações específicas. Desta maneira, a ARQUIVAR pretende mostrar aos clientes soluções integradas, que agregam valor as operações internas, conferindo padrões internacionais de qualidade aos serviços prestados.

Através da análise dos processos, identificação de riscos, levantamento dos recursos informacionais, documentais e tecnológicos, baseados nos conceitos de GED (Gerenciamento Eletrônico de Documentos) e tecnologias correlatas, elabora-se uma estratégia organizacional para construção do modelo de gestão de documentos, conteúdo, informação e conhecimento voltado para potencialização dos negócios das organizações, tornando a informação, um poderoso instrumento para os negócios.

Etapas:

• Diagnóstico Inicial -  Executa-se uma avaliação da posição inicial e desenvolve-se um projeto de acordo com as necessidades do cliente.
• Avaliação dos tipos documentais – Utiliza-se técnicas, materiais e uma equipe de funcionários especializados para pesquisar e criar os Planos de Classificação de Documentos.
• Levantamentos dos ciclos de vida e os fluxos dos documentos – Identifica-se a melhor forma de reter, disponibilizar e disseminá-los, bem como, determinar os períodos de retenção dos arquivos e elaborar o Plano de Retenção de Documentos, dando suporte legal para relatórios de pesquisas.
• Elaboração do Projeto GEDIC - Será o embasamento para implantação e manutenção da Gestão Estratégica de Documentos e Informação.
• Implantação – O compromisso não se encerra com a entrega do Projeto GEDIC. A ARQUIVAR trabalha com a empresa para dar continuidade ao projeto e a implantação do mesmo, assim como, treinar e dar suporte aos funcionários no uso e manutenção do projeto, além de auditá-lo periódicamente para verificar a aplicação correta do mesmo.

Benefícios:

• Metodologias e tecnologias comprovadas.
• Profundo conhecimento e experiência em Gestão de Documentos. 
• Redução de riscos através de programa próprio de retenção de arquivos.
• Conformidade legal e redução de exposição a litígios.
• Controle de custos através da redução de volumes em arquivo.
• Melhoria significativa no gerenciamento dos arquivos.
• O cliente irá obter uma surpreendente eficiência na gestão de documentos e informações vitais da empresa e ainda, maior redução nos volumes de armazenamento:

1. entre 20% e 50% de seus arquivos – através deste processo, quando optarem por pacotes de Administração ou Racionalização de Arquivos.
2. e de até 100% – quando optarem por pacotes de Terceirização de Arquivos.

• Benefícios agregados a agilidade e eficiência na recuperação da informação necessária no tempo certo, mais as economias no armazenamento de arquivos pagam os custos de desenvolvimento, implantação e manutenção deste projeto. O cliente necessariamente não precisa investir de uma única vez. Pode-se optar por um contrato mensal mínimo de um ano, onde o investimento será diluído ao longo deste período.
• Pode-se ainda, imediatamente, obter a economia de custos e as vantagens da redução de riscos através da implantação deste projeto.

Resultados:

• Ocupação mínima e racionalizada do espaço físico para armazenagem de documentos tanto em papel quanto eletrônico.
• Política e plano de contingência para gestão dos registros vitais.
• Melhoria da integridade do acervo de documentos.
• Sistematização e disseminação de melhores práticas.
• Acesso múltiplo e simultâneo a documentos, informações e conhecimento.
• Possibilidade de reutilização do conhecimento.
• Proteção do conhecimento organizacional.
• Padronização, otimização e automatização dos processos organizacionais.
• Rastreabilidade e acesso automático aos registros documentais associados aos processos organizacionais favorecendo a identificação de "conformidade".
• Identificação de Falhas Potenciais ou Reais e Controle de Riscos.
• Qualificação do processo decisório em decorrência do acesso à informação selecionada e útil, com precisão.
• Melhoria do clima organizacional em razão da cultura de aprendizagem compartilhada, gerando inovação.

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